Как правильно структурировать текст?

62

Вопрос

Мне необходимо часто составлять текст различных документов, отчетов, выступлений. А как правильно структурировать текст? Какие психологические приемы можно применить для этого?

Ответ

Познакомимся с двумя основными типами структуры текста – «вопросами журналиста» и «пирамидой».    

«Вопросы журналиста»


Вы узнаете больше об эмоциональном интеллекте, если перейдете в материал.


Это самый простой вариант для последовательного раскрытия практически любой темы. Его широко используют при создании писем, отчетов и статей, во время публичных выступлений и сдачи экзаменов.

Вопросы журналиста возникли благодаря сотрудникам «желтой» прессы. Когда они прибывали на место аварии или преступления и опрашивали свидетелей, те рассказывали об увиденном каждый по-своему. В итоге репортерам не всегда удавалось получить полную картину произошедшего для написания качественного материала в газету.

Постепенно журналисты выработали универсальный опросник, включающий 7 пунктов, который позволял подробно описать любую ситуацию. Вот эти вопросы:

Универсальный опросник

  1. Кто? / Что?
  2. Что делает? / Что происходит?
  3. Где?
  4. Когда?
  5. Сколько?
  6. Как? / Каким образом?
  7. Зачем? / Почему?

Можете смело использовать вопросы журналиста как при написании текстов, так и в качестве универсального чек-листа для уже готовых писем и отчетов.

Кейс «Письмо офис-менеджера»

Рассмотрим на примере, как можно использовать этот тип структурирования информации. Представим, что Светлане, новому офис-менеджеру ООО «Север-Юг», нужно написать электронное письмо, в котором она представится коллегам и сообщит им контактные данные.

Вопросы журналиста

Текст письма

1.         Кто? / Что?

Здравствуйте, уважаемые коллеги!

Меня зовут Светлана Ильина

2.         Что делает? / Что происходит?

Я новый офис-менеджер ООО «Север-Юг»

3.         Где?

в главном офисе (ул. Ленина, 16)

4.         Когда?

К исполнению обязанностей я приступаю с 1 сентября 2013 г.

5.         Сколько?

6.         Зачем? / Почему?

Моя цель – обеспечить для вас комфортную рабочую обстановку

7.         Как? / Каким образом?

Поэтому, пожалуйста, обращайтесь ко мне по всем вопросам, связанным с функционированием офиса. Звоните по тел. 123-45-67 или пишите на электронную почту s.ilyina@sever-yug.ru

Благодаря кейсу мы увидели, что не всегда нужно отвечать на каждый вопрос.

Например, Светлана пропустила пятый (Сколько?). А ее коллега Юрий, руководитель отдела продаж, в аналогичном письме коллегам ответил бы на него: «В моем подчинении находится четыре менеджера по продажам».

В некоторых случаях вопросы можно менять местами. Так, Светлана сначала указала свою цель (Зачем? / Почему?), а уже потом описала, как с ней можно связаться (Как? / Каким образом?).

Впрочем, начинать текст всегда лучше с упоминания действующего лица или объекта рассмотрения (Кто? / Что?) и его действий (Что делает? / Что происходит?).

Упражнение 1.

Вопросы журналиста полезны не только для структурирования своего текста, но и для запоминания статьи или книги. Прочитайте любую статью из этого выпуска «Справочника секретаря и офис-менеджера». Затем перескажите ее, используя семь вопросов в качестве подсказки.

Упражнение 2.

Напишите письмо коллеге или клиенту по вопросам журналиста. Помните, что они представляют собой лишь общую структуру. Пункты опросника можно менять местами или пропускать, исходя из ситуации.

Упражнение 3.

Распечатайте вопросы журналиста и обращайтесь к ним каждый раз, когда нужно проверить написанное письмо или отчет и убедиться, что вы не пропустили ничего важного.

Пирамида

Еще один метод структурирования текста – пирамида Минто, названная в честь ее создательницы. Бизнес-консультант Барбара Минто сумела определить идеальную структуру для передачи деловой информации. Ее можно использовать как при написании любых видов текстов, так и при подготовке к публичным выступлениям. Рассмотрим упрощенный вариант пирамиды. Вы можете познакомиться с ней подробнее в книге «Принцип пирамиды Минто».

Вступительная часть текста не должна занимать более 20% по объему и количеству информации. Не нужно начинать письмо, статью или отчет с чего-то неизвестного и непонятного вашим читателям. Иначе они могут не сразу настроиться на нужную тему, а то и вовсе не понять вас.

Начинать следует с описания исходной ситуации, о которой аудитории уже известно. Читатель или слушатель прочтет нечто знакомое, сразу войдет в курс дела и будет психологически готов к восприятию новой информации.

Далее вы показываете развитие ситуации. Что-то произошло, изменилось – появился новый фактор. И в связи с этим возникает вопрос, ответом на который является главный тезис (основная идея) текста.

Давайте рассмотрим эти элементы пирамиды на примере. Представим, что наша знакомая Светлана, офис-менеджер ООО «Север-Юг», решила выступить с инициативой и убедить руководство сменить поставщика бизнес-ланчей. На этот раз она пишет не письмо, а тезисы речи, которую собирается озвучить на ближайшем собрании.

Элементы пирамиды

Тезисы

Исходная ситуация

Уже второй месяц сотрудники главного офиса жалуются на ухудшение качества бизнес-ланчей, которые нам поставляет ООО «Кушать подано»

Развитие ситуации

В понедельник двое наших менеджеров отравились бизнес-ланчем производства этой компании

Главный тезис

Необходимо отказаться от сотрудничества с «Кушать подано» и найти другого поставщика

Задача вступления – настроить аудиторию на восприятие наших аргументов, которые мы будем излагать в основной части текста. Она, как правило, занимает 60% или больше. Здесь мы приводим аргументы и доказательства к ним. В нашем случае с бизнес-ланчами основная часть будет выглядеть следующим образом.

Элементы пирамиды

Тезисы

Аргумент А

ООО «Кушать подано» занимает третье место в черном списке кейтеринговых компаний на сайте независимых экспертов «Еда»

Доказательство аргумента А

Скриншот списка

Аргумент В

Наши сотрудники – не единственные жертвы этой компании. На сайте «Все бизнес-ланчи России» находится 23 негативных отзыва на качество продуктов «Кушать подано», упоминаются 8 случаев отравлений

Доказательства аргумента В

Скриншоты негативных отзывов

Аргумент С

Врачи Городской больницы № 3, в которую обратились наши отравившиеся коллеги, подтвердили, что источник пищевой интоксикации – бизнес-ланч

Доказательство аргумента С

Заключение врачей

Список можно продолжить, однако помните о законе Миллера. Если аргументов много (более пяти), оставляйте только самые важные.

Аргументы бывают трех видов: сильные, средние и слабые. Когда я спрашиваю участников своих тренингов, в какой последовательности нужно использовать доводы, чаще всего отвечают: сильные, средние, слабые.  Однако это не так.

Забудьте про слабые аргументы! В тексте их быть не должно, потому что они дают аудитории почву для сомнений, каверзных вопросов и неприятия даже убедительных доводов. Поэтому используйте только сильные и средние аргументы.

В соответствии с этим принципом аргументы следует разместить в последовательности:

  • сильные;
  • средние;
  • сильные.

Заключительная часть текста составляет около 20% или меньше. Она включает в себя два элемента.

В выводах мы подытоживаем уже сказанное (главный тезис и аргументы) другими словами. В самом конце текста обычно следует призыв к действию. Аудитория должна понять, чего мы от нее хотим. А значит, самое время сказать об этом прямо и доходчиво.

Элементы пирамиды

Тезисы

Вывод

В связи с многочисленными случаями пищевых отравлений среди сотрудников нашей и других компаний по вине ООО «Кушать подано» предлагаю сменить кейтеринговую компанию.

Призыв к действию

Давайте обсудим, как и в какие сроки мы можем закончить сотрудничество с «Кушать подано», а также  какими критериями будем руководствоваться при выборе нового поставщика бизнес-ланчей.

Структура текста по пирамиде

Последовательность элементов пирамиды выглядит следующим образом:

Вступление

1. Исходная ситуация и ее развитие.

2. Главный тезис.

Основная часть

3. Аргумент А, доказательства к аргументу А.

4. Аргумент В, доказательства к аргументу В.

5. Аргумент С, доказательства к аргументу С и так далее.

Заключение

6. Вывод и призыв к действию.

Возможно, вам интересно, почему данная структура называется пирамидой, а не последовательностью или цепочкой. Дело в том, что графически ее можно изобразить в форме пирамиды или треугольника. Нижний, самый широкий уровень, составляют доказательства аргументов. На них опираются сами аргументы.

Еще выше – наиболее важный уровень пирамиды (главный тезис и остальные элементы вступления и заключения).

Чтобы ваш текст был максимально убедительным, начинайте писать его с верхнего уровня. Если приступите к нижнему – можете увлечься деталями и забыть о главном.

Упражнение 4.

Напишите убеждающее письмо или тезисы предстоящего выступления по пирамиде. Особое внимание уделите главному уровню и выбору аргументов.

Желаем вам, дорогие читатели, успехов!


Барбара Минто известна, прежде всего, как изобретатель так называемого «принципа пирамиды» – особой техники письменного формулирования мыслей. Считается, что текст, написанный последовательно с точки зрения смысла, легче читается и воспринимается. Свои правила Барбара вывела, работая в одной из крупнейших консалтинговых компаний мира, McKinsey. С 1973 г. Барбара управляет собственной компанией Minto International Inc.

Барбара Минто. Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений. М.: Манн, Иванов и Фербер. 2012. 

«Магическое число семь плюс-минус два» («кошелек Миллера») — закономерность, обнаруженная американским ученым-психологом Джорджем Миллером, согласно которой кратковременная человеческая память, как правило, не может запомнить и повторить более 7 ± 2 элементов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль