В чем разница между докладными и служебными записками?

31

Вопрос

В чем разница между докладными и служебными записками? Как оформляются именно служебные записки?

Ответ

Докладные и служебные записки – это внутренние документы организации, которые имеют много общего в назначении и оформлении. Эти документы часто называют «внутренней перепиской».

Во многих организациях или не делают различий между докладными и служебными записками, или используют только служебные записки, независимо от того, к кому, по какому поводу и с какой информацией обращаются. Между тем, разница между этими документами есть: она заключается в том, что докладные записки представляются руководству, а служебные записки – это записки о выполнении какой-либо работы, направляемые одним должностным лицом другому должностному лицу для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

Как правило, служебные записки составляются от имени руководителя одного структурного подразделения на имя руководителя другого структурного подразделения (подразделений) или от имени одного заместителя руководителя другому заместителю (заместителям) руководителя. Возможно направление служебной записки работником структурного подразделения руководителю данного структурного подразделения по вопросу деятельности подразделения.

В деятельности практически любой организации возникают моменты, требующие документирования ситуаций, отражающих взаимоотношения структурных подразделений. Для этого и нужны служебные записки, которые являются своего рода перепиской между структурными подразделениями. Они составляются по любым вопросам деятельности, решение которых составляет компетенцию подразделения и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу.

Оформление служебных записок  

С точки зрения оформления служебные записки очень близки докладным, они имеют общий состав реквизитов:

наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа (служебная записка), дата, регистрационный номер (если служебные записки в организации регистрируются), адресат, заголовок к тексту (если текст больше 4-5 строк), текст документа, подпись, в необходимых случаях – визы.

 При оформлении реквизитов служебной записки следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Как правило, текст служебной записки состоит из одной-двух частей:

в первой части излагаются основания составления документа (причины, события, послужившие поводом для ее написания, цели), во второй части – выводы и предложения составителя о возможных решениях (просьбы, предложения и др.).

Подписывается служебная записка тем должностным лицом, от имени которого она составлена. Служебная записка может не иметь обоснования, а содержать только просьбы, предложения, требования.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

При большом объеме документооборота служебные записки регистрируются. Регистрация служебных записок может вестись в СЭД или непосредственно в структурных подразделениях: в подразделении-авторе – как исходящих, в подразделении-получателе – как входящих. При отсутствии СЭД для регистрации служебных записок используются журналы.

Служебная записка рассматривается руководителем, на имя которого она направлена, результат рассмотрения выражается в резолюции. После вынесения резолюции служебная записка передается на исполнение.

Для составления служебных записок в организациях используются электронные шаблоны, которые создаются на основе унифицированной формы служебной записки, содержащей постоянные реквизиты и, возможно, некоторые стандартные части текста. Шаблон служебной записки аналогичен шаблону докладной записки, отличие только в названии документа.

Шаблон служебной записки.

Наименование структурного

подразделения

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

[  Адресат                           ]

____________ № _______

[Заголовок  к тексту             ]

[Наименование должности лица –

автора служебной записки             ]

[Визы (при необходимости)]

[Текст     ]

[Подпись]

[Инициалы, фамилия]

Пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ КАДРОВ

СЛУЖЕБНАЯ  ЗАПИСКА                                    Руководителю Административно-

                                                                                     хозяйственной службы

20 марта 2015 г.___76_

Просим Вас для нужд отдела кадров произвести закупку бланков трудовых книжек в количестве 50 шт. и бланков вкладышей в трудовые книжки в количестве 100 штук.

Зав. отделом                                            Соколова                                                      Р.Д. Соколова

См. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России. 2003.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль