Как организовать корпоративное мероприятие?

39

Вопрос

Мне поручили организовать новогодний корпоратив для сотрудников нашей небольшой компании. Как сделать так, чтобы корпоративный новогодний праздник был приятно запоминающимся, а подготовка к нему - не изнурительной? Как организовать праздничный стол и программу мероприятия?

Ответ

Эти советы пригодятся вам, если ваша компания не настолько крупна и руководитель дает поручение именно вам организовать праздник, или же если вы – сотрудник крупной организации, которая провела свой корпоратив 10 декабря, но перед самим Новым годом вы решили еще раз отметить праздник своим отделом, департаментом или подразделением.

Где  проводится праздник? Возможны такие варианты: на чужой территории, на своей территории, на открытом воздухе.

На чужой территории

1. Предприятия общественного питания  (рестораны, кафе, бары, столовые и т.д.).  

2. Развлекательные заведения (клубы, дискотеки, боулинги, роллердромы, картинги, бильярдные клубы и проч.).  

3. Площади, подходящие для проведения крупных мероприятий (банкетные, актовые, спортивные залы, фойе кинотеатров и клубов, свободные склады, пустующие цеха и прочие помещения достаточной для вашей компании площади).  

При выборе меню можно дать несколько рекомендаций:

1. Исходите из планируемого времени проведения праздника и его продолжительности.

2. Определитесь с формой приема пищи, наиболее удобная из которых – фуршет и шведский стол.

Фуршет предполагает отсутствие обеденных столов и стульев, гости едят стоя, закуски сервируются на отдельных столах. Самый простой вариант фуршета — канапе (крошечные бутерброды весом 60-80 г), пара легких закусок, чай и фрукты.

Меню изысканного фуршета предусматривает 12-16 холодных закусок, 1-3 горячих блюда, десерт, чай, кофе.

Шведский стол - закуски и напитки сервируются на отдельных столах, но есть и специальные столы, за которыми едят приглашенные.

Фуршет – более экономичный вариант, при котором на малой площади размещается большее количество гостей.

3. При выборе блюд делайте акцент на закусках; если вы не заказываете основные блюда,  обязательно должны присутствовать горячие закуски.

4. Выбор основных блюд лучше ограничить тремя видами (мясное, рыбное, вегетарианское).

5. Время между подачей закусок и основного блюда не должно составлять более 40 минут.

6. Количество закусок рассчитывайте примерно в объеме 400-500 г на человека.

7. При выборе спиртных напитков предпочтение отдайте винам.

8. Спиртное  стоит ограничить 300  мл на человека (в среднем 1,5 бокала вина) и 50 мл крепких напитков (данная рекомендация корректируется составом и вкусовыми пристрастиями коллектива).

9. Десертный стол нужно организовать за час до официального окончания праздника.

 Организация праздника на чужой территории очень удобна: вам не нужно беспокоиться о подготовке и сервировке, об обслуживании. На чужой территории можно отмечать праздник как большим коллективом, так и небольшим отделом.

Порой бывает гораздо проще и дешевле выйти «в свет» поиграть в боулинг в развлекательном центре, попивая пиво, или попеть караоке в небольшом ресторанчике за сервированным столом, чем накрывать столы в наскучившем офисе, а потом убирать «остатки» и мусор, выпроваживая слегка перебравших коллег, когда все уже разбежались по домам. Цена вопроса может быть не такой уж высокой: иногда можно себе позволить отдохнуть, чтобы все члены коллектива, включая и вас, могли получить удовольствие от праздника.   

На своей территории     

Если финансовые возможности ограничены или таково решение, принятое руководством и/или трудовым коллективом, то организовать праздник можно и в родном офисе.

Во-первых, если в вашем распоряжении есть удобное помещение и кухня, то можно пригласить кейтеринговую компанию или организовать выездное ресторанное обслуживание. В этом случае вы экономите на аренде помещения и на своих силах при организации праздничного стола.

Во-вторых, можно организовать праздничный стол самостоятельно. Что для этого нужно?

1. Определиться с формой приема – опять же, предпочтительны фуршет или шведский стол.

2. Проработать меню.

3. Использовать исключительно все одноразовое (скатерти, посуду – даже для сервировочных блюд, чтобы потом не заниматься мойкой, уборкой.т.д.).

4. Заказать еду с доставкой в офис. Вариантов множество: от комплексных обедов (ужинов) в ланч-боксах до пиццы и пирогов и пр.

Хотя в предновогодний период все кейтеринговые компании работают в интенсивном режиме, тем не менее из-за загруженности в некоторых компаниях вам могут отказать в приеме заказа. Поэтому, конечно, лучше подстраховаться и сделать заказ заранее.

5. Распределить между сотрудниками все работы по подготовке праздника (украшение помещения, закупка продуктов, передвижение мебели, сервировка стола и т.д.).

Вернемся к меню. Конкретные советы о его составе давать затруднительно по ряду причин: в первую очередь, многое зависит от традиций и предпочтений, сложившихся в вашем коллективе. Упомянем наиболее общие рекомендации:

1. закуски должны быть удобны для того, чтобы взять их со стола, не запачкав рук;

2. все закуски должны быть порционными и представлены в мини-исполнении («на один укус»);

3. старайтесь избегать закусок с большим количеством соусов, жирных, масляных, т.е. которыми можно сильно испачкаться;

4. лучше отказаться от закусок с сильным ароматом (рыба, чеснок, морепродукты и т.п.).

5. горячие закуски и основные блюда не должны требовать ножа (особенно в случае фуршета);

6. блюда закупаются в виде, требующем минимальных усилий при сервировке и подаче (нарезка, порционные блюда).

В качестве  примера – малотрудоемким будет, например, такое меню:

1. Канапе, тартинки, мини-бутерброды (их можно заказать или немного повозиться самим: разложить на крекеры купленные в нарезке сыр, колбасу, ветчину и т.п. и насадить на шпажку с оливкой, корнишоном; для большей простоты крекеры и нарезка ставятся рядом, чтобы каждый смог «сочинить» свой бутерброд).

2. Пирожки.

3. Миниатюрные соленья  (оливки, маслины, грибочки, огурчики-корнишоны и т.п.).

4. Свежие фрукты и овощи, предпочтительно мини (помидоры черри, огурчики, виноград, вишня, мандарины  и т.п.).

5. Орешки, чипсы и сухофрукты.

6. Горячее и гарниры – гамбургеры, горячие сэндвичи, пицца, хот-доги, осетинские пироги, блины с начинкой, котлетки, шашлычки, фрикадельки, куриные крылышки, долма, печеный картофель, паровые овощи  и пр.

7. Десерт -  конфеты, печенье, пряники, вафли, мини-пирожные типа эклеров, профитролей, круассанов и пр.

8. Кофе и чай.

Все пункты меню не сложно подготовить самим – за исключением п. 6. Блюда из этого пункта рекомендуем заказать в ресторане или кейтеринговой компании с доставкой в офис или купить в ресторане «на вынос».

Но заметим, что в коллективе практически всегда найдутся сторонники домашней кухни, которые не мыслят праздничного стола без салатиков и вареной картошечки. Не стоит подавлять инициативу: если им (и вам) так хочется, пусть продемонстрируют свое кулинарное мастерство и порадуют коллег домашней снедью. Но хотелось бы пожелать, чтобы это не заразило окружающих и не вынудило вас «из приличия» идти с утра на работу с тазиком салатика. И хотя таким образом у вашего коллектива получится настоящий домашний стол, все его минусы тоже никто не отменял (необходимость возиться с готовкой дома и сервировкой на работе, резкие запахи, возможность испачкаться жирыми блюдами и т.п.).   

         Конечно же, празднование в офисе имеет определенный набор недостатков. Все приходится делать собственными силами: от накрывания столов до уборки мусора. Подготовку к застолью значительно облегчит наличие в компании кухни, столовой, кофе-зоны и т.п.

Несмотря на упомянутые нами недостатки, все же стремление сотрудников отмечать праздники вместе – очень хороший показатель, свидетельствующий о сплоченности коллектива и царящей в нем доброжелательной атмосфере.

На открытом воздухе

Праздник на природе желательно организовывать днем в выходные при естественном освещении. Впрочем, в городских парках при хорошем искусственном освещении время не играет решающей роли. Идеально проводить на открытом воздухе праздники в теплое время года, но Новый год также благоприятствует подобному выходу.

Если выбирается место (каток, парк, лыжная база) в черте города или вне ее,  предполагающее некоторую инфраструктуру, то желательно, чтобы там или рядом было заведение, где можно было бы перекусить и согреться. Если у вас немаленькая компания, то стоит предварительно забронировать это заведение или места в нем.  В данном случае ситуация аналогична празднованию на чужой территории.  

Если вы выбираетесь за город, то желательно заказать автобус, чтобы никто не потерялся и не заблудился, а также привезти с собой сразу все необходимое (переносные мангалы, топливо, туристические коврики или походные стулья, спортивный инвентарь, провизию, напитки и пр.).

Относительно меню в такой ситуации можно рекомендовать следующее:

1. Желательно, чтобы все блюда были готовы к употреблению и/или требовали только разогрева (запеченное мясо, сосиски, колбаски, печеный картофель и т.п.).

2. Чтобы не было проблем с разогревом, блюда должны быть в жаропрочной посуде (в идеале – походной) или упакованы индивидуально в алюминиевую фольгу.

3. Блюда должны быть порционными  и не пачкающими, чтобы их удобно было есть стоя и без столовых приборов (пирожки, гамбургеры, сэндвичи, оладьи и т.п.).  

4. Не забудьте горячие напитки в термосах.  

5. Спиртное лучше предпочесть в виде грогов, глинтвейнов, пуншей, сбитней и пр.

Для минимизации усилий по приготовлению еды ее можно закупить в кулинарии, ресторанах быстрого питания, заказать в кафе или ресторане на вынос, заказать в ланч-боксах с доставкой в офис к моменту вашего отъезда, заранее распределить между собой обязанности (кто, что приготовит) или пригласить кейтеринговую компанию.

Праздник на природе будет несомненно запоминающимся. Природные пейзажи, новые впечатления, свежий воздух, активные игры  – этого так не хватает нам в обыденной жизни. Ради этого стоит рискнуть поменять комфортные условия на романтику походной жизни.

Но при выборе места трезво оцените возможные риски и правильно сориентируйте коллектив.

1. Выясните,  нет ли природных опасностей (например, дикие животные).

2. Узнайте о правилах посещения выбранного места (природный парк, заповедник).

3. Убедитесь в том, что к месту есть удобный подъезд.

4. Предупредите офисных модниц о форме одежды.

Практика показывает, что всегда найдется красавица,  которая прибудет в сапожках на шпильке и коротенькой курточке, будет полуживая дрожать в автобусе, завернувшись в прихваченный «бывалым» туристом спальник.

5. Не забудьте аптечку.

Также помните, что основными расходами при праздновании на открытом воздухе станет аренда и оплата транспорта. Снизить расходы здесь также можно, договорившись с руководством об использовании служебных машин или же распределив участников загородного вояжа по личным автомобилям сотрудников (при желании последних).

Развлекательная программа

Чьими силами подготавливается праздник? Возможны следующие варианты.

1. Чужими силами. Профессионалы, работающие в индустрии развлечений, вам предложат массу вариантов на любой вкус и кошелек.  

Это может быть приглашенный «массовик-затейник», он же и ведущий, и исполнитель в одном лице, или ныне модные  ивент-менеджеры, которые оформят, организуют и реализуют ваши пожелания.   

Если вы устраиваете праздник в развлекательном центре, то участия ивент-менеджеров или массовиков-затейников может и не потребоваться. Во время игры в боулинг или гонки на картах (гоночных автомобилях без кузова) он будет только отвлекать.

Основные расходы - это договор с компаниями, специализирующимися на организации праздников; также возможна оплата дополнительного реквизита, например, костюмов для сотрудников. Если вы отмечаете праздник в развлекательном заведении, то расходы будут касаться аренды столов, дорожек, машин, оборудования и прочего.

2. Собственными силами. Нюансы организации праздника собственными силами будут зависеть от того, на чьей территории он будет проводиться.

Например, если в арендуемом или собственном помещении достаточно места или есть сцена, можно устроить театрализованное представление или капустник. Если планируется мероприятие на открытом воздухе, то вам понадобится богатая палитра игр на открытом воздухе: от снежков и катания на санках, коньках, лыжах до лепки снежных баб, взятия снежных городков и катания на тройках. Если вы организуете праздник в собственном офисе, то также возможны интересные игры и «елка» для повзрослевших детишек.

Что еще нужно для организации праздника?

Желание повеселиться, активисты, идея, план или сценарий праздника.

Идея - самая сложная и творческая задача. Здесь важно учесть следующие факторы:

  • количество участников;
  • возможности территории;
  • технические возможности.  

Понятно, что если принять участие в развлекательной программе смогут три человека, то нет нужды в сцене, и напротив: если весь дружный коллектив в количестве 20 человек выйдет разом на сцену, то смотреть будет некому.  Идея должна соответствовать коллективным настроениям, и если все сотрудники хотят принять участие в представлении, тогда и действие должно охватывать всех поочередно, но тогда и сцена не нужна -  капустник будет идеальным вариантом.

Идеи лучше генерировать коллективно, изучив имеющийся опыт и литературу, посмотрев сайты, собрав максимум любопытного; после анализа всех вариантов можно выбрать что-то одно, самое интересное.

Итак, если вы определились с идеей и утвердили общий замысел, то пора переходить к написанию плана вечера и сценария.

Если вы решились на представление или капустник, сценарий будет объемным, сложным и требующим репетиций. Если представление вам не по силам и развлечения ограничатся играми, то сценарий может быть представлен в качестве подробного плана вечера. На базе плана пишется программа (краткое изложение плана вечера по времени), которая  рассылается всем приглашенным.

Немного о сценарии

Если в коллективе много творческих и активных людей, организуйте представление.  Разработайте сценарий, возьмите за основу любую пьесу (лучше хорошо известную) или придумайте свой сюжет. Воспользоваться готовой пьесой полезно хотя бы для того, чтобы  использовать ее как шаблон для написания сценария.

Например, в качестве образца возьмем пьесы Шекспира. В его сюжете нередко присутствует театр. Театр - балаган, актеры - любители, представление - утрированное шутовство. Замахиваться на «Короля Лира» не стоит, а представить пьесу в стиле средневекового театра-балагана вам вполне по силам.  

Загляните в детские книжки или на сайты для детей. Там можно почерпнуть много разнообразных идей: от кукольных представлений до тематических театрализованных импровизаций.

Распределите роли или номера. Желательно все-таки, чтобы у вашей новоиспеченной труппы был режиссер. Обязательно репетируйте. Главный фактор успеха театральной затеи - творчески активный коллектив. В данном случае как нельзя более уместны импровизация и экспромт. Но без заблаговременной организации такого действа не обойтись: должна быть возможность сбора на репетиции, коррекции планов и сценария в зависимости от занятости сотрудников.

Одна из самых простых идей для развлекательной программы - это «Елка». Все в детстве видели это новогоднее представление и подавляющему большинству оно нравилось. Все помнят примерный сценарий. Приходят Дед мороз со Снегурочкой, хором декламируют: «Елочка, зажгись!» и раздают детям подарки за лучший костюм, рассказанный стишок или пропетую песенку; потом все гурьбой водят хоровод вокруг елки с песенками и  в заключении идут смотреть представление на новогоднюю тему.  

Так и реализуем: приходит Дед Мороз со Снегурочкой (хорошо, если один из них - шеф). После приветственно-поздравительной речи и пожеланий под бокал шампанского раздаются подарки.

Можно это подать более ярко, например, сопровождать каждый подарок четверостишием с описанием получателя, а весь коллектив угадывает, кто это, и после правильного ответа подарок вручается. Или как в детстве: Дед Мороз загадывает загадку, а кто отгадывает, тот и получает подарок (но не больше одного в одни руки).

После раздачи подарков настанет время перейти к столу, а уже после трапезы – приступить к развлечениям.

Итак, в продолжение «Елки», если ваши возможности позволяют, переходим к праздничному представлению. Если в коллективе ярко выраженные актерские способности никто не проявляет, вполне можно обойтись играми.

Игры способны охватить всех желающих - каждый член коллектива почувствует себя и участником, и наблюдателем одновременно.

В соревнования и конкурсы вовлекают всех желающих, игры могут быть индивидуальными или командными. Их можно придумать преогромное количество: от профессиональных до детских; от банальных до вычурных; от интеллектуальных до спортивных. Главное, чтобы это было увлекательно и интересно, а конкурсы можно чередовать.

Что можно интересного придумать в офисе?

Соревнования: 1. кто быстрее соберет головоломку, разгадает кроссворд, отгадает загадки; 2. кто быстрее соберет паззл, например, из разорванного документа (приказ о премии) и озвучит его; 3. кто быстрее соберет рассыпавшийся документ без пронумерованных страниц; 4. кто быстрее соберет самолетик  из бумаги и дальше его запустит; 5. кто более меткий по броскам в мусорную корзину; 6. забеги, заезды: в туфлях на шпильках, на офисных креслах, с папкой «Дело» на голове, с подносом с кофе, в мусорных мешках и т.д.  

Конкурсы: 1. чье четверостишие в честь шефа и/или секретаря изящнее; 2.  лучший портрет шефа или Деда Мороза из скрепок;  3. на более правдоподобное изображение принтера, микроволновки или швабры; 4. детского стишка или песенки.

Участники конкурсов будут соревноваться более азартно, если появится дополнительный козырь – призы.

Призы могут быть такими (в зависимости от ваших возможностей): материальные (бутылка шампанского, пачка бумаги, шапка Деда Мороза, оплата такси до дома после праздника и т.п.) или нематериальные («сто поцелуев принцессы» - принцессу можно выбрать на конкурсе или назначить ею Снегурочку; индульгенция на 7 опозданий в месяц;  право внеочередного прохода к шефу и т.п.).

Только не надо устраивать банальных соревнований, так почему-то любимых некоторыми, кто больше выпьет или съест. Это может быть чревато весьма серьезными последствиями.

Массу всего интересного и забавного может придумать любой. Разошлите письмо сотрудникам с просьбой предлагать мысли и идеи – вы удивитесь, насколько неисчерпаема может быть фантазия ваших коллег.

Надеемся, наши советы помогут вам  устроить достойный и запоминающийся праздник для коллектива вашей организации. Удачи вам! Дерзайте!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль