Как подготовиться к публичному выступлению?

22

Вопрос

Как подготовиться к публичному выступлению и нейтрализовать возможные форс-мажоры (поломка компьютера, потеря голоса, сковывающее волнение и др.)?

Ответ

Вовсе не обязательно быть «звездой» сцены, чтобы эффективно использовать приемы ораторского искусства. Даже если вам приходится зачитывать доклад перед коллегами или общаться с клиентами, вам пригодятся навыки публичных выступлений.

Умение простыми словами объяснить сложные вещи, вдохновлять, оказывать незримое влияние, перетягивать на свою сторону, бороться с возражениями – это все входит в понятие публичного выступления и эффективного общения в целом.

Поэтому в работе секретаря и офис-менеджера мастерство публичных выступлений поможет вам избежать неловкости и верно донести свои мысли до собеседников.

Даже если вы отлично подготовились, то все равно можете столкнуться со многими трудностями во время выступления. Это и избыточное волнение, и технические неполадки, и плохое самочувствие, и «трудные» участники. Чтобы все это не выбило вас из колеи, следует быть во всеоружии и знать, что делать в сложных ситуациях. Рассмотрим каждую часто встречающуюся проблему подробнее.

«Трудные» участники

Во время выступления наибольшие сложности у ораторов возникают при взаимодействии с аудиторией, особенно с так называемыми «трудными» участниками. Есть несколько типов таких слушателей. Если вы вовремя распознаете этих людей, то сможете быстро их «нейтрализовать».

Главное, на что следует настроиться перед выступлением: именно вы диктуете аудитории правила поведения, а не наоборот.

Вы - основное действующее лицо мероприятия. Вы ведете за собой слушателей. Станьте таким лидером.

И если кто-то начинает мешать вам, то чаще всего этим человеком движет чрезмерное желание побыть в центре внимания и получить хотя бы немного признания со стороны вас и аудитории.

Типы «трудных» слушателей

  • «Шептуны». Они пришли не вас послушать, а друг с другом поболтать, при этом мешая остальным участникам.
  • «Болтуны». В отличие от «шептунов» общаются со всем залом, а не только друг с другом. Часто – подчеркнуто громко, чтобы привлечь к себе больше внимания.
  • «Спорщики». Этих хлебом не корми, только дай возможность предать сомнению любой тезис, даже самый очевидный.
  • «Кобры». Самые, на мой взгляд, сложные участники. Они в самом начале вашего выступления могут задать каверзный вопрос. Следующая стратегия их поведения зависит от правильности вашей реакции. Справитесь – они будут на вашей стороне и защитят от других «трудных» участников. Не справитесь – «кобры» тут же превратятся в «спорщиков» и не успокоятся, пока не замучают вас.
  •  «Несчастные». Постоянно жалуются на что-нибудь. То у них файл не открывается, то упражнения не получаются, то из форточки дует… И вообще – все в жизни складывается не так.
  • «Эксперты». Они считают, что знают тему выступления лучше вас. И, естественно, постараются убедить в этом аудиторию.

Игнорировать участников, которые мешают вашему выступлению, нельзя. Существуют как мягкие варианты работы с такими участниками, так и радикальные меры.

К мягким вариантам можно отнести следующие действия:

  • Уделить «трудному» участнику больше внимания, похвалить его за умный вопрос или важное дополнение.
  • Напомнить о правилах, если вы или ведущий мероприятия оговорили их в начале.
  • Пообещать ответить на вопрос в частном порядке после выступления, так как отведенное вам время ограничено.
  • Присвоить человеку особую роль.

Например, на очных тренингах и конференциях я при необходимости делаю такой ход: назначаю «эксперта» помощником «неудачника», а «спорщика» или «болтуна» - надзирателем за «шептунами».

Если не удается договориться с «трудным» участником по-хорошему, то придется прибегнуть к крайним мерам:

  • Поинтересоваться у аудитории: «Кому еще интересен вопрос Геннадия?». Будьте уверены, что большинство участников, которые хотят спокойно послушать ваше выступление без лишних ремарок, ответят: «Никому!».
  • Предложить вашей «помехе» самой выступить в роли оратора. 

Скорее всего, участник откажется и замолкнет. А если он и рискнет занять ваше место, обычно публика вскоре освистывает неудачливого оратора, и вы сможете продолжить выступление.

  • Попробуйте урезонить нарушителя такой фразой: «Если вам эта тема неинтересна, то погуляйте минут 15, потом возвращайтесь – мы как раз перейдем к следующему вопросу». После таких слов у буйного слушателя будет два варианта: уйти (и потерять желанное внимание аудитории) или перестать вас донимать.
  • Наконец, если вы видите, что человек психически нездоров или крайне агрессивен к вам и другим участникам, то единственный вариант – попросить его удалиться или даже вызвать охрану.

Если вы будете следовать вышеизложенным советам, то никакой даже самый «трудный» участник не испортит ваше выступление и не выбьет вас из колеи.

Борьба с излишним волнением

Многие люди сталкиваются с таким явлением как избыточное волнение перед речью и во время нее. Особенно если опыт публичных выступлений пока небольшой.

Волнение у всех проявляется по-разному: кто-то краснеет, у других трясутся руки, у третьих начинает дрожать голос. Есть люди, которые вообще не могут произнести ни слова.

Если стараться не думать о страхе, то срабатывает обратный принцип. Так уж мы устроены, что для достижения желаемого эффекта бывает необходимо действовать абсурдно и в прямо противоположном направлении.

Поэтому можно использовать известный совет Ходжи Насреддина «не думать о белой обезьяне». Поверьте: после этой фразы, вы будете думать только о ней. А если серьезно, то сосредоточьтесь не на своих эмоциях, а на фактах, связанных с вашей речью. Когда голова занята цифрами и терминами, вы просто не вспомните о душевном волнении и страхе перед публикой.

Используйте еще один психологический прием: разрешите себе ошибаться. Идеальных ораторов не существует.

Даже самые опытные спикеры (политики и «звезды» эстрады) могут занервничать, забыть нужное слово, закашляться или забавно оговориться. Однако они понимают, что все это – всего лишь небольшая неприятная ситуация, и не стоит на ней зацикливаться.

В борьбе с излишним волнением прекрасно помогают медитации и аутотренинги. Выполняйте их регулярно, тогда в нужный момент вы легко войдете в состояние спокойствия и уверенности в себе. А перед самым выходом к аудитории сделайте 4-5 медленных глубоких вдохов и выдохов, чтобы окончательно успокоиться.

Плохое самочувствие

Болезнь, как известно, всегда приходит не вовремя. Можно много говорить о необходимости следить за своим здоровьем, вести правильный образ жизни, заниматься профилактикой простудных заболеваний, закаливанием и т.д. Но что делать, если прямо перед выступлением вы занемогли: повысилась температура, пропал голос, начался сильный насморк или появилась резкая боль в желудке?

В подобной ситуации есть два основных решения:

  • отменить (перенести) выступление;
  • выступать, несмотря ни на что.

Выбор зависит от нескольких факторов, среди которых:

  • тяжесть вашего состояния;
  • важность выступления;
  • наличие возможности перенести его;
  • наличие коллеги, который может вас заменить.

Взвесьте все за и против, это поможет вам принять верное решение.

Обязательно задайте себе вопрос: «Чего я стараюсь избежать при помощи этого недомогания?». Мне известно много случаев, когда честный ответ помогал справиться с подступившей болезнью очень быстро или даже мгновенно.

Ведь если простуда или пищевое отравление помогают вам отказаться от ближайшего выступления, они вернутся и перед следующим. Не проще ли один раз проработать свои страхи, чем каждый раз «включать» психосоматические болезни и стать завсегдатаем аптек?

Нейтрализация прочих форс-мажоров

Во время выступления вы можете столкнуться и с другими неприятными ситуациями. Рассмотрим каждую из них.

Перестал работать микрофон. Придется обходиться без него и рассчитывать только на силу голоса. При этом стоит попросить аудиторию вести себя тише, чтобы всем было хорошо слышно вашу речь. Уместно будет обратить все в шутку: «Техника не выдерживает нашего эмоционального накала!».

Не работает видео (презентация). Главное - не паниковать. Аудитория должна оставаться в уверенности, что вы контролируете ситуацию. При возможности заранее приготовьте флипчарт или доску. Если выступаете перед небольшой аудиторией (до 8-10 человек), достаточно иметь под рукой несколько листов формата А4.

Если в ходе выступления возникла проблема с электронными видео-устройствами, то не пытайтесь исправить ее самостоятельно. Объясните слушателям, что вы временно перейдете к другому виду представления информации. Нарисуйте основные схемы на доске или бумаге, а в перерыве попросите технический персонал устранить поломку.

Большинство слушателей опаздывает. В такой ситуации самым верным будет начинать выступление вовремя (чтобы не заставлять ждать уже собравшихся), но к основной части доклада переходить, когда соберется большая часть участников. Тогда вновь прибывшие смогут легко вникнуть в суть вопроса, а не станут переспрашивать у соседей.

Мешает внешний шум. Игнорировать гул отбойного молотка или репетицию духового оркестра в соседнем помещении не получится при всем желании. Поэтому можете пошутить по этому поводу - возможно, слушатели станут обращать на помехи меньше внимания.

Публичные выступления – «зверь», укротить которого полностью в ваших силах. Если вы научитесь справляться с волнением, договариваться с «трудными» участниками, решительно действовать в форс-мажорных ситуациях, то это поможет вам плодотворно общаться с клиентами и сотрудниками.

Удачи!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль