В чем причины возникновения рисков при внедрении ECM-системы?

20

Вопрос

Наличие каких особенностей в области документооборота компании может служить причиной для возникновения рисков при внедрении ECM, т.е. в каких случаях внедрять систему настоятельно не рекомендуется?

Ответ

ECM-систему не рекомендуется внедрять, если она не сможет обеспечить какие-то требования предприятия: к примеру, безопасности информации, оперативности взаимодействия, соблюдения исполнения регламентов внутренних процессов (когда сотрудники не могут подстроиться под четкие регламенты), также внедрение не рекомендовано, если оно просто экономически не выгодно компании.

Немного конкретики: может быть не рекомендовано внедрять систему, когда документы, проходящие согласование, требуют «живых» подписей со всеми согласующими. Это, однако, не говорит о том, что систему однозначно не стоит внедрять. Но очевидно понижение эффективности использования системы.


Более подробно о конфиденциальном делопроизводстве вы можете узнать в статье.


Например, раньше многие компании избегали автоматизации кадровых процессов, поскольку кадровые документы всегда требуют «живых» подписей. Таким образом, в результате автоматизации мы получаем два круга согласования вместо одного: сначала согласуем документ в электронном виде, а потом требуется собрать еще и подписи на бумажный аналог. Однако и в этой ситуации все еще актуально хранение всех документов в электронном виде в архиве системы. Поэтому эффективность, безусловно, остается, просто она ниже, чем могла бы быть.

Также вряд ли имеет смысл внедрение системы в организацию с небольшим количеством сотрудников, разве что если нагрузка у каждого очень высока и объем документооборота внушительный. Однако при наличии конфиденциальной информации механизм разграничения прав доступа будет оправдывать внедрение системы даже в небольшой организации. Но степень конфиденциальности бывает разная: есть компании, в которых сотрудник знакомится с документом ограниченное время, по предварительному уведомлению, под расписку и в закрытой комнате. Такого уровня конфиденциальности система, конечно, обеспечить не сможет.

Вряд ли стоит внедрять ECM-систему, если компания не понимает, зачем она ей нужна. В этом случае как раз полезно общение с консультантами по внедрению, которые смогут проанализировать актуальность системы для конкретной компании.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.42%
  • Делопроизводство 15.83%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.83%
  • Имидж секретаря 10.83%
  • Деловой этикет 11.25%
  • Карьерный рост 7.92%
  • Документооборот 17.5%
  • Электронный документооборот 15.83%
  • Архивное дело 82.92%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль