Как «втянуть» директора компании в электронный документооборот?

18

Вопрос

В нашей компании заказчик внедрения СЭД (генеральный директор), к большому сожалению, не владеет вообще какими-либо знаниями о документообороте или делопроизводстве, что осложняет его личное подключение к проекту. Было несколько попыток «вытянуть» его видение результата проекта внедрения, которые ни к чему не привели. Приходится всю проектную документацию ориентировать на свой опыт. Но как, тем не менее, подключить главное звено к проекту?

Ответ

В первую очередь, необходимо определиться с вопросом: какой эффект вы ожидаете получить от вовлечения руководителя в процесс внедрения системы?


Более подробно о процессе внедрения СЭД вы можете узнать в статье.


Участие высшего руководства компании в процессе внедрения новой информационной системы, безусловно, очень важно и в большинстве случаев является одним из ключевым факторов успеха внедрения системы на предприятии, как в части установки и настройки программного обеспечения, так и в «умах» будущих пользователей, но, тем не менее, не стоит считать, что вовлечение высшего руководства обязательно принесет успех внедрению.

Конечно, когда первое лицо компании заинтересовано в успехе проекта,  выступает спонсором или руководителем управляющего комитета, все вопросы, возникающие по ходу проекта внедрения, решаются легко и эффективно. Однако не стоит привлекать  руководителя к решению проектных вопросов слишком часто, создавая у него ощущение, что система настолько сложна и не продуманна, что без его ежедневного участия она не сможет продолжать успешно внедряться.


У вас не останется вопросов о документообороте после прочтения статьи по ссылке.


Часть ответа на ваш вопрос кроется уже в самом вопросе - «Заказчик внедрения СЭД (генеральный директор), к большому сожалению, не владеет вообще какими-либо знаниями и документообороте или делопроизводстве». Поэтому: подготовьте необходимые материалы по тематике, расскажите руководителю о документообороте и делопроизводстве, приведите аргументы, как внедрение СЭД позволит повысить эффективность документооборота в компании, расскажите о функциональных возможностях выбранной вами СЭД руководителю, сделайте акценты на наиболее важных и значимых моментах.


У вас не останется вопросов о делопроизводстве после прочтения статьи по ссылке.


Попробуйте понять причины, побудившие руководителя внедрить новую информационную систему.

Лучше всего обсудите это на личной встрече, задав ему вопросы о причинах внедрения системы, каких результатов он хотел добиться этим, по каким критериям будет оценивать успех внедрения, в какой проектной роли он видит себя в команде проекта, право решения каких проектных задач он бы хотел оставить за собой, а решение по каким делегировать членам команды проекта, своевременно получая информацию о статусе решенных задач. По итогам встречи вы лучше сможете понять интерес и ожидания вашего руководителя и совместно с ним выработать общую стратегию работы.

Постарайтесь перевести выгоды для организации из абстрактных понятий в конкретные цели и цифры. Имея конкретную цель, с помощью аналитиков-консультантов можно сформулировать требования к системе и составить план внедрения и дальнейшего развития.


Все о документах делопроизводства вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


К сожалению, универсальных методов вовлечения руководителя, в отличие от вовлечения сотрудников, не существует. Вам необходимо понять, какой эффект от внедрения может быть достигнут, что из этого соотносится с высшими приоритетами руководителя, и делать акцент именно на эти доводы.

Важно:

  1. До старта проекта определиться с ролью генерального директора в проекте. Вовлечение руководителя не должно быть формальным. Руководитель должен ставить цели и знать, для чего внедряется система и какой эффект от ее внедрения получат сотрудники предприятия, сам руководитель и компания в целом.
  2. Также важно определиться со степенью вовлеченности руководства в проект. Наиболее предпочтительный вариант - "не мешать" команде в выполнении задач.
  3. Пусть руководитель подключается только в случае, когда полномочий членов команды проекта недостаточно для оперативного решения вопроса. Либо если он видит, что проект развивается не в том русле, в котором он бы хотел, чтобы проект развивался. В такой ситуации нет постоянного давления со стороны, и команда проекта может реализовать весь свой потенциал, не оглядываясь и не дожидаясь решения руководителя по каждому вопросу.
  4. Наибольшую эффективность проекту принесет тот руководитель, который  способен  быстро реагировать на нужды проекта, связанные с проведением организационных и операционных изменений, помогать  в преодолении сопротивления новым процессам и правилам со стороны сотрудников компании – это руководитель, готовый встречаться с сотрудниками и  объяснять, для чего вводится в действие новая система, какие цели преследует ее внедрение и какие положительные моменты из этого смогут извлечь сотрудники. Руководитель, готовый на своем примере продемонстрировать сотрудникам важность работы в системе, став ее пользователем, способный добиться вовлеченности сотрудников предприятия в работу с новой системой, используя свое влияние на коллектив. Ведь без заинтересованности и согласованной работы людей СЭД не более чем комбинация из программного обеспечения и «железа», в которую нужно «вдохнуть жизнь» и постоянно поддерживать в актуальном состоянии в соответствии с потребностями изменяющегося бизнеса.


Читайте о ведении документооборота, чтобы не совершать ошибок.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.03%
  • Делопроизводство 15.48%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.61%
  • Имидж секретаря 11.61%
  • Деловой этикет 11.61%
  • Карьерный рост 9.68%
  • Документооборот 16.77%
  • Электронный документооборот 14.84%
  • Архивное дело 79.35%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль