Как правильно оформить резолюцию?

50

Вопрос

Как правильно оформить резолюцию? Из каких элементов она состоит? Как оптимизировать работу руководителя с документами в части выдачи поручений?

Ответ

Резолюция (от лат. resolutio – разрешение) представляет собой надпись на служебном документе, сделанную должностным лицом и содержащую принятое им решение.


Мы рассказывали ранее о резолюции как форме отражения управленческих решений в материале по ссылке.


Документы, в которых определен порядок оформления резолюций:

  •  ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст;
  •  Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003 определяют порядок внедрения и применения ГОСТ Р 6.30 – 2003. Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003  резолюция включает в себя:
  • фамилии, инициалы исполнителей;
  • содержание поручения (при необходимости);
  • срок исполнения;
  • подпись руководителя;
  • дату.

Пример резолюции

Федорову К.М.

Поляковой Л.Н.

Для подготовки отчета.

Срок – 01.11.2014

05.10.2014

Основные элементы резолюции

Указание об исполнении документа дается одному или нескольким должностным лицам.

Инициалы исполнителей могут проставляться как перед фамилией, так и после нее.

Если поручение дается нескольким исполнителям, то ответственным за исполнение документа является работник, фамилия которого в резолюции указана первой либо напротив фамилии которого проставлена отметка «отв.». Остальные должностные лица, указанные в резолюции, являются соисполнителями. Ответственный за исполнение документа может быть указан также в тексте резолюции.

В целях повышения исполнительской дисциплины и качества подготовки документов, для максимальной скоординированности действий структурных подразделений при исполнении поручений руководства рекомендуется отразить в Инструкции по делопроизводству организации права, обязанности и ответственность исполнителя и соисполнителей. Например:

Ответственный исполнитель и соисполнители: права, обязанности, ответственность

1. В процессе исполнения документов ответственный исполнитель имеет право:

  • определять порядок исполнения поручения, не противоречащий порядку, определенному руководителем, давшим поручение (в том числе порядок подготовки и согласования документов по исполнению поручения, сроки и форму участия соисполнителей в работе по исполнению поручения);
  • координировать работу соисполнителей;
  • принимать мотивированное решение о включении или отказе от включения в проект итогового документа представленных соисполнителями предложений и замечаний;
  • информировать руководителя, давшего поручение, о нарушении сроков представления предложений соисполнителями;
  • готовить предложения о продлении срока исполнения поручений с указанием объективных причин продления и планируемой даты исполнения.

2. Соисполнители имеют право:

  • выносить на рассмотрение ответственного исполнителя замечания и предложения по различным вопросам исполнения поручения (порядку исполнения поручения, проекту итогового документа и т.д.);
  • представлять ответственному исполнителю и другим соисполнителям по своей инициативе документы, имеющие непосредственное отношение к исполнению поручения, а также свой вариант проекта итогового документа.

3. Ответственный исполнитель обязан:

  • анализировать все поступившие от соисполнителей замечания и предложения;
  • принимать исчерпывающие меры по устранению разногласий между соисполнителями, согласованию их позиций, учету замечаний и предложений, а в случае невозможности их учета в итоговом документе составить перечень принципиальных разногласий;
  • представлять лицу, осуществляющему контроль исполнения поручения, сведения о ходе исполнения или копии соответствующих документов;
  • направлять проект итогового документа на визирование всем соисполнителям;
  • представлять руководителю, давшему поручение, завизированный всеми соисполнителями документ;
  • после подписания итогового документа передать его копии всем соисполнителям;
  • подготовить итоговый документ к отправке адресату.

4. Соисполнители обязаны:

  • соблюдать порядок и срок исполнения поручения, определенный ответственным исполнителем;
  • качественно анализировать информацию и представлять ответственному исполнителю необходимые письменные материалы (проекты документов, сведения, справки и т.д.) или сообщать свое мнение в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя;
  • представлять документы или сообщать свое мнение ответственному исполнителю в установленный им срок; в случае нарушения срока представления ответственному исполнителю необходимых документов – принимать меры по завершению исполнения поручения и сообщать ответственному исполнителю о причине задержки и ходе исполнения поручения;
  • своевременно визировать проект итогового документа;
  • в случае несогласия с предложенным проектом итогового документа – своевременно его визировать с пометкой «с замечаниями» и представлять письменные замечания и предложения по проекту документа;
  • в случае невозможности по объективным причинам подготовки заключения в установленный срок – представлять служебную записку ответственному исполнителю с просьбой об организации продления срока согласования проекта документа.

5. На ответственного исполнителя возлагается ответственность за:

  • качество подготовки (полноту, достоверность информации, использованной при подготовке итогового документа), правильность оформления документов;
  • полноту и корректность отражения замечаний и предложений соисполнителей и согласующих лиц в новой редакции документа;
  • соблюдение установленных сроков исполнения поручения.

Иногда возникает необходимость дать разные указания нескольким исполнителям по одному документу. В таком случае каждый из указанных работников является ответственным за исполнение резолюции в части, его касающейся.

Федорову К.М.

Подготовить отчет по разделу 1.

Срок – 30.09.2014

Поляковой Л.Н.

Разработать сводный график погашения задолженности.

Срок – 01.10.2014

Иванькову И.В.

Отчет по выполненным мероприятиям – еженедельно по средам в форме служебной записки.

Если документ не требует дополнительных указаний по его исполнению, направлен для информации или в нем изложена стандартная ситуация с типовыми сроками исполнения, резолюция может быть оформлена упрощенно: т.е. может включать только фамилию и инициалы исполнителя, дату и подпись руководителя.

Сорину И.В.

Резолюции должны содержать ясные и исчерпывающие указания о порядке и характере исполнения документов.

Срок, в течение которого исполнители могут обратиться к руководителю с предложениями о внесении изменений в резолюцию (по составу исполнителей, содержанию поручения), следует зафиксировать в локальном нормативном акте организации (Инструкции по делопроизводству). Например:

Изменения в резолюцию (по составу исполнителей, содержанию поручения) могут быть внесены в срок, не превышающий двух дней после получения документа исполнителем, а по срочным и оперативным поручениям – незамедлительно. Предложения с обоснованием необходимости изменений представляются руководителю, давшему поручение, вместе с документом и поручением.

Обычно при подготовке резолюций используется принцип иерархии: от верхнего уровня управления к нижнему.

Как правило, руководитель адресует резолюцию только тем должностным лицам, деятельностью которых он руководит в соответствии с организационной структурой и распределением обязанностей. Например:

Генеральный директор

Заместителю генерального директора по экономике

Начальнику финансово-экономического управления

Начальнику отдела планирования

Главному специалисту отдела планирования

Особое внимание необходимо обращать на указание даты резолюции: ее проставляет или сам руководитель, или секретарь после рассмотрения документов руководителем.

Резолюции пишутся руководителем, как правило, от руки на документе на свободном от текста месте или на отдельном листе – специальном бланке для резолюций, прилагаемом к рассматриваемому документу, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.

См. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003. Росархив; ВНИИДАД. Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003 и Пункт 3.13 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль