Как должен выглядеть годовой отчет по работе отдела секретариата?

4

Вопрос

Как должен выглядеть годовой отчет по работе отдела секретариата и план работы отдела на следующий год?

Ответ

По оформлению годовых отчетов и планов работы подразделений ДОУ в различных организациях жестких норм нет, если только таковые не закреплены во внутренних регламентирующих документах организации (например, в Инструкции по делопроизводству).

Годовой отчет работы подразделений ДОУ удобно выстраивать по форме – см. Приложение № 1.

Данный отчет состоит из 9 колонок, включающих количество выполненных задач, сроки выполнения, наименование задач, должность сотрудника (если есть необходимость – можно указывать Ф.И.О. сотрудников, ответственных за выполнение данной задачи), а также категорию данной задачи, периодичность, статус, комментарии.


Читайте о профстандартах секретаря больше информации в статье по ссылке.


Остановимся на графах № 6, 7, 8. Категории поставленных задач могут быть:

  • разовыми – когда задача возникла в рабочем порядке один раз и вряд ли будет в дальнейшем повторяться;
  • текущими – задачи выполняются с определенным постоянством, в определенный промежуток времени (например, регистрация входящей и исходящей корреспонденции – данная задача выполняется ежедневно, по мере поступления корреспонденции);
  • постоянными – задачи выполняются в определенный временной интервал (например, составление номенклатуры дел производится постоянно на протяжении всего срока работы организации, ежегодно, в конце календарного года).

Графа № 9 Комментарии также полезна, т.к. в ней можно дать оперативные комментарии по решению вопроса, например в силу каких объективных причин сроки решения вопроса перенесены и т.п.

Данный отчет составляется на бланке организации и заверяется подписью руководителя подразделения. Ниже подписи проставляется дата подписания.

Но данный отчет все же будет неполным, если не добавить к нему Отчет о количественных показателях работы отдела ДОУ (Секретариата) – см.
Приложение № 2.


У вас не останется вопросов о секретаре руководителя после прочтения статьи по ссылке.


Как показывает практика, язык цифр самый убедительный для руководства, а для непосредственного руководителя еще и прекрасный инструмент управления. Проанализировав количественные показатели работы своего подразделения, руководителю станет ясно, как укомплектован штат, достаточно ли средств оргтехники. На основании таких количественных показателей можно также эффективно выстраивать систему материальной мотивации сотрудников.

Данная форма количественного отчета универсальна и может применяться в любой организации независимо от количества проходящих документов, что касается перечня работ – строки можно и убирать и добавлять.

Данный отчет можно также оформлять на бланке организации, которые обычно используют при оформлении организационно-распорядительных документов.

План работы отдела на следующий год – см. Приложение № 3.

Форма данного документа крайне проста, но составление, как правило, занимает немало времени. Обычно руководители подразделений стараются включить в планы как можно больше задач. Мы рекомендуем при составлении подобных документов тщательно оценить свои ресурсы и возможности подразделения.

Например, выполнение такой задачи, как выбор СЭД и внедрение этого программного продукта может отнимать у вас и сотрудников подразделения до 50% рабочего времени на протяжении многих месяцев. Поэтому нужно грамотно рассчитать время, которое останется у вашего коллектива на выполнение текущих задач, т.к. их никто с подразделения снять не сможет.


Читайте о карьере секретаря больше информации в статье по ссылке.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль