Как подготовить переписку к сдаче в архив?

21

Вопрос

Посоветуйте, пожалуйста, как начать систематизировать переписку за прошедший год и подготовить ее к сдаче в архив? В течение года входящие и исходящие письма организации просто собирались в папки по хронологии.

Ответ

При систематизации переписки используется несколько признаков:

  • срок хранения (в одно дело помещаются документы с одним сроком хранения);
  • тип документов («переписка»);
  • корреспондент или группа корреспондентов (в одно дело помещаются документы, составляющие переписку с какой-либо организацией или несколькими организациями);
  • вопрос, по которому ведется переписка.

Читайте подробнее об исходящих документах по этой ссылке.


В заголовках дел, состоящих из переписки, указывается тип документов, корреспондент и/или вопрос, по которому ведется переписка, например:

Переписка о регистрации общественных и религиозных объединений;

Переписка с Главным управлением юстиции по городу Москве об экспертизе и государственной регистрации нормативных правовых актов города Москвы;


Более подробно о входящих документах вы можете узнать в статье.


Переписка с Управлением службы безопасности Минюста России по фактам правонарушений;

Переписка с военным комиссариатом о воинском учете и бронировании граждан.

Сроки хранения переписки в заголовках дел не отражаются, они проставляются в номенклатуре дел.

Следовательно, если вся переписка в течение года просто формировалась в папки по хронологии, нужно провести ее систематизацию (сортировку), разделив на несколько групп, используя перечисленные выше признаки.


Мы рекомендуем почитать о передаче документов в архив материал по этой ссылке.


При этом нужно учитывать, что исходящие инициативные письма помещаются в дело по хронологии (по дате подписания и регистрации письма), а входящее письмо и ответ на него помещаются в дело вместе как единый комплекс документов, включая приложения к письмам, по дате ответного письма.


Читайте о ведении деловой переписки еще больше по ссылке.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.32%
  • Делопроизводство 17.92%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.26%
  • Имидж секретаря 11.79%
  • Деловой этикет 12.74%
  • Карьерный рост 8.96%
  • Документооборот 19.81%
  • Электронный документооборот 17.45%
  • Архивное дело 81.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль