Как написать заказ на поставку товара для англоязычных партнеров?

25

Вопрос

Как написать заказ на поставку товара или услуг для англоязычных партнеров?

Ответ

Письмо-заказ, как правило, пишется на официальном бланке компании, с обязательным указанием даты и номера заказа. Размещение заказа начинается с составления: а) сопроводительного письма, которое по-английски называется covering letter, где покупатель подтверждает условия платежа, доставки, скидок, требования к упаковке; б) самого заказа, который размещается на специальных  бланках, по-английски  –  purchase order form.

Для краткости заказ будем называть PO – purchase order.  Ведь вы уже привыкли вместо слова прейскурант использовать price list, так как оно точнее передает содержание документа.

Цель написания PO – предоставить продавцу подробную информацию для осуществления последующей продажи и поставки товара/услуг. Причем данное письмо является не только важным коммерческим и юридическим документом, но и носит строго отчетный характер, а следовательно, должно быть составлено с предельной точностью и вниманием к малейшим деталям. Правильно составленный  PO, с одной стороны, предполагает выполнение определенных условий со стороны покупателя в соответствии с договоренностями,  касающимися цен, количества, поставки, платежей и т.д., и с другой – защищает  продавца  на случай, если покупатель передумал приобрести товар или захочет  изменить условия заказа.

 В случае обнаружения хотя бы одной ошибки заказ аннулируется.

 Прежде чем перейти к сопроводительному письму и оформлению заказа, познакомимся со словами и выражениями, которые помогут вам в теме:

Английское  значение

Русский перевод

An order by sample

заказ по образцу

Urgent order

срочный заказ

Single-use/trial order

разовый  заказ

Back order

просроченный/не выполненный заказ

Fresh order

новый заказ

Provisional order

предварительный заказ

Purchase order

заказ на поставку

Blanket order

общий заказ

An order form

бланк заказа

Large quantity order

большой заказ

A covering letter

сопроводительное письмо

Electronic order

электронный заказ (вы находите шаблон и заполняете в компьютере)

An advice of dispatch

извещение об отправки груза

To carry out an order

исполнить заказ

To confirm an order

подтвердить заказ

To place/dispatch an order

разместить/отправить заказ  

To fulfil an order

исполнить заказ

To reject/refuse/turn down an order

отклонить заказ

To accept an order

принять заказ

To cancel an order

аннулировать заказ

Shipping method

способ погрузки

Shipping instructions

инструкции по отгрузке

Shipping documents

документы отгрузки

To take an order on the terms quoted

принять заказ на указанных условиях

Delivery date

дата поставки

Проверьте, как вы запомнили эти фразы и выражения.

Сопроводительное письмо – covering letter

Остановимся на основных темах, определяющих содержание covering letter:

1.     Оплата, методы оплаты.

2.     Сроки и условия доставки. 

3.     Упаковка (описание товара и то, что важно учитывать при упаковке).

Сопроводительное письмо открывается ссылкой на предыдущее письмо или телефонный разговор, согласно которому и производится заказ. В нем дается основная информация по товарам или услугам и подтверждаются договорные условия поставки.

Thank you for your reply of 4 July regarding communicators we wrote to you about… Enclosed you will find our official order (No C200040584) for 100 units.

Please find our enclosed Order No A40763 for 54 PC boards.

Your conversation of 13 August convinced me to place a trial order for blood testing sets you spoke about.

Please find enclosed our order No.RS 43971 for men’s spectacles in assorted designs and colours.

1.  Оплата. В этом разделе письма подтверждаются условия оплаты и обсуждаются скидки, которые вы готовы или не готовы принять.

We agreed that payments would be made against monthly statements.

We would like to confirm that payment is to be made by Letter of Credit.

We would like to thank you for the 5% quantity discount.

Although your discount of 5% disappointed us, we will place an order. It is essential that the goods are delivered before 17 September and we could start our work in time.

We have decided to accept the 10% discount you offered and terms of payment viz. documents against payment.

Мы лишь напомним, что внутри рынка методы платежей определяются степенью доверия между продавцом и покупателем.  Чаще используется открытый счет или оплата авансом. При осуществлении экспортно-импортных трансакций оплата обычно осуществляется против документов (условие оплаты товара, согласно которому покупатель производит платеж не при получении самого товара, а при передаче ему товарораспорядительных (отгрузочных) документов, указанных в договоре купли-продажи) или аккредитивом (documentary letter of credit или documentary collection or sight draft).

1. cash in advance – оплата авансом,  2. open account – открытый счет или   текущий банковский счет, 3. documentary Letter of Credit – аккредитивное письмо, 3. documentary collection or draft – тратта, переводной вексель, оплата против документов, 4. consignment sales – консигнация (вид, по которому комитент передает комиссионеру-агенту товар для продажи).

We would like to confirm that your payment is to be made by a Letter of Credit which we have already applied to the bank.

This is interest (процент) due to delayed payments order invoice No. 4603.

As soon as we have received your advice (зд. извещение) we will send a banker’s draft to your office.

Our bank has forwarded the relevant documents and sight draft for $ 2,362.50 to the City Bank.

2. Сроки и условия доставки. В этой части письма указывается  способ доставки и условия перевозки товара:

1. by sea – морем; 2. by air – воздушным путем; 3. by land – наземным способом.

 Также указывается название судна (имя перевозчика), время отправления и сроки прибытия судна с товаром.

Your order has been placed on board the SS Manitoba sailing from Shanghai on 12 August and arriving Vladivostok on 19 August.

We advise delivery by road to avoid constant handling of the consignment.

We would like to advise you that your order No. B3418 has been shipped on SS Manitoba and should reach you within the next ten days.

Please, remember that only air freight will ensure prompt delivery.

3. Рекомендации по упаковке. Здесь даются основные рекомендации по упаковке товара и мерах предосторожности при его пересылке.

Each unit must be individually wrapped and packed in straw.

We would like our consignment to be shipped in wooden crates and marked clearly with their name and the word “fragile”.

Please, make sure that the consignment of fabrics is wrapped carefully in tissue paper and packed securely and sent to our main depot at the above address in Moscow.

Сопроводительное письмо имеет стандартное окончание, где выражается пожелание дальнейшего сотрудничества или дается напоминание о том, что вы надеетесь на более конкретные шаги со стороны вашего партнера, как-то: новые заказы или дополнительную информацию.

We would appreciate delivery within the next four weeks and look forward to your acknowledgement.

We are sure you will be pleased with the consignment and look forward to your next order.

If there is any further information you require, please contact us.

If the goods sell as well as we hope, we shall send further orders in the near future.

Чтобы у вас сложилось более конкретное представление об этом виде письма – covering letter, предлагаем вам один из вариантов.

           Rumaco Inc.

             Russian Oil & Fat Company

building 2, #19, Sergei Makeev str., Moscow, 123 100            tel/fax (495) 206 0435, 206 0819

                                                                                 e-mail: info@rrumaco.ru

                   our ref: 169/VD       

                                                                                  Date: 01 September 2009  

Mr. J. Goodman

Sales Manager

Canadian Food Ingredients Ltd

23888 River Road

Maple RIDGE, 387

Canada

   Dear  Mr. Goodman,

Please find attached an order № 10003 for four food items.     

Thank you for your discount of 5%, although as your regular customer we hope to receive better terms next time.

Please, make sure that the food ingredients are packed carefully and securely and sent to our main depot at the above address in Moscow.

It is essential that the food items are delivered before 20 September as we discussed on the phone last week. Please, ensure the delivery by air freight. 

We have been dealing with you on a cash against documents basis for over a year and we would like to use the same terms of payment this time as well.

Please send us any further correspondence relating to shipment or payment to our main office with att: Sergey Mikhailov.

Как написать заказ на поставку товара для англоязычных партнеров?Yours Sincerely,

Как написать заказ на поставку товара для англоязычных партнеров? 

Sergei Mikhailov,

Sales Manager

Заказ – purchase order

После сопроводительного письма составляется заказ PO form. В офисах больших и малых используют разные формы и виды PO. Мы выделим три основных. Это:

1. Electronic purchase order – заказ в электронном виде, который вы найдете в интернете. Он соответствует международным стандартам электронного обмена данными.  

2. Single-use purchase order – бланк заказа разового применения или использования. Этот тип заказа, как правило, используется в офисах, где занимаются розничной торговлей. Single-use PO позволяет отследить движение заказанных товаров от продавца до покупателя и получение каждого из указанных в PO наименований.

3. Blanket purchase order – общий заказ как договор продажи определенных товаров/услуг без окончательного уточнения его количества и ассортимента в момент подписания сделки. Такая форма заказа обычно используется компаниями и организациями для отслеживания движения отправленных денег за выполненный проект или другие услуги. Используется данная форма также тогда, когда товар изготавливается под специфические нужды и требования покупателя.

Например, особый дизайн машины.

Образцы PO можно найти и в Microsoft Templates, и на многих сайтах, специализирующихся в составлении деловых писем, например: Business-in-a-Box.

Один из общепринятых образцов бланка, который вы можете скопировать из нашего журнала и использовать в своем офисе,  выглядит следующим образом:

                                          Purchase Order Form

[Your Company Logo]                                                      Purchase Order

[Street Address]

[City. ST.ZIP Code]

Phone: XXXXXXX

Fax: XXXXXXXX

Email: 

           

                                                                             Date: XXXXXX       

P.O. Number   XXXXXXX

           Customer ID   XXXXXXX

Vendor                                                               Ship To 

[Name]                                                               [Name]

[Company Name]                                                [Company Name]

[Address]                                                            [Address]

[ZIP or Post Code]                                               [ZIP or Post Code]

[Phone]                                                               [Phone]

[Fax]                                                                   [Fax]

[Email]                                                               [Email]

Shipping method

Shipping Terms

Delivery Date

Product Code

Product Name/Description

Quantity

Unit Price

Total

8877456

Product 1

3

40.00

$           120.00

8093465

Product 2

5

15.00

$             75.00

4438796

Product 3

2

75.00

$           150.00

5467834

Product 4

4

30.00

$            120.00 

2348789

Product 5

1

150.00

$             150.00

                                                                                                                 

Subtotal

Sales tax                                                    

Shipping /Handling Cost

Total



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.8%
  • Делопроизводство 14.9%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.2%
  • Имидж секретаря 10.2%
  • Деловой этикет 10.59%
  • Карьерный рост 7.45%
  • Документооборот 16.47%
  • Электронный документооборот 14.9%
  • Архивное дело 83.92%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль