Как вести электронный архив?

54

Вопрос

За счет чего можно свести до минимума потребность в администрировании процессов сбора и публикации информации при внедрении электронного архива?

Ответ

Электронный архив позволяет не только хранить информацию. Обычно в системах подобного плана реализовано очень много возможностей. Это и разграничение прав доступа к документам, и возможность создания различных поисковых запросов по атрибутам документов, хранящихся в архиве (номер, наименование, автор и любые другие атрибуты, содержащиеся в карточке документа), и даже полнотекстовый поиск – по тексту файла.


Все о передаче документов в архив вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Настройка политик безопасности позволит защитить конфиденциальные данные и закрыть их не только для публикации, но и от сотрудников с недостаточными правами для просмотра. Более того, система сохраняет информацию о действиях различных пользователей, запоминает, кто открывал файлы, скачивал их или изменял. Для большего удобства эти данные можно выгрузить в виде отчета.


Мы рекомендуем почитать о архивном деле материал по этой ссылке.


Если есть необходимость в контроле за сбором и публикацией материалов, можно изначально ограничить права доступа: разделить пользователей по ролям, для каждой из которых четко определить категории доступной информации. Таким образом, после внедрения электронного архива процесс администрирования работы с материалами в системе будет максимально автоматизирован. 


Интересная информация о архивном хранении размещена здесь.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль