Что можно регистрировать в СЭД?

16

Вопрос

Можем ли мы регистрировать в СЭД акты, протоколы, договоры и счета-фактуры, если все они приходят без сопроводительных писем? Есть ли где-то примерный перечень регистрируемой на предприятии ДОКУМЕНТАЦИИ (это понятие шире понятия «корреспонденция») и правила ее регистрации? Например, переписка регистрируется в канцелярии, а где регистрируются договоры, акты, счета-фактуры? Вопрос этот возник из-за частой утери и затрудненного поиска этих видов документов.

Ответ

К сожалению, нормативных документов, четко устанавливающих или предлагающих примерный перечень регистрируемых или нерегистрируемых в организациях документов, нет. Тем не менее, с некоторыми правилами организации работы с документами можно ознакомиться в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), несмотря на то что данный документ в некоторой степени устарел.

Например, в ГСДОУ установлено, что документы должны регистрироваться в организации только один раз и регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др. Перечень нерегистрируемых документов должен быть установлен нормативным документом «Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства». Все документы, не включенные в этот перечень, должны подлежать регистрации. Место регистрации документа должно быть закреплено в Инструкции по документационному обеспечению управления или в Табеле документов организации.

Решая вопрос о месте регистрации документов, следует принимать во внимание объем документооборота, а также удобство работы с документами. Регистрация может быть как централизованной, так и децентрализованной. Если объем документооборота большой, то лучше использовать децентрализованную систему регистрации, при которой документы регистрируются в том подразделении, к ведению которого они относятся.

Так, например, организационно-распорядительные документы, входящая и исходящая корреспонденция регистрируются в делопроизводственной службе; документы по личному составу – в отделе кадров; финансовые документы, учетные и аналогичные им – в бухгалтерии; договоры, арбитражные и исковые документы – в юридическом отделе и т.д.

Принимая во внимание современные информационные технологии, можно также добавить, что для регистрации документов могут быть использованы различные специализированные информационные системы, автоматизирующие деятельность конкретной службы. По решению руководства организации возможно объединение различных регистрационных групп в одной службе или в одной информационной системе.

Применительно к вопросу о регистрации финансовых и первичных документов бухгалтерского учета, следует отметить, что к делопроизводственной службе, как правило, относится только регистрация сопроводительных писем, а регистрация непосредственно самих документов осуществляется в бухгалтерии в специализированной бухгалтерской информационной системе. Если указанные документы поступают в организацию без сопроводительных писем, то в службе делопроизводства регистрируется только факт передачи документа в бухгалтерию в реестре передачи документов. Таким образом можно решить проблему утери, поиска и учета документов.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 8.97%
  • Делопроизводство 15.38%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.54%
  • Имидж секретаря 11.54%
  • Деловой этикет 11.54%
  • Карьерный рост 9.62%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.74%
  • Архивное дело 79.49%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль