Как организовать электронный документооборот?

25

Вопрос

У нас в компании есть интранет-портал, с которым все привыкли работать. Можно ли организовать электронный документооборот на его основе?

Ответ

При создании документооборота на портале есть два пути. Первый – организация документооборота средствами программной платформы, на которой выстроен портал. Второй вариант – интеграция портала с системой электронного документооборота (СЭД). Следует отметить, что первый путь сильно ограничивает дальнейшее развитие системы рамками платформы.


Мы рассказывали ранее об отличии форматов PDF от PDF/A в материале по ссылке.


Внутренние корпоративные порталы очень часто используются в компаниях для совместной работы сотрудников с информацией, а также в качестве базы знаний, средства информирования и средства для интеграции других корпоративных систем. На портале можно обеспечить коллективную работу с документами и при этом использовать различные средства коммуникации, которые не всегда возможно подключить в СЭД. Но специализированные задачи делопроизводства и канцелярии могут быть довольно трудоемки по реализации (в зависимости от платформы, на которой создан корпоративный ресурс), в то время как в большинстве СЭД эти  задачи уже давно решены. Так что самым оптимальным решением представляется интеграция портала с системой документооборота, что позволит использовать как возможности портала и привычный для сотрудников интерфейс, так и возможности системы, выбранной для интеграции с корпоративным ресурсом.

В связи с этим ключевым фактором является выбор СЭД – в рассматриваемом случае необходимо подобрать платформу, которая может быть интегрирована с имеющейся системой.


Читайте подробнее о организации документооборота в 2017 году по этой ссылке.


Большинство сотрудников компании в рамках документооборота обычно выполняют такие задачи, как инициирование процессов, участие в согласовании, поиск документов, работа с контентом. Действия, которые они выполняют при этом, достаточно стандартны и занимают примерно 15-20% функционала, реализованного в классическом интерфейсе СЭД.

Например, сотрудники могут взять задание (предположим, по согласованию документа) в работу, просмотреть текст задания и приложенный файл (документ на согласовании), прикрепить дополнительные файлы, создать подчиненную задачу, написать поясняющий текст, добавить к заданию ссылку (URL). При этом процессы и объекты, с которыми они работают, могут находиться в разных системах. Необходимо сделать так, чтобы работа этих пользователей происходила в одном месте и по одинаковым принципам, при этом большая часть сотрудников будет использовать привычный интерфейс портала.

Важный нюанс: есть документы, которые не имеют регистрации в СЭД, но тем не менее хранятся и разрабатываются на портале. В какой-то момент может потребоваться переместить их в систему и инициировать там процесс, например, согласования. При обычном копировании возникает дубликат документа с собственной историей изменений и версионностью. Это необходимо учесть при интеграции портала и СЭД и установить определенные правила при копировании и занесении документов в систему. Принятие во внимание подобных и других моментов обеспечит успех проекта.  



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.7%
  • Делопроизводство 20.11%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.76%
  • Имидж секретаря 13.23%
  • Деловой этикет 14.29%
  • Карьерный рост 10.05%
  • Документооборот 22.22%
  • Электронный документооборот 19.05%
  • Архивное дело 79.37%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль