Как выглядит регистрационный индекс письма?

1

Вопрос

Как выглядит и из каких частей состоит регистрационный индекс служебного письма?

Ответ

Получаемым и отправляемым письмам присваивают сложные номера, состоящие из нескольких частей.  Это необходимо для последующего деления всей переписки на отдельные группы (массивы), что облегчает поиск документов, особенно при обращении к ним через несколько лет. Письма по различным вопросам и от разных организаций подшивают в отдельные папки (дела), которые тоже нумеруются. Поэтому индекс письма включает не только очередной порядковый номер документа с начала календарного года, но и номер дела, в которое будет в дальнейшем подшит поступивший и исполненный документ, или номер дела, куда будет помещена копия отправленного документа, например:


Читайте о разновидностях деловых писем, чтобы не совершать ошибок.


В филиале было получено письмо из вышестоящей организации, поступившее 25.08.2015. С начала календарного года это было, например, 1825-е входящее письмо по счету (по порядковому номеру). Допустим, что переписка с вышестоящей организацией подшивается в дело № 01-14. Таким образом, входящее письмо будет иметь регистрационный индекс (номер): 1825/01-14. Ответ на это письмо будет иметь, например, такой индекс: 01-14/1913, где 01-14 – это номер, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 1913 – очередной порядковый номер исходящего письма.

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды из классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, направлений деятельности и т.д., например:

Классификатор корреспондентов:

01 – ЗАО «Орбита»

02 – ОАО «Энергомаш»

03 – ООО «Полюс»

Классификатор структурных подразделений:

  1. канцелярия
  2. планово-экономический отдел
  3. бухгалтерия
  4. отдал кадров

Классификатор направлений деятельности:

01 – оперативное управление

0101 – организация системы управления

0102 – распорядительная деятельность

0103 – координация и контроль

02 - планирование и прогнозирование

0201 – текущее планирование

0202 – перспективное планирование

0203 – прогнозирование

03 - …

Классификаторы разрабатываются по усмотрению организации исходя из ее потребностей. Коды из разных классификаторов отделяются друг от друга, как правило, косой чертой. Последовательность расположения в индексе документа кодов из различных классификаторов закрепляется в Инструкции по делопроизводству, например, индекс поступившего письма может иметь следующую структуру:


У вас не останется вопросов о том,как выразить отказ в деловом письме после прочтения статьи по ссылке.


Порядковый номер с начала календарного года  / номер дела по номенклатуре дел / код по классификатору корреспонденции / код по классификатору направлений деятельности (например, 263/06-18/15-0711).



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль