Как регистрировать приказы по расходам?

34

Вопрос

Возник вопрос о регистрации приказов по представительским расходам. Они в основной массе идут постфактум и регистрация их в едином журнале по основной деятельности невозможна. Мы решили завести отдельный журнал регистрации приказов по представительским расходам (порядковый номер с добавлением буквы П, например: 125-П). В архиве нам заявили, что не будут принимать данные документы, при этом отдельная регистрация ведется по кадровым приказам, издаваемым на основе форм ОКУД.

Ответ

В принципе, сотрудники архива не правы. Архив исходит из того, что Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), подразделяет приказы по срокам хранения на несколько групп (ст. 19 Перечня):

приказы по основной деятельности (срок хранения «постоянно»), приказы по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения «5 лет») и приказы по личному составу, которые также подразделяются на две группы (одна – со сроком хранения «75 лет» и вторая – со сроком хранения «5 лет»).


Более подробно о журналах регистрации документов вы можете узнать в статье.


В практике сложилось, что приказам по основной деятельности при регистрации присваиваются просто порядковые номера в течение календарного года, другим группам приказов – порядковые номера с дополнительным, как правило, буквенным индексом, например:

приказам по административно-хозяйственным вопросам – порядковый номер с литерами «ах» (№ 100-ах).

Но положения о том, что нельзя в рамках одной группы приказов, имеющих один срок хранения, выделять в отдельное дело приказы определенной разновидности, нет.

Например, в организациях с большой штатной численностью кадровики нередко формируют отдельные дела с приказами о приеме, с приказами о переводе и т.д. В отдельное дело могут выделяться приказы по отпускам и др. Другое дело, что издание приказа, как принято говорить, «задним числом», то есть спустя какое-то время после совершения действия, - это неправильно, поскольку действие совершается до того, как принято решение о нем.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.37%
  • Делопроизводство 18.01%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.32%
  • Имидж секретаря 11.85%
  • Деловой этикет 12.8%
  • Карьерный рост 9%
  • Документооборот 19.91%
  • Электронный документооборот 17.54%
  • Архивное дело 81.04%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль