Для каких организаций разумно использовать ECM системы?

25

Вопрос

Для каких организаций (малому, среднему или крупному бизнесу) было бы разумно использовать ECM системы как сервис, причем именно внешний? И можно ли здесь говорить о серьезной экономической выгоде?

Ответ

Прежде всего, нужно помнить, что основная задача ЕСМ-систем – обеспечение единого информационного пространства во всей организации. Если компания подразделяется на несколько филиалов и департаментов и сотрудники активно используют мобильные устройства для работы вне офиса, то такому бизнесу необходимо некое связующее поле, коим в данном случае и выступает система управления корпоративным контентом. Таким образом, задачи ECM актуальны, в первую очередь, для крупного и среднего бизнеса, поскольку небольшие компании, как правило, имеют лишь несколько звеньев в организационной цепи, взаимодействие между которыми происходит гораздо легче и оперативнее, чем между большим количеством департаментов. Однако если бизнес связан с обработкой больших объемов информации, то независимо от своего размера он в любом случае выиграет, и не только в экономическом плане, от использования таких систем.

Говоря про ECM как внешний сервис, стоит упомянуть тот факт, что такие решения представляют собой некую универсальную инфраструктуру управления контентом организаций абсолютно разного типа. То есть если компании для наиболее эффективного ведения рабочих процессов необходимы некие специфические решения, то использование внешних ЕСМ в данном случае будет не самым практичным ходом.

В перспективе возможно появление внешних сервисов в формате PaaS – платформа как сервис, которые призваны решить эту задачу, однако на сегодняшний день такие решения не распространены.

Нельзя не упомянуть еще одну важную область, в которой ECM-решения могут быть востребованы – это повышение эффективности взаимодействия с внешними контрагентами. Если бизнес компании требует постоянного обмена документами и информацией с клиентами, партнерами, подрядчиками и т.д., подобное решение позволит существенно повысить эффективность работы при сокращении затрат. И в этой области использование внешней системы может оказаться оптимальным выбором.

Во многом целесообразность использования внешних ЕСМ зависит и от типа информации, с которой работают организации.

Такие системы применимы и обладают достаточной степенью надежности для хранения основного потока корпоративных данных – входящей и исходящей документации, служебных записок, отчетов и т.д. Однако компаниям не стоит оставлять «на совести» ЕСМ особую конфиденциальную информацию, например, сведения о денежных операциях клиентов банка, данные о секретных разработках специализированных федеральных учреждений или составляющие государственную тайну. Такая категория информации не подлежит внешнему хранению. Что касается хранения персональных данных, то использование ЕСМ-систем возможно лишь в том случае, если они отвечают тем условиям, которые четко регламентирует соответствующий закон.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 5.6%
  • Делопроизводство 10.4%
  • Психологические аспекты работы секретаря 6.4%
  • Имидж секретаря 8%
  • Деловой этикет 7.2%
  • Карьерный рост 7.2%
  • Документооборот 12%
  • Электронный документооборот 9.6%
  • Архивное дело 87.2%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль