Имеет ли право секретарь вскрывать конверты пришедшие на имя компании?

60

Вопрос

Имею ли я право, как секретарь приемной, распечатывать те письма, которые приходят на имя организации и генерального директора? Проблема в том, что до меня письма распечатывал только сам директор, а на имя компании часто приходят и бухгалтерские документы, которые нуждаются порой в срочной обработке. Где закрепляется это право? 

Ответ

Организация работы с документами в организации закрепляется в инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению). Именно в инструкции говорится о том, что получение документов, их первоначальная обработка (проверка правильности доставки, вскрытие конвертов и др.) проводится службой документационного обеспечения (в небольших организациях – делопроизводителем или секретарем). Если у вас возник такой вопрос, то, видимо, никакой инструкции у вас нет.


Читайте о рекомендательном письме, чтобы не совершать ошибок.


Другим документом, в котором должны быть отражены ваши должностные обязанности как секретаря, является должностная инструкция. Должностные инструкции разрабатываются на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37), в котором имеется квалификационная характеристика на секретаря руководителя, где, в частности, определены должностные обязанности секретаря по информационно-документационному обеспечению деятельности руководителя, среди них следующие:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

В квалификационной характеристике специально не указано, что секретарь вскрывает конверты поступившей корреспонденции, но то, что на секретаря возложено организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя, означает, что все технические операции по обработке (получение корреспонденции, проверка правильности адресования и доставки писем, вскрытие конвертов, систематизация поступивших документов, регистрация и др.) выполняются именно секретарем. Секретарь не должен вскрывать только те конверты с документами, на которых стоит отметка «Лично», а само письмо адресовано конкретному работнику.

Для того, что бы урегулировать процесс вскрытия писем, советуем вам:

  • во-первых, обсудить этот вопрос с руководителем и принять решение о процедуре обработки документов;
  • во-вторых, посмотреть, как ваши обязанности отражены в должностной инструкции;
  • в-третьих, подумать о том, чтобы разработать и утвердить инструкцию по делопроизводству, в которой закрепить порядок работы с документами.


Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль