Как создать экспертную комиссию?

556

Вопрос

Какие задачи стоят перед экспертной комиссией, как ее создать и как документировать ее работу?

Ответ

За строгим названием прячется всего лишь группа компетентных работников, которые помогут делопроизводителям установить сроки хранения дел. По большому счету, цель работы экспертной комиссии очень проста: не хранить ненужные документы и случайно не избавиться от нужных. Вопросы создания и работы экспертной комиссии организации подробно освещены в Основных правилах работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

На практике создание экспертной комиссии следует сразу же за созданием архива организации. Это получается само собой. Начав обрабатывать документы для хранения, секретарь или делопроизводитель неизбежно столкнется с вопросами, на которые не сможет ответить самостоятельно. Самый распространенный из них – сколько лет хранить документы, отсутствующие в Перечне типовых управленческих архивных документов, и нужно ли их хранить вообще? Вряд ли секретарь возьмет на себя ответственность принять подобное решение самостоятельно. Второй случай, когда необходимо призвать на помощь экспертов в узких вопросах делопроизводства, – утверждение номенклатуры дел на очередной год. Вероятно, в нее включены дела, которые компания хотела бы хранить дольше, чем заявленные в Перечне 3 или 5 лет. 

Таким образом, согласно Основным правилам работы архивов организаций, основной задачей экспертной комиссии является экспертиза ценности документов, то есть изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности проводится:

  • при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
  •  при подготовке документов к архивному хранению;
  •  при выделении документов к уничтожению;
  •  при  подготовке документов к передаче на хранение в архив организации с последующей передачей на государственное хранение (в случае ликвидации организации).

Для того чтобы помочь делопроизводителям во всех этих частных случаях, и создается экспертная комиссия организации (ЭК). В нее входят работники, компетентные в вопросах работы с документами, которые могут быть проверены государственными органами.

В первую очередь, это кадровое делопроизводство и бухгалтерия, во вторую – документы, касающиеся основной деятельности организации.

Кто входит в экспертную комиссию 

Как явно следует из задач ЭК, ее участники должны, во-первых, хорошо знать делопроизводство, во-вторых, ориентироваться в документах организации и быть способными высказать компетентное мнение по вопросам хранения этих документов.

В экспертную комиссию организации целесообразно включить:

  •  главного бухгалтера – для консультаций по документам, содержащим финансовые вопросы;
  •  начальника отдела кадров – для консультаций по документам, содержащим вопросы управления персоналом;
  •  начальника юридического отдела – для консультаций по всем остальным вопросам, касающимся работы с документами именно этой организации; в крайнем случае юриста может заменить начальник производства, но эти работники, как правило, весьма далеки от работы с документами и добиться от них каких-либо решений по «бумажкам» очень непросто;
  •  архивиста или работника, ответственного за хранение документов, – для организации и документирования работы комиссии.

Создание экспертной комиссии 

ЭК организации создается приказом по основной деятельности. Путем издания такого же приказа, возможно, в будущем состав комиссии будет изменен. Приведем образец приказа о создании ЭК.

Общество с ограниченной ответственностью «Прометей»

(ООО «Прометей»)

ПРИКАЗ

10.12.2013                                                                                                          № 434

Москва

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, определения сроков хранения документов и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: начальник службы документационного обеспечения управления Володина В.Н.

Заместитель председателя: делопроизводитель 1-й категории (работник, ответственный за хранение документов) Соловьева Л.Д.

Секретарь: секретарь-референт Петрова Т.А.

Члены комиссии: главный бухгалтер Михайлова Е.Г.;

начальник юридического управления Коваленко Л.В.;

начальник управления по персоналу Назарова К.А.

  1. Председателю комиссии подготовить и представить мне на утверждение до 30.12.2013 Положение об экспертной комиссии.
  2. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор                                Вишнев                                      В.Р. Вишнев

Зам. генерального директора                                                      Начальник Службы ДОУ

Толмачев   И.С. Толмачев                                                           Володина     В.Н. Володина                     

10.12.2013                                                                                     10.12.2013

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер                                  Михайлова                         Е.Г. Михайлова   

                                                                     10.12.2013

начальник юридического

управления                                                  Коваленко                             Л.В. Коваленко

                                                                     10.12.2013

начальник управления

 по персоналу                                              Назарова                                  К.А. Назарова 

                                                                     10.12.2013

делопроизводитель 1-й категории              Соловьева                                 Л.Д. Соловьева               

                                                                   10.12.2013

секретарь-референт                                  Петрова                                    Т.А. Петрова

                                                                      10.12.2013

В дело № 10-11

Петрова 11.12.2013

Т.А. Петрова

20-12

Работа экспертной комиссии  

Поскольку участие в ЭК не является основной обязанностью для ее членов и заседания проводятся, как правило, довольно редко, рекомендуем заранее составить план работы комиссии и ознакомить с ним ее участников.

Приведем образец плана работы ЭК.

УТВЕРЖДЕН

протоколом заседания экспертной комиссии

от 17.01.2014 № 1

ПЛАН

работы экспертной комиссии ООО «Прометей»

на 2014 год

Наименование мероприятия

Срок исполнения

Ответственный

1

Заседание ЭК. Разработка и утверждение плана работы на 2014 год

17.01.2014

Председатель ЭК

2

Экспертиза ценности документов с истекшими сроками хранения в административной дирекции ООО «Прометей»

14.02.1014

Председатель ЭК

3

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в административной дирекции ООО «Прометей»

21.02.2014

Заместитель председателя ЭК

4

Прием на хранение в архив ООО «Прометей» документов административной дирекции временного (более 10 лет) и постоянного срока хранения, законченных делопроизводством в 2010 году

28.02.2014

Заместитель председателя ЭК

5

Секретарь                                         Петрова                                                       Т.А. Петрова 

Заседания ЭК в обязательном порядке протоколируются. Протокол заседания ничем не отличается от протокола любого другого производственного совещания:

Общество с ограниченной ответственностью

«Прометей»

(ООО "Прометей")

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

12.02.2015

2

Москва

Председательствующий: Володина В.Н.

Секретарь: Петрова Т.А.

Присутствовали:

Соловьева Л.Д., Михайлова Е.Г., Коваленко Л.В., Назарова К.А.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Рассмотрение и согласование Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, от 12.02.2015 № 1.

СЛУШАЛИ:

Соловьеву Л.Д.: о проведении экспертизы ценности документов с истекшими сроками хранения в административной дирекции ООО «Прометей»; о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.

РЕШИЛИ:

  1. Согласовать Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, от 12.02.2015 № 1.
  2. Создать экспертную комиссию в составе:

председатель комиссии Володина В.Н.;

делопроизводитель 1-й категории Соловьева Л.Д.

Члены экспертной комиссии:

начальник юридического управления Коваленко Л.В.;

секретарь-референт Петрова Т.А.

  1. Экспертной комиссии организовать и произвести уничтожение документов с истекшими сроками хранения в срок до 20.02.2015.

Председательствующий                              Володина                                          В.Н. Володина

Секретарь                                                 Петрова                                               Т.А. Петрова

С протоколом ознакомлены:

начальник юридического управления                    Коваленко                         Л.В. Коваленко                                

                                                                                   12.02.2015

главный бухгалтер                                               Михайлова                             Е.Г. Михайлова 

                                                                                  12.02.2015

начальник управления по персоналу                    Назарова                            К.А. Назарова                                                         

                                                                                12.02.2015

делопроизводитель 1-й категории                        Соловьева                              Л.Д. Соловьева 

                                                                                 12.02.2015

В дело № 10-15

Петрова 24.02.2015

Положение об экспертной комиссии  

Деятельность экспертной комиссии регламентируется положением. Приведем образец Положения об экспертной комиссии организации.

Общество с ограниченной ответственностью «Прометей»

(ООО «Прометей»)

ПОЛОЖЕНИЕ

12.03.2015 3

г. Москва

об экспертной комиссии

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

 ООО «Прометей»

Вишнев   В.Р. Вишнев

12.03.2015

  1. Общие положения
    1.  Постоянно действующая экспертная архивная комиссия ООО «Прометей» (далее – ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и передаче на хранение в архив ООО «Прометей» (далее – Компания) и последующей передаче (при ликвидации Компании) на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.
    2.  ЭК создается и ликвидируется приказом генерального директора Компании.
    3.  ЭК является совещательным органом при генеральном директоре Компании.
    4.  Решения ЭК вступают в силу после их утверждения генеральным директором Компании.
    5.  В своей работе ЭК руководствуется:
      1. Действующим законодательством РФ.
      2. Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
      3. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 № 558) (далее – Перечень).
      4. Уставом Компании.
      5. Локальными нормативными актами Компании.
      6. Настоящим Положением.

  1. Структура ЭК
    1. В состав ЭК входят:
  • председатель: начальник службы документационного обеспечения управления;
  • заместитель председателя: делопроизводитель 1-й категории (работник, ответственный за хранение документов);
  • секретарь: секретарь-референт.

Члены комиссии:

  • главный бухгалтер;
  • начальник юридического управления;
  • начальник управления по персоналу.

  1. Задачи ЭК
    1.  Организация и проведение экспертизы ценности документов при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
    2.  Организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к архивному хранению.
    3.  Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на хранение в архив Компании с последующей передачей на государственное хранение (в случае ликвидации Компании).

  1. Функции ЭК
    1.  Организация и проведение совместно со структурными подразделениями Компании ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.
    2.  Методическое руководство экспертизой ценности документов Компании, подготовкой их к архивному хранению, разработкой номенклатуры дел, экспертная оценка проектов нормативно-методических документов по названным вопросам.
    3.  Согласование и представление на утверждение генеральным директором Компании:
  •  описей дел постоянного хранения;
  •  перечней проектов, технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение;
  •  актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
  •  номенклатуры дел;
  •  описей дел по личному составу;
  •  актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
  •  актов об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
    1.  Рассмотрение предложений по изменению сроков хранения документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.
    2.  Консультации работников Компании по вопросам делопроизводства.
    3.  Участие в подготовке и согласовании локальных нормативных актов по делопроизводству.

  1. Права ЭК

ЭК имеет право:

  1.  давать рекомендации структурным подразделениям и работникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;
  2.  запрашивать у руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несогласованного уничтожения документов Компании;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

5.3. приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов работников структурных подразделений Компании, представителей учреждений Государственной архивной службы, сторонних организаций;

5.4. информировать генерального директора Компании по вопросам, относящимся к компетенции ЭК;

5.5. представлять Компанию в органах Государственной архивной службы Российской Федерации.

  1. Организация работы ЭК
    1.  Все заседания ЭК протоколируются.
    2.  ЭК работает по годовому плану, утвержденному протоколом заседания ЭК.
    3.  Подготовленные к передаче в архив Компании документы сдаются заместителю председателя ЭК (в отсутствие заместителя председателя – председателю ЭК). Заместитель председателя ЭК вправе не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
    4.  Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
    5.  Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и генеральный директор Компании. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
    6.  Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых ЭК решений возлагаются на заместителя председателя ЭК.

Заведующий архивом                                         Лопухина                            И.В. Лопухина

Начальник службы ДОУ

Володина  В.Н. Володина

12.03.2015

Начальник юридического управления

Коваленко Л.В. Коваленко  

12.03.2015

С Положением ознакомлены:

Должности работников                                     Личные                                  Расшифровки

службы ДОУ                                                       подписи                                подписей

В дело № 01-07

Петрова 16.03.2015

Готовый проект положения об экспертной комиссии должен пройти процедуру согласования. В роли согласующих лиц выступают, как правило, непосредственные руководители тех работников, которые заявлены для участия в комиссии (если только они не подчиняются напрямую генеральному директору). Согласованный проект должен быть утвержден руководителем организации.

Утвердить положение об экспертной комиссии лучше всего приказом, ознакомить с которым требуется всех работников, заявленных в положении.

Экспертная комиссия организации, созданная единожды, действует долгие годы. Еще раз обратим внимание читателей: ЭК очень нужна организации, потому что контроль за хранением дел со стороны ее участников сводит к минимуму риск раньше времени избавиться от важных и еще актуальных документов.

См. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558) и пункт 2.1.1 Основных правил работы архивов организаций.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль