Какие журналы регистрации обязательны в делопроизводстве?

22

Вопрос

Какие журналы регистрации обязательны в делопроизводстве?

Ответ

В современных условиях правильно выстроенная система регистрации документов является необходимым инструментом, позволяющим осуществлять быстрый поиск нужной информации и, как следствие, оперативно решать управленческие задачи.


Все о делопроизводстве вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


В соответствии с п. 65 ГОСТ Р 15141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация документов определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления». На практике это означает, что только при наличии регистрационного номера письмо, направляемое контрагенту, имеет статус официального документа, а приказ по основной деятельности после подписания директором вступит в силу только после его регистрации. Таким образом, регистрация документов является одним из условий, обеспечивающих юридическую значимость создаваемых в организации документов. Следует помнить, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

В настоящее время организации имеют возможность использовать одну из трех форм регистрации документов: журнальную, карточную и автоматизированную. В том случае, если организация не может позволить себе использовать для регистрации документов готовый программный продукт, можно воспользоваться системой учетных файлов. Учетные файлы в данном случае будут представлять собой электронную таблицу в формате Excel с определенным набором заголовков.

Традиционно принято выделять журналы регистрации входящих документов, исходящих и внутренних документов.   

Например, журнал регистрации внутренних документов (приказы по основной деятельности, протоколы совещаний, докладные записки и т.д.) может иметь следующий вид при использовании журнальной формы регистрации или использовании учетных файлов:

Дата

Индекс документа

Ответственный исполнитель

Краткое содержание документа

Срок исполнения

Отметка об исполнении документа

Следующий шаблон, например, можно использовать для оформления журнала регистрации входящих документов

 Дата

поступления и индекс документа

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа

Краткое содержание документа

Резолюция или кому направлен документ

Расписка в получении

Отметка об исполнении документа

1

2

3

4

5

6

Журнал регистрации исходящих документов можно оформить следующим образом:

Дата

и индекс документа

Корреспондент

Краткое содержание документа

Отметка об исполнении документа

1

2

3

4

07.07.2012

№ 157/01-18  

ОДО «Книжный дом»

О проведении международной книжной выставки

Получена заявка и  перечень изданий от 14.07.2012 № 112/01-19.

Принимая во внимание, что актуальное законодательство по делопроизводству не регламентирует форму и содержание регистрационных журналов, каждая организация вправе выбрать наиболее подходящий способ и дополнить при необходимости регистрационные формы иными графами. Важно помнить, что применяемая практика должна найти отражение в локальном нормативном документе организации, например, Инструкции по делопроизводству. 

В процессе регистрации документов, на наш взгляд, очень важно отличать процесс нумерации и процесс индексации. Регистрационный номер документа содержит порядковый номер (нумерация), который при необходимости может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, литерой или индексом исполнителя (индексация).

Таким образом, регистрационный номер приказа по основной деятельности должен быть сквозным в течение календарного года, например, № 43, а может быть дополнен индексом по номенклатуре 43/01-17. Аналогичный порядковый номер может иметь и создаваемое письмо №43/01-24, но содержать индекс, обозначающий дело, в котором на протяжении года аккумулируется переписка со сторонними организациями.  Важно помнить, что порядковые номера для различных групп документов присваиваются в пределах календарного года отдельно, а индексируются с учетом номенклатуры дел.

На мой взгляд, мы попытались ответить на поставленный вопрос, и теперь остается только напомнить, что выполнение вышеперечисленных условий позволит сформировать актуальную локальную нормативную среду, упорядочить процесс регистрации документов, вести делопроизводство в соответствии с требованиями законодательства, а следовательно, избежать возможных административных, финансовых и репутационных рисков.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10%
  • Делопроизводство 15.2%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.4%
  • Имидж секретаря 10.4%
  • Деловой этикет 10.8%
  • Карьерный рост 7.6%
  • Документооборот 16.8%
  • Электронный документооборот 15.2%
  • Архивное дело 83.6%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль