У всех ли СЭД имеется интеграция с пакетом программ Microsoft Office?

10

Вопрос

У всех ли СЭД имеется интеграция с пакетом программ Microsoft Office? Насколько это важный критерий при выборе системы?

Ответ

Отвечая на первый вопрос, можно с уверенностью сказать, что все известные СЭД от крупных ведущих производителей поддерживают плотную интеграцию с пакетом Microsoft Office. Конечно, нельзя исключать, что малоизвестные системы по большей части предназначены для регистрации и хранения документов и не решают остальные задачи СЭД, такие как движение, согласование и контроль исполнения документов, обеспечение работы в распределенной среде, интеграция с известными и широко распространенными корпоративными информационными системами (бухгалтерия, кадры, ERP), управление правами доступа и защита информации, не обеспечивают интеграцию с приложениями Microsoft Office. Как правило, такие системы поддерживают интеграцию с пакетом Microsoft Office только на уровне функций архива – хранения и просмотра файлов Microsoft Office. Причем, нельзя с уверенностью сказать, что будет обеспечена работа со всеми файлами пакета Microsoft Office. Вполне может быть ограничение поддержкой работы только с файлами Microsoft Word и Microsoft Excel.

Говоря о тесной или, другими словами, полноценной интеграции с Microsoft Office, подразумевается обеспечение таких функций СЭД, как:

  1. Возможность сохранения проекта документа в СЭД с одновременным созданием регистрационной карточки непосредственно из интерфейса приложения Microsoft Office.
  2. Возможность создания документа в интерфейсе СЭД на основе шаблона Microsoft Office с одновременной регистрацией его в системе.
  3. Возможность передачи данных из интерфейса СЭД в конкретное приложение Microsoft Office.

Давайте рассмотрим описанные выше функции немного подробнее на примерах.

Возможность сохранения проекта документа в СЭД с одновременным созданием регистрационной карточки из интерфейса приложения Microsoft Office будет полезна для пользователей системы, исполняющих роль исполнителей, в обязанности которых входит подготовка проектов документов. Данная функциональность позволит пользователям сохранять проект документа в СЭД нажатием на встраиваемую кнопку в панели инструментов приложения Microsoft Office, активного в данный момент времени.

Например, при подготовке проекта договора в Microsoft Word пользователь может, не выходя из приложения Word, нажать на кнопку СЭД в панели инструментов, после этого создастся карточка проекта документа СЭД, в которой достаточно будет ввести атрибуты документа и отправить подготовленный проект договора на согласование уже нажатием на кнопку в карточке СЭД. Из примера видно, что пользователь совершенно не тратит времени не переход из одной системы в другую.

Возможность создания документа в интерфейсе СЭД на основе шаблона Microsoft Office с одновременной регистрацией его в системе также будет полезна для пользователей системы – исполнителей. Только если в первом случае пользователь работает в интерфейсе приложения Microsoft Office, то во втором варианте пользователь работает из интерфейса СЭД. Такая функция очень полезна, если в организации есть утвержденные шаблоны документов и правила их подготовки. В данном случае все шаблоны хранятся централизованно в системе, исключая вероятность подготовки «неправильного» документа и вероятность некорректного ввода атрибутов документа в карточку СЭД при регистрации документа.

Возможность передачи данных из интерфейса СЭД в конкретное приложение Microsoft Office будет полезна для всех пользователей системы.

Например, сотрудники, осуществляющие контроль за исполнением документов, смогут выгрузить любой отчет в Microsoft Word или Microsoft Excel. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 5.43%
  • Делопроизводство 10.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 6.2%
  • Имидж секретаря 7.75%
  • Деловой этикет 6.98%
  • Карьерный рост 6.98%
  • Документооборот 12.4%
  • Электронный документооборот 10.08%
  • Архивное дело 86.82%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль