Какие требования предъявляются к стилю изложения информации?

60

Вопрос

Какие требования предъявляются к языковым средствам и стилю изложения информации в документе?

Ответ

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией, Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.

Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.


Важную информацию о информационно-справочных документах вы найдете в материале здесь.


В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

  • организационно–правовая документация;
  • плановая документация;
  • распорядительная документация;
  • информационно–справочная и справочно-аналитическая документация;
  • отчетная документация;
  • документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
  • финансовая документация;
  • документация по материально–техническому обучению;
  • договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования:

  • однозначность используемых слов и терминов;
  • нейтральный тон изложения;
  • соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
  • смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально–деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова–паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

  • дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;
  • уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
  • убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

  • паблисити вместо реклама;
  • эксклюзивный вместо исключительный.

В документах не должны употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т.д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность и убедительность. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняемые сведения:

Направляем подробное описание автоматических систем управления.

Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по–разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений.

Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7. 2–77 (СТСЭВ2012–79).

Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит:

  • вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру;
  • соблюдение определенной дистанции между работниками;
  • умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия;
  • терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;
  • умение признать свои ошибки, быть самокритичным;
  • умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее.

В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересованность. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.06%
  • Делопроизводство 19.1%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.07%
  • Имидж секретаря 12.56%
  • Деловой этикет 13.57%
  • Карьерный рост 9.55%
  • Документооборот 21.11%
  • Электронный документооборот 18.09%
  • Архивное дело 80.4%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль