Нужно ли вести журнал контроля исполнения приказов?

131

Вопрос

Нужно ли заводить и вести «Журнал контроля исполнения приказов по основной деятельности» секретарю? Если да, какие графы там содержатся? Нужно ли вести журналы регистрации входящей и исходящей документации при использовании системы электронного документооборота?

Ответ

Начнем с ответа на второй вопрос. Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, конечно, вести журналы регистрации входящих и исходящих документов на бумаге, нет никакой необходимости. Все регистрационные данные, а также сами документы в электронной форме, если есть возможность сканировать документы и прикреплять их электронные копии (скан-копии) к регистрационным карточкам, будут находиться в системе в электронной форме. Сроки хранения журналов регистрации входящих и исходящих документов по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) – 5 лет (ст.   252). По истечении установленного срока хранения эти данные могут быть уничтожены в порядке, установленном для уничтожения документов с истекшими сроками хранения на бумажном носителе, то есть по результатам экспертизы ценности документов с составлением акта о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.


Читайте о системе документооборота, чтобы не совершать ошибок.


Теперь о журнале контроля исполнения приказов по основной деятельности.

Если в организации есть СЭД, в которой ведется регистрация внутренних документов, в том числе приказов, то никакого дополнительного журнала контроля исполнения приказов секретарю вести не нужно, так как приказы в этом случае регистрируются и контролируются в СЭД. Если же СЭД нет, то в этом случае необходимо вести отдельный журнал регистрации приказов по основной деятельности (еще один для регистрации приказов по личному составу, его ведут кадровые службы). Удобнее вести такой журнал в электронной форме, например, в виде таблицы. Если регистрация приказов по основной деятельности возложена на секретаря, то и контроль исполнения поручений приказов по основной деятельности, как правило, тоже должен вести секретарь.

При отсутствии СЭД журнал по контролю удобнее вести отдельно от журнала регистрации по той причине, что регистрируем мы документ, а контролируем отдельные поручения. Журнал контроля исполнения поручений приказов по основной деятельности должен содержать те же данные, что и журнал регистрации (дата приказа, регистрационный номер, краткое содержание), но еще и такие графы, как:

  • исполнитель (ответственный исполнитель) – структурное подразделение или должностное лицо, как правило, руководитель структурного подразделения;
  • поручение;
  • срок исполнения поручения;
  • должностное лицо, осуществляющее общий контроль по документу (контролер по документу).

Важную информацию о контроле исполнения документов вы найдете в материале здесь.


Последнее замечание: если в организации есть структурное подразделение, отвечающее за организацию работы с документами (служба делопроизводства), то контроль исполнения приказов – функция данного подразделения. Если нет такого подразделения (в небольшой организации это возможно), то ведения контроля исполнения приказов может быть поручено секретарю.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль