Насколько популярна технология архивации электронной почты?

16

Вопрос

Насколько популярна сейчас технология архивации электронной почты? И если внедрять эту технологию, то как осуществляется архивация? Следует архивировать все письма компании, по отделам или создаются индивидуальные архивы? И как в этих случаях осуществляется доступ к этим архивам?

Ответ

Сегодня уже невозможно представить деятельность организаций без электронной почты. Подавляющее большинство текущих вопросов решается именно через нее. Обычный сотрудник организации в день принимает и отправляет десятки и сотни сообщений электронной почты. Средний размер сообщения электронной почты достигает 1 МБ, и это означает, что объем почтового ящика среднего пользователя в день увеличивается примерно на 30-50 МБ. А если в организации работают сотни и тысячи сотрудников, то объем, на который ежедневно увеличивается электронная почта, составляет 3-50 ГБ.


Мы рассказывали ранее о архивном деле в материале по ссылке.


Удалять старые сообщения электронной почты в подавляющем большинстве случаев нельзя, поскольку они содержат важную и нужную для деятельности организации информацию. Поэтому вышесказанное означает, что электронную почту необходимо архивировать – и многие организации уже применяют технологии архивации электронной почты.

В большинстве современных систем электронной почты (например, Microsoft Exchange, IBM Lotus) технологии архивации электронной почты уже встроены. Если организация рассчитывает архивировать не только электронную почту, но и другие электронные документы, например, с корпоративных порталов или из систем электронного документооборота, то имеет смысл рассмотреть приобретение специализированного решения для архивации электронных документов. Такие решения предлагают, например, компании EMC, OpenText, IBM.


Мы рассказывали ранее о ведении архива в материале по ссылке.


Современные технологии архивации позволяют осуществлять архивацию электронной почты различными способами:

  • архивировать всю электронную почту организации;
  • архивировать электронную почту только выделенных отделов;
  • архивировать электронную почту отдельных сотрудников.

Все о архивном деле в 2017 году вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Для каждого почтового ящика (сотрудника или отдела) может создаваться отдельный архив электронной почты, а может создаваться и единый архив для всей электронной почты организации. Выбор варианта зависит от используемой технологии архивации и политики защиты информации в организации.

Доступ к архивам электронной почты также зависит от используемой технологии архивации и политики защиты информации.


Более подробно о архивном делопроизводстве вы можете узнать в статье.


Самый простой и наиболее распространенный вариант архивации следующий: для каждого электронного почтового ящика (сотрудника или отдела, это неважно) создается свой архив электронной почты. К этому архиву имеют доступ только те сотрудники, что и к основному электронному почтовому ящику. Перейти в архив можно прямо из обычного электронного почтового ящика по специальной ссылке. Вид архива электронной почты, как правило, не отличается от вида стандартного электронного почтового ящика.


Вам будет полезно узнать о архивном хранении в материале по ссылке.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.69%
  • Делопроизводство 15.12%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.08%
  • Имидж секретаря 10.08%
  • Деловой этикет 10.85%
  • Карьерный рост 7.36%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.73%
  • Архивное дело 83.72%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль