Как правильно составить письмо-согласие?

306

Вопрос

Как правильно составить письмо-согласие?

Ответ

Существует несколько правил, которые следует соблюдать при составлении этой разновидности писем:

  • Не следует начинать текст ответного письма фразой “На ваше письмо от… № … сообщаем, что …” или: “На ваш запрос от… № … сообщаем, что …”, поскольку в бланк письма включен реквизит “Ссылка на дату и номер поступившего документа”, где и следует указывать дату и номер поступившего документа.
  • Не следует пересказывать в ответном письме содержание поступившего письма, так как связь между ответным письмом и письмом-просьбой (запросом) устанавливается с помощью реквизита «заголовок к тесту», тематически связывающего письмо-просьбу с письмом-ответом.

Например, если в письме содержится просьба предоставить какие-либо документы, а в ответном письме говорится о высылке этих документов, оба письма будут иметь одинаковый заголовок: “О предоставлении документов”.


Более подробно о письме - ответе на претензию вы можете узнать в статье.


Исключение составляют письма-ответы на обращения граждан: независимо от того, положительный или отрицательный ответ дается на обращение гражданина, в письме-ответе следует кратко пересказать содержание заявления, предложения или жалобы, с которой обратился гражданин.

При подготовке ответного письма желательно соблюдать принцип языкового параллелизма. Это означает, что в тексте письма-ответа нужно использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в письме-просьбе.

Смысловые части

Если инициативное письмо (просьба, запрос, предложение) содержит обоснование, то и письмо-согласие должно содержать идентичное обоснование. В таком случае письмо-согласие будет состоять из двух смысловых частей: обоснования и заключения. Например:

Письмо-просьба

(две смысловые части)

Письмо-согласие

(две смысловые части)

В связи с проведением торжественных Рождественских Богослужений просим Вас продлить работу городского пассажирского транспорта в ночь с 6-го на 7-е января 2015 г. до двух часов ночи

Сообщаем Вам, что в связи с проведением торжественных Рождественских Богослужений работа городского пассажирского транспорта в ночь с 6-го на 7-е января 2015 г. будет продлена до двух часов ночи

Текст письма-согласия может состоять из одной части, если в письме-просьбе не содержалось обоснования.

Письмо-просьба

(одна смысловая часть)

Письмо-ответ

(одна смысловая часть)

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2015 г.

Высылаем календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2015 г.

В тех случаях, когда, отвечая согласием на просьбу (запрос, предложение), автор письма одновременно считает необходимым уточнить, разъяснить, скорректировать действия, письмо-согласие может состоять из двух или более смысловых частей:

  • 1 часть - обоснование;
  • 2 часть - принципиальное согласие с предложением (просьбой, запросом);
  • 3  часть - дополнительные условия.

Например:

Письмо-просьба

Письмо-согласие

В целях реализации социально-культурных программ предлагаем Вам в период с февраля по июль 2015 г. провести цикл творческих встреч населения района с артистами в рамках проекта “Кумиры” при условии финансирования этих встреч префектурой.

В целях реализации социально-культурных программ готовы организовать цикл творческих встреч населения района с артистами в рамках проекта “Кумиры” с финансированием этих мероприятий префектурой.

Однако, учитывая, что префектурой одновременно реализуется несколько культурных проектов, считаем целесообразным начать реализацию данного проекта с марта 2015 г.

В тексте письма-согласия могут использоваться следующие фразы:

Сообщаем Вам, что … (или: В связи с … сообщаем Вам, что…);

Доводим до Вашего сведения, что …;

Информируем Вас о том, что …;

Извещаем Вас о …;

Готовы принять ваши условия …;

Согласны рассмотреть ваши предложения  … .

Не возражаем против …и др.

Например:

По проекту ГОСТ Р “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” замечаний не имеем, считаем возможным принять данный проект в качестве государственного стандарта.

Письмо-согласие может быть одновременно сопроводительным письмом, если, например, инициативное письмо содержит просьбу о продоставлении каких-либо материалов.

Если письмо является ответом на письмо-требование или претензию и содержит признание неправомерных действий или нарушения определенных условий, в текст письма желательно включить этикетные фразы типа:

Приносим Вам извинения за …

Просим Вас извинить нас за …

Надеемся, что … не отразится на нашем дальнейшем сотрудничестве.

Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.


Читайте о входящей корреспонденции в 2017 году больше информации в статье по ссылке.


Подробную информацию о составлении служебных писем, составе их реквизитов, особенностях оформления читайте информацию в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль