Как упростить работу с письмами?

31

Вопрос

В нашей организации переписка занимает огромное место среди документов. Но мы постоянно сталкиваемся с тем, что письма не доходят, т.к. адреса меняются, а мы не успеваем обновлять базу. Или, например, обновили, но не всю. Хотелось бы максимально упростить эту работу. Возможно ли?

Ответ

Если исходящих писем много, например, как у наших заказчиков – до 2000 исходящих документов в день, то гарантированная доставка писем может стать сложно решаемой проблемой. Ситуацию усложняют случаи редкой переписки с адресатом, то есть когда актуализация информации со стороны адресата происходит задолго до отправки ему исходящего документа.


Вам будет полезно узнать о разновидностях деловых писем в материале по ссылке.


Вопрос актуализации адресной информации можно решить как организационно, так и с использованием технических средств автоматизации. Но в любом случае требуется реализация архитектурно корректного решения – правильно хранить адресную информацию в едином мастер-справочнике и использовать ее при отправке писем.

Исключить необходимость контроля адресной информации всеми делопроизводителями можно организационно. Для этого нужно определить одного сотрудника или группу ответственных лиц, которые будут обеспечивать актуальность адресной информации. Снизить объем нагрузки на ответственных лиц можно простой доработкой в системе электронного документооборота: при отправке письма проверять дату последнего обновления адресной информации организации-адресата. Если информация давно не обновлялась, то отправлять ответственным задание на проверку корректности адреса – при необходимости они вносят изменения.


Вам будет полезно узнать о том,как выразить отказ в деловом письме в материале по ссылке.


Наиболее оптимальный для пользователей вариант, но достаточно сложный в реализации – автоматически обновлять информацию при отправке письма с использованием интеграции с государственными облачными сервисами ФИАС (Федеральная информационная адресная система) и ЕГРЮЛ (Единый государственный реестр юридических лиц), либо их аналогами. В этом случае на этапе отправки документа можно автоматически проверять корректность адреса. При этом система будет в базе ЕГРЮЛ искать компанию с соответствующим наименованием и/или ИНН и при необходимости обновлять адресную информацию (чаще всего будет использоваться юридический адрес организации).

Выбор варианта решения вопроса зависит от объема исходящих писем и технических возможностей интеграции системы электронного документооборота.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль