Каковы форматы писем иностранным партнерам на английском языке?

148

Вопрос

Каковы основные форматы и реквизиты писем иностранным партнерам на английском языке?

Ответ

Переписку как форму коммуникаций можно разделить на:

          1. Формальную, к которой относятся:

письма, внутренняя переписка (memorandum - memo), факсы, сообщения электронной почты, резюме и отчеты.

          2. Прочую, которая включает:

пресс-релизы, поздравительные открытки, корпоративные газеты, журналы, буклеты и т.п.


Подробнее об отличии форматов PDF от PDF/A мы написали в материале по ссылке.


 Первая группа подразумевает соблюдение более-менее определенных правил, в то время как вторая группа свободна от какого-либо регулирования. Несмотря на широкое  использование сообщений электронной почты для согласования и решения оперативных вопросов, письма продолжают играть большую роль, даже если они пересылаются в электронном виде.

Правила для первой группы могут устанавливаться на международном, государственном или корпоративном уровне, к примеру:

  • на международном уровне установлены стандарты:

ИСО 8439:1990 "Конструкция бланков. Основная схема расположения" (ISO 8439:1990 Forms design - Basic layout);

  • на национальном:

Интересная информация о организации совещаний размещена здесь.


ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

  • на уровне предприятий и организаций:

Правила оформления документов в Администрации Президента Российской Федерации, утвержденных распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 18 декабря 1999 г. № 1917; Руководство по переписке в правительстве США (U.S. Government correspondence manual, 1992).

Официальные письма оформляются на бланках. Требования к бланкам на международном уровне устанавливает стандарт ИСО 8439:1990 "Бланки. Основная схема составления*" (ISO 8439:1990, Forms design - Basic layout). Для бланков писем используется формат бумаги А4. На бланке выделяется область текста и поля. Параметры полей и текстовой области определены в ИСО 3535:1977 «Структура бланков и схема расположения» (ISO 3535:1977. Forms design sheet and layout chart). Размеры текстовой области для формата А4 составляет 183´280 мм., а размеры полей следующие: левого - 20 мм., верхнего - 10 мм., нижнего и правого полей - по 7 мм.

Из каких же элементов (реквизитов) состоит деловое письмо в зарубежной (англоязычной) практике и как они должны располагаться на листе?

Для нас это достаточно важные вопросы, поскольку будучи воспитанными на рекомендациях ГОСТов (например, ГОСТа Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), мы очень щепетильно к этому относимся.

Формы делового письма

В практике деловой переписки устоялись три основные формы деловых писем в зависимости от расположения элементов, которые можно встретить в современной переписке:

1.     Форма с отступами (полублочная форма).

2.     Измененная блочная форма.

3.     Блочная форма с открытой пунктуацией – упрощенный формат.

Рассмотрим все три формы подробнее на конкретных примерах.

Форма с отступами

Форма с отступами характерна для американской практики деловой переписки, она предполагает, что:

  • каждый абзац в теле письма начинается с красной строки;
  • адрес отправителя (если письмо печатается не на бланке), дата, заключительная фраза  и строка подписи начинаются от  середины листа ближе к правому краю страницы;
  • в теле письма каждый абзац печатается через строку от предыдущего;
  • часто после обращения можно встретить знак двоеточия «:» (двоеточие ставится в американской практике, а в европейской – запятая).

Письмо-приглашение для получения визы (форма с отступами)

Каковы форматы писем иностранным партнерам на английском языке?

               Mertings & Co

               1405 North First Avenue 
                           St. Chariles, IL 60174
                           USA
                           Tel:  7 499 444 3760
                           Fax: 7 499 377 3794

               February 1, 2013

Consulate General of  the USA

Consular Section

Furshtadskaya st., 15
St. Petersburg 191028
Russia

          Dear Visa Officer:

          We are cordially inviting Savelieva Valentina, Vice President, DocRec Consulting  to visit the USA on Monday May 30 through May 16, 2013. During this trip she will meet with our company representative to discuss business matters.

        Mertings & Co assumes all financial responsibility for any debts incurred by Savelieva Valentina while traveling on business in the USA.

        I appreciate your prompt attention to this matter.

Yours sincerely,

LDART

Larry N. Dart, 

Senior Vice President

Измененная блочная форма 

Измененная блочная форма отличается от формы с отступами собственно тем, что в теле письма абзацы не начинаются с красной строки. А в остальном они идентичны:

  • адрес отправителя, если письмо пишется не на бланке, располагается справа от середины листа;
  • дата располагается под адресом отправителя через одну строку также от середины страницы;
  • адрес получателя располагается ниже даты от левого поля страницы;
  • под адресом через одну строку располагается обращение;
  • в теле письма каждый абзац печатается также через строку от предыдущего;
  • заключительная фраза, подпись и расшифровка подписи печатаются также через строку после тела письма, начиная от середины страницы, ближе к правому краю.

Письмо-напоминание от заказчика (измененная блочная форма)

Optika Shop

Crontesberget 14 

Avesta 41603

Sweden

Tel:  7 499 444 3760

Fax: 7 499 377 3794

February 1, 2013

Ms Miucca Gozzoni
Sheldon Fasion

Via Camollia 5
Siena 12244
Italy

Dear Ms Gozzoni

ORDER 123

We send the above-mentioned order for sunglasses to you on 10 January 2013 but we have still not received it.

Please could you tell us when you can deliver it.

Yours sincerely,

MKARLS

MaGNus Karlsson, 

General Manager

Блочная форма с открытой пунктуацией

Блочная форма с открытой пунктуацией отличается от других форм делового письма тем, что абсолютно все ее элементы начинаются от левого поля страницы, даже если письмо печатается не на бланке. Каждый элемент здесь также печатается с новой строки, а между элементами делается отступ в одну строку.

Современный подход использования блочной формы с открытой пунктуацией предполагает отсутствие пунктуации (то есть мы не ставим запятые и какие-либо другие знаки препинания) там, где она традиционно используется, а именно:

  • после обращения (Dear…);
  • после вежливого заключения (Yours sincerely).

После форм обращений Mr, Mrs, Ms, согласно последним тенденциям, точка не ставится ни в одной из форм делового письма.

Сегодня существует тенденция перехода в оформлении писем именно на эту форму, поскольку она самая простая, а отсутствие отступов и пунктуации, заложенное в ее основу, сокращает время печатания документа, что очень актуально в современной динамичной бизнес-среде. Пример блочной формы с открытой пунктуацией мы рассмотрим ниже.

Тем не менее, в каждой компании может быть принята своя форма. Самое главное  - быть последовательными и придерживаться при ведении  деловой переписки выбранной формы.

Элементы  (реквизиты) делового письма и их расположение

Рассмотрим элементы делового письма на примере блочной формы с открытой пунктуацией. Приведенные выше примеры не содержат всех возможных элементов делового письма, соответственно, не все реквизиты являются обязательными. В примере ниже приведены все возможные реквизиты

Пример письма блочной  формы с открытой пунктуацией

Mertings & Co

1405 North First Avenue 
St. Chariles, IL 60174
USA
Telephone:  1 499 444 3760
Facsimile: 1 499 377 3794

Каковы форматы писем иностранным партнерам на английском языке?

2 May 2013

Re: Your letter dated 11 April 2013

PERSONAL

Mr Mickele Sonnings

Manager

NML & Co

15, Rue Avenont

Lyon, France

Phone +03223233223

mickson@email.com

Dear Mrs Sonnings

APPOINTMENT WITH EXPORT MANAGER

Mr Alan Ronde, our Export Manager, will be in Lyon at the beginning of next week. He will telephone you as soon as he arrives to arrange a time for an appointment.

Mr Ronde is very much looking forward to meeting you.

Yours sincerely

JAMILLS

Julien Annette Mills

Secretary to the Export Manager

JAM/AL

Enc Draft agenda

Copy Jannet Pomme, Purchase Manager

Адрес автора / Бланк письма

Дата

Ссылка на инициировавший документ

Отметка о конфиденциальности письма

Имя адресата

Адрес получателя

Обращение

Заголовок к тексту

Тело письма

Вежливое заключение

Подпись

Имя автора

Должность, подразделение автора

Идентификационные инициалы

Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии копий

Перечислим некоторые характерные черты письма блочной формы с открытой пунктуацией.

1.     Деловые письма пишутся на бланках организации. В случае написания письма частным лицом, адрес отправителя печатается от левого поля страницы.

2.     Поскольку в разных странах приняты разные форматы даты, дату нужно писать полностью, месяц - словом, а для указания числа использовать не порядковые числительные, а количественные, например:

Американский формат - April 22, 2014

Общий международный формат - 22 April 2014

3.     Ссылка на инициирующий документ является дополнительным элементом и располагается под датой. Он используется, если есть система регистрации входящих писем или необходимо указать письмо, на которое дается ответ, так, чтобы это было понятно адресату. Но поскольку жестких правил по оформлению этого реквизита нет, можно использовать правила, принятые именно в вашей организации, например, указывать дату и номер.

Можно использовать слово «dated», то есть «датированный»  (по аналогии русского «от»).

Re: 7/715  11 Мау 2014

Re: 7/715 dated 11 Мау 2014

Re: Your letter dated 11 May 2014

4.     Отметка о конфиденциальности письма является необязательным элементом, пишется заглавными буквами, может быть также выделена жирным начертанием и должна быть также обязательно нанесена на конверт. Возможные варианты:

Английский  вариант

Русский вариант

PERSONAL

Лично

CONFIDENTIAL

Конфиденциально

PRIVATE AND CONFIDENTIAL

Частное и конфиденциальное

STRICTLY CONFIDENTIAL

Строго конфиденциально

5.     Имя /должность адресата. В данном реквизите указывается имя и фамилия человека, которому адресовано письмо, а также его должность. Обратите внимание на то, что ни после имени, ни после наименования должности нет знаков препинания.

Если имя адресата не известно, соответственно, оно не указывается, а указывается только должность. Если неизвестна и должность, то может использоваться фраза To Whom It May Concern (Заинтересованным лицам).

6.      Адрес получателя указывается сразу после должности адресата (без отступа в одну строку). В первой строке указывается номер дома/строения и улица. Во второй – регион/город и почтовый индекс. В последней строке указывается страна. Адрес и название компании-получателя следует писать так, как он указывается самой компанией/организацией, соответственно, сокращения возможны только в том случае, если они используются самой компанией. Например:

Robert Bosch GmbH

Corporate Communications

Postfach 10 60 50

D-70049 Stuttgart

Phone: +49 (0)711 811-0

Deutschland

Relations Clientèle PEUGEOT

Case courrier 500 - BP 0116

75761 PARIS cedex 16

FRANCE

7.     Обращение.

Если известно имя:

Английский вариант

Русский вариант

Комментарий

Dear Mr Julien Mills

Уважаемый господин

Mr [Каковы форматы писем иностранным партнерам на английском языке?] - мистер, господин (обращение к адресату мужского пола, ставится перед фамилией или названием должности)

Dear Mrs Susan Jones

Уважаемая госпожа

Mrs ['misiz] - миссис, госпожа (обращение к замужней женщине)

Dear Miss Susan Jones

Уважаемая госпожа

Miss [mis]- мисс, госпожа (употребляется при вежливом обращении к девушке или незамужней женщине)

Dear Ms Susan Jones

Уважаемая госпожа

Ms [miz] - госпожа (ставится перед фамилией замужней или незамужней женщины, т.е. употребляется независимо от семейного положения)

Dear Dr Julien Mills

Уважаемый доктор

Употребляется в случае наличия у адресата соответствующей степени

The Reverend Julien Mills

The Honorable Julien Mills

Преподобный

Достопочтенный

Подобные обращения применяются в особых случаях. Обратите внимание на использование определенного артикля

Dear  Julien Mills

Дорогой Жюльен Миллс

Если префикс обращения неизвестен, его можно не указывать, но лучше по возможности выяснить, как следует обращаться к получателю письма

Если имя не известно:

Английский вариант

Русский вариант

Комментарий

Dear Sir/Sirs

Уважаемый господин/Уважаемые господа

Если фамилия адресата мужского пола неизвестна, то употребляется Sir (Sirs используется при обращении к нескольким лицам мужского пола)

Dear Madam

Dear Mesdames

Уважаемая мадам/госпожа

Уважаемые мадам/госпожи

Madam (Mesdames при обращении к нескольким женщинам) является наиболее официальным обращением к женщине. Данную форму можно назвать языковым эквивалентом Sir, поскольку она также используется, когда фамилия адресата неизвестна. Также данная форма употребляется в письменной речи по отношению к женщине, занимающей официальный пост, с названием должности (Madam Chairman - Госпожа председатель!)

Dear Sir or Madam

Уважаемый(ая) господин/госпожа 

Употребляется в случае, если неизвестно, какого пола адресат

Dear Sirs/Mesdames

Уважаемые дамы и господа

Наиболее оптимальное обращение к группе людей, состоящей из мужчин и женщин

8.     Заголовок к тексту отражает основной смысл письма и пишется заглавными буквами.

9.     В теле письма каждый абзац начинается с новой строки, а между абзацами делается отступ в одну строку для улучшения читаемости текста.

Если выбирается традиционная форма с использованием пунктуации, то до и после тела письма следует сделать отступ в две строки.

10. Вежливое заключение включает, как правило, следующий текст:

Английский вариант

Русский вариант

Комментарий

Yours faithfully

Искренне Ваш(а)

Британский вариант, используется, если элемент 7  (обращение) не включает имя собственное адресата

Yours sincerely

Искренне Ваш(а)

Общепринятый вариант, т.е. если элемент 7 (обращение) включает имя собственное адресата

Возможны также следующие варианты:

Английский вариант

Русский вариант

Комментарий

Sincerely

Искренне Ваш(а); С искренними пожеланиями

Эта краткая форма подходит для любых случаев и соответствует общей тенденции к упрощению

Respectfully yours

С уважением, Ваш(а)…

Очень формальный вариант

Very truly yours

Со всей искренностью, Ваш(а)…

Вежливый и нейтральный американский вариант

Yours sincerely

West Springs Hall

С искренними пожеланиями,

Вест Спрингс Холл

Если письмо написано от лица компании и в тексте письма использовались «we», «us» и т.п., то на следующей строке после вежливого заключения может быть указано название компании

11. На подпись отводится как минимум три строки, и она также размещается от левого поля.

12. Имя может быть указано как строчными буквами, начиная с заглавной, так и прописными. Возможны следующие варианты:

Оформление подписи

Комментарий

JAMILLs

Julien Annette Mills (Mrs)

Secretary to the Export Manager

После имени в скобках может быть указан префикс вежливого обращения, если автор – дама. Соответственно: (Mrs)  или (Miss). Если автор господин, то (Mr)  не ставится

Oliver Gacker

for Larry N. Dart, 

Senior Vice President

Если письмо за адресата подписывает другой человек, то перед именем того, от кого адресуется письмо, ставится «for» (за…)

13.  Должность и иногда подразделение автора письма указываются непосредственно под именем, без отступов.

14. Инициалы являются необязательным элементом. Они оформляются следующим образом: инициалы автора письма и через косую черту (слеш) инициалы служащего, печатавшего документ. Возможные варианты:

Оформление инициалов

Комментарий

AD

Если автор сам печатал письмо, вторые инициалы не указываются

AD/al

Инициалы служащего, печатавшего письмо, могут быть указаны строчными буквами, но это менее приемлемый вариант

p.p. P. Name

«р.р.» - «per pro» (лат. – по доверенности), после чего указывается имя служащего, печатавшего документ. Является устаревшим вариантом

15. Отметка о наличии приложений является необязательным элементом и может быть представлена в следующих вариантах:

Оформление приложений

Комментарий

Enc: Certificate of Origin

Order Form

Наиболее привычный для нас вариант, когда после сокращения «Enc.» (от Enclosure - приложение) указываются прилагаемые документы

Enclosure: Purchase Order No. 356

Вместо сокращения «Enc.» может использоваться Enclosure (полностью)

Enclosure
Enclosures: 3

Enclosures (3)

2 Enclosures

Варианты,  в которых не указываются прилагаемые документы, а указывается только их количество, если их больше одного

16. В письме может стоять отметка о наличии его копий с указанием тех лиц, которым они были отправлены.

Оформление отметки о наличии копий

Комментарий

Copy Jannet Pomme, Purchase Manager

Наиболее приемлемый вариант для писем с открытой пунктуацией

CC: Jannet Pomme

cc: Jannet Pomme

«СС»  означает «courtesy copy/copies» (англ. - авторский экземпляр), то есть в нашем понимании копия документа

РС: Jannet Pomme

рс: Jannet Pomme

«РС»  - photocopy (фотокопия), то есть копия, сделанная с использованием копировально-множительной техники

Продолжение письма на второй и последующих страницах

Если письмо достаточно длинное и не помещается на одну страницу, то на второй и последующих страницах указывается номер страницы, повторяются дата и имя адресата.

Вторая страница письма

2

28 April 2014

Mr Mickele Sonnings

Mr Alan Ronde, our Export Manager, will be in Lyon at the beginning of next week. He will telephone you as soon as he arrives to arrange a time for an appointment.

Mr. Ronde is very much looking forward to meeting you.

Yours sincerely,

JAMILLS

Julien Annette Mills

Secretary to the Export Manager

JAM/AL

Enc Draft agenda

Copy Jannet Pomme, Purchase Manager

Номер страницы

Дата

Имя адресата

Продолжение текста письма должно иметь менее трех строк и обязательно начинаться с нового абзаца

Вежливое заключение

Подпись

Имя автора

Должность, подразделение автора

Идентификационные инициалы

Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии копий

Если используется не полная блочная форма с открытой пунктуацией, а измененная форма или форма с отступами, то обязательные элементы второй и последующих страниц письма могут располагаться  в верхней части листа следующим образом:

Mr. Mickele Sonnings

Рage 2

April 27 2014

Итак, подведем итог: у нас есть три варианта расположения элементов (реквизитов) письма: форма с отступами, модифицированная блочная форма и блочная форма с открытой  пунктуацией. Самой современной является последняя: ее использование значительно экономит время при подготовке письма. Тем не менее, компания может выбрать любой другой удобный для себя вариант. Самое главное - быть последовательными и придерживаться единообразного формата и стиля оформления деловых писем.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль