Как организовать хранение входящих документов?

47

Вопрос

До внедрения СЭД в нашей компании все документы независимо от вида отправки подшивали и сдавали в архив. Сейчас же все входящие документы регистрируются и хранятся в СЭД. Что делать с документами, которые приходят по электронной почте? Надо ли их распечатывать и хранить на бумажном носителе и подшивать в архив, если сам документ существует в СЭД.

Ответ

Говорить, что все входящие документы регистрируются и хранятся в СЭД, неправильно, так как в СЭД хранятся электронные копии документов, поступивших к вам на бумажном носителе, как правило, по почте и, возможно, по факсу. Следовательно, эта часть документации должна по-прежнему храниться на бумаге, так как именно экземпляры документов на бумажном носителе являются подлинниками документов, и мы не имеем права их уничтожать после того как включили их в СЭД, переведя в электронный вид.


Мы рассказывали ранее о входящих документах в материале по ссылке.


Электронные копии документов в СЭД (как правило, это сканы) по своему статусу являются именно копиями, мы их включаем в СЭД, работаем с ними, можем хранить столько, сколько потребуется (их срок хранения может совпадать со сроком хранения подлинников на бумаге). Если предположить, что какая-то часть этих документов пойдет на хранение в архив (на хранение в архив организации поступают документы, имеющие постоянный срок хранения и сроки хранения свыше 10 лет), то это будут именно документы на бумажном носителе, то есть подлинники. При наличии электронных копий они могут быть приняты в архив только по решению архива и выступать в качестве фонда пользования.


Вы узнаете больше о сроках хранения документов, если перейдете в материал.


Но вы правы, говоря, что какие-то документы могут прийти по электронной почте. Причем здесь могут быть разные ситуации:

  • документ (электронная копия документа) приходит сначала по электронной почте, потом уже подлинник на бумаге досылается по почте;
  • документ (электронная копия документа) приходит только по электронной почте и бумажный экземпляр, если документ создан на бумаге, не досылается по почте;
  • документ создан только в электронной форме и пересылается в организацию также в электронной форме.

Мы рекомендуем почитать о архивном хранении дел материал по этой ссылке.


В первом случае документом, подлежащим хранению, является документ на бумажном носителе, досылаемый адресату по почте после отправки ему электронной копии данного документа.

Во втором случае у нас есть только электронная копия документа, подлинник документа на бумажном носителе остается в организации – авторе документа.

Этот вариант возможен в случае, если содержание документа имеет исключительно информационный характер, и нам не требуется принимать какие-то решения, основываясь на содержании данного документа, а также в случаях, предусмотренных соглашением сторон информационного обмена, например, в рамках гражданско-правового договора.


Читайте о входящей корреспонденции еще больше по ссылке.


Третий вариант также возможен тогда, когда документ носит исключительно информационный характер и имеет временный срок хранения (до 10 лет включительно). В ситуациях, соответствующих второму и третьему вариантам, организация получает и хранит документ в электронной форме. Для работы он может распечатываться и использоваться как документ на бумажном носителе (копия электронного документа), но хранить организация должна именно электронный документ.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009  № 477, установлено, что «Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде» (п. 47 Правил).



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль