Как организовать передачу внутренних документов на подпись?

14

Вопрос

Как правильно организовать передачу внутренних документов на подпись в компании: документы ежедневно развозятся курьерами, никто не регистрирует, куда их отправили, кто подписал, в результате возникают жалобы из всех подразделений офиса о невозвращении переданных в наш отдел документов (юридических, финансовых, бухгалтерских).

Ответ

Ситуация понятная: если хотя бы на одном этапе перемещение документа не контролируется, возможны утери документов. Можно предложить только одно: ввести учет перемещений документа. При этом не нужно путать учет с регистрацией. Никаких отдельных регистрационных номеров присваивать документам не нужно. Необходимо передавать документы курьеру по реестру, в котором должно быть указано, какие документы ему переданы, когда переданы и кому они предназначены.


Все о документировании утери документов вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Кроме того, следует централизовать операции по перемещению документов. Для этого нужно, чтобы документы передавались между структурными подразделениями не непосредственно из одного подразделения в другое, а через конкретное подразделение или конкретного работника. Если у вас есть подразделение, обеспечивающее работу с документами (служба делопроизводства), то эту работу оно должно взять на себя. Для общего учета передаваемых документов в службе делопроизводства понадобится вести журнал учета передаваемых документов.



Все о внутренних документах вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Мы рекомендуем почитать об организации работы с претензиями материал по этой ссылке.


В этот журнал нужно включить только ту информацию, которая необходима для учета движения документов: дата передачи курьеру, название документа, включая его дату и номер, если это зарегистрированный документ, подразделение-отправитель, подразделение-получатель.


Читайте о факсимиле, чтобы не совершать ошибок.


Аналогичный журнал – для получаемых от курьера документов, предназначенных для подразделений, находящихся на вашей территории. Передавать документы курьеру и получать их от курьера нужно под роспись, иначе невозможно будет установить утерю документа курьером.

В любом случае вы должны продумать и ввести удобную для вас систему учета перемещений документов – без этого организовать движение документов без проблем не получится. Существенную помощь в решении ваших проблем может оказать система электронного документооборота, которая сможет обеспечить доступ к электронным документам и электронным копиям документов. Но СЭД не решит тех проблем, которые связаны с передачей документов на бумажном носителе: все равно понадобится вести учет передаваемых курьерской связью документов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 5.43%
  • Делопроизводство 10.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 6.2%
  • Имидж секретаря 7.75%
  • Деловой этикет 6.98%
  • Карьерный рост 6.98%
  • Документооборот 12.4%
  • Электронный документооборот 10.08%
  • Архивное дело 86.82%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль