Как правильно заполнять основные разделы номенклатуры дел?

191

Вопрос

Как правильно заполнять основные разделы номенклатуры дел, чтобы не допустить ошибок и различных толкований?

Ответ

Текст номенклатуры имеет табличную форму, состоящую из пяти граф:

1.Индексы дел.

2.Заголовки дел.

3.Количество единиц хранения.

4.Сроки хранения и № статей по перечню.

5.Примечание.


Также прочитайте об ошибках в документах более подробно.


Индекс дела включен в графу 1 номенклатуры дел. Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс.

            Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (он указан в штатном расписании) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 03-16, где 03 – индекс структурного подразделения (отдел кадров); 16 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с высшими учебными заведениями).

Если структурное подразделение в свою очередь имеет структурные подразделения, это находит отражение в индексе дела.

Например: 03-02-19, где 03 – обозначение структурного подразделения (управление кадров), 02 – обозначение структурного подразделения внутри Управления кадров (отдел персонала), 19 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (личные карточки).

Если номенклатура строится по функциональному принципу, наименованием раздела служит название функции, направление деятельности выполняемой организации.

Например: 03-04, где 03 – название функции (учебная работа), 04 – порядковый номер заголовка дела (пятилетний учебный план специальности).

Заголовки дел вносят во вторую графу номенклатуры дел, заводимых организацией. Составление заголовков дел – самый сложный участок работы при составлении номенклатуры дел. Основная задача разработчиков номенклатуры дел состоит в том, чтобы составить заголовок дела, который четко в обобщенной форме отразит основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в такой последовательности:

Название вида дела (переписка, журнал) или наименование вида документов (приказы, распоряжения, протоколы, договоры и т. д.);

Название организации или структурного подразделения (автор документа). Например:

Протоколы заседания Общего собрания акционеров; Распоряжения мэра г. Белгорода.

Название организации, которой будут адресованы или получены документы (адресат или корреспондент документа). Например:

 Переписка с Администрацией области; Переписка с фабрикой "Монолит".

Краткое содержание документов дела. Например:

Переписка с фабрикой "Монолит" о поставке мебели.

Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела. Например:

Переписка о поставке мягкой мебели с мебельными фабриками Пермского края.

Даты (период), к которым относятся документы дела. Чаще всего указывается период. Например:

Годовые отчеты фабрики "Монолит"».

Указание на копийность дела. В делах могут помещаться копии документов, необходимые для быстрого наведения справок в организации или структурных подразделениях. В этом случае пишется по установленным правилам заголовок дела, в конце которого ставится точка, а затем пишут слово "Копии". Например:

Годовые отчеты фабрики "Монолит". Копии.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. Это означает, что какие-либо элементы могут отсутствовать.

В одно дело могут быть помещены документы по одному вопросу, не связанные последовательностью его решения или являющиеся приложением к какому-либо документу. В этом случае заголовок дела начинается с термина "документ". В конце заголовка в скобках обязательно указывают виды документов, помещенных в дело. Например:

Документы о проведении выставки "Птицы России" (планы, буклеты, списки участников, характеристики экспонатов); Документы к протоколам заседания Технического совета (проекты решений, доклады, справки, планы, отчеты).

В заголовках дел, предназначенных для документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например:

Приказы Генерального директора; распоряжения главного инженера.

В заголовках дел, содержащих переписку, элементы заголовка обязательно отражают, с кем и по какому вопросу она ведется.

Если переписка ведется с однородными корреспондентами, их не перечисляют, а указывают обобщенно. Например:

Переписка с продовольственными магазинами о поставке мясных продуктов.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, корреспонденты не перечисляются. Например:

Переписка об организации совещаний по вопросам обслуживания ветеранов.

Если переписка ведется только с одним корреспондентом, в заголовке дела указывается только он. Например:

Переписка с Префектурой Восточного округа Москвы по вопросам строительства жилых домов.

Когда в заголовке дел необходимо обозначить административно-территориальную единицу, нужно соблюдать следующие условия.

Когда содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а пишут их общее видовое название. Например:

Переписка с директорами средних школ г. Саратова о льготном питании школьников.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

Переписка с филиалом холдинга (г. Саранска) о поставке подшипников.

В заголовках дел, в которых помещают плановую или отчетную документацию, следует указать период (год, квартал), на (за) который составлены планы или отчеты. Например:

Годовые планы работ ОАО "Ангара"; Квартальные отчеты ОАО "Ангара" о расходовании пиломатериалов.

Нельзя употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки:

"разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы".

Так как документы, размещенные в папках с такими заголовками, разыскать для осуществления информационно-справочной работы очень сложно.

Распределение документов и их поиск будут также затруднены, если  в заголовках дел использовать вводные слова и сложные обороты.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется, прежде всего, степенью важности документов, а также их взаимосвязью.

Заголовки дел следует располагать в такой последовательности:

Заголовки дел, содержащих организационные документы:

устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

Заголовки дел, содержащих распорядительные документы. Причем сначала располагают заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций, затем распорядительные документы руководства организации.

  • Заголовки дел плановой документации.
  • Заголовки дел отчетной документации.
  • Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

 Нельзя формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной ценности, с различными сроками хранения. Недопустимо заголовок дела формулировать следующим образом: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы "Атлант" и переписка о предоставлении отчетов", т. к. годовые отчеты хранятся постоянно, а переписка о предоставлении отчетности – до десяти лет, и после окончания срока хранения должна быть уничтожена. Поэтому данное дело должно быть разделено на два.

Первое дело должно иметь заголовок: "Годовые отчеты дочерних предприятий фирмы «Атлант»"; второе – "Переписка о предоставлении отчетов дочерними предприятиями".

Так как при составлении номенклатуры дел важно определить последовательность расположения заголовков дел, их можно писать на карточках, которые затем можно располагать в любой последовательности. С помощью карточек легче корректировать заголовки дел, т. к. исправленный заголовок можно написать на новой карточке и заменить ею прежнюю. Безусловно, в наше время лучше использовать компьютер для формирования базы данных о заголовках дел.

Если документы не окончены делопроизводством текущего года или это дела, продолжающиеся более одного года (переходящие дела), их следует вносить в номенклатуру каждого года до тех пор, пока вопрос не будет решен окончательно.

В конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров, так как в течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых фирмой. Это означает, что в графе «индекс дела» ставят индексы, а остальные графы заполняются, если дело в течение года заводится. Если дела не заводятся, графы остаются пустыми. Приказ о включении дела в номенклатуру издавать не надо. Обычно включают два или три резервных номера.

В номенклатуру не включают печатные издания (справочники, сборники и т. д.).

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество единиц хранения (томов или частей дела). В одно дело нельзя поместить более 250 листов, а толщина дела не должна превышать четырех сантиметров. Если количество листов превышает эту цифру, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего года.

В четвертой графе номенклатуры дел указывают сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят от значимости документа.

Документы могут храниться:

  • постоянно;
  • долговременно (свыше 10 лет);
  • кратковременно (до 10 лет).

Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет, 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.

Главное правило, которое необходимо соблюдать при составлении номенклатуры дел, – нельзя помещать в одно дело документы с разными сроками хранения.

Если соблюдать это правило при составлении заголовков дел, проблем не будет. Но если в одно дело по каким-либо причинам попали документы разного срока хранения, оно будет храниться по документу большего срока хранения.

Например, в деле есть документы со сроками хранения 3 года и 5 лет. Это дело будет храниться пять лет.

Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документов.

В номенклатуре дел, проставляя срок хранения, в четвертой графе (так же как в Перечне) можно поставить отметку "до минования надобности". Она означает, что документы этого дела имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией (членами экспертно-проверочной комиссии). Но этот срок не может быть менее 1-го года.

Уменьшать срок хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повысить срок хранения разрешено, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации. В этом случае работник, ответственный за составление номенклатуры дел, должен обратиться в экспертную комиссию организации. Только в случае положительного решения, зафиксированного в протоколе экспертной комиссии, можно проставить в четвертой графе увеличенный срок.

Проставляя срок хранения документов, помещенных в дело по соответствующему Перечню, необходимо выполнить обязательное правило – указать статью по Перечню, в которой установлен этот срок.

В пятой графе "Примечания" проставляют отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении срока хранения, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п.

В этой графе указывают название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.

Названия перечней лучше печатать на первой странице номенклатуры дел в сноске, чтобы названиями перечней не перегружать пятую графу.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.69%
  • Делопроизводство 15.12%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.08%
  • Имидж секретаря 10.08%
  • Деловой этикет 10.85%
  • Карьерный рост 7.36%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.73%
  • Архивное дело 83.72%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль