Как СЭД влияет на производительность?

10

Вопрос

Слышала, что с помощью системы электронного документооборота можно более эффективно организовать свое время и время своих подчиненных. Каким образом?

Ответ

Эффективность работы каждого специалиста в отдельности и компании в целом во многом зависит от того, насколько грамотно распоряжаться временем, умело планировать и расходовать его. Современные системы электронного документооборота (СЭД) действительно оказывают здесь неоспоримую помощь.

СЭД решает целый класс задач, автоматизируя их (фиксирование и распространение информации, анализ, контроль исполнения, доступ к корпоративной информации и пр.), тем самым сокращая время на принятие решений, улучшая взаимодействие сотрудников. В СЭД можно фиксировать, планировать, исполнять и контролировать все работы, сопровождающие производственные, проектные, информационные и другие процессы. Система электронного документооборота может стать источником актуальной информации о реальной загрузке персонала, поможет определить нагрузку, понять, все ли проекты выполняются и в заданные ли сроки.

Данная информация может стать для руководителя основной для управления коллективным временем. А планирование задач, ранжирование их по приоритетности, визуализация, структурирование, исполнение и контроль исполнения существенно облегчают качество работ. Система помогает отслеживать все программы, все направления деятельности. В этом плане СЭД должна не только фиксировать все стратегические решения, но и хранить историю достижения запланированных результатов таким образом, чтобы давать возможность их анализа на документальной основе и вовремя отбрасывать старое, давая дорогу продуктивному новому.

Благодаря своим функциональным возможностям СЭД способствует грамотному планированию личного и коллективного времени. Приведем стандартный, но далеко не исчерпывающий список типичных ситуаций, в которых может помочь СЭД.

  1. Вспомните, как часто случаются ситуации на работе, когда перед вами стоит несколько задач, которые приходится решать почти одновременно. Чтобы ни одну из них не забыть, вы фиксируете их в разных местах своего рабочего пространства: на стикерах, в блокнотах, на настенных календарях. В результате, поскольку нет единого источника, в котором записаны дела, отсутствует четкая их картина, какие-то из дел забываются, не выполняются в должный срок, что может неблагоприятным образом отразиться не только на вашей работе, но и на работе ваших коллег, вовлеченных в проект, над которым вы совместно трудитесь.

А если теряются записи важных дел, связанных с дорогим контрактом? В таком случае речь уже идет о потере денег.

Чтобы ничего не было упущено, воспользуйтесь возможностями СЭД (в разных системах сервисы фиксации задач могут называться по-разному, к примеру, «План работ», «Задачи», «Календарь», «Планировщик» и пр., но решают они схожие задачи). Фиксация всех задач в одном месте позволяет увидеть целостную их картину, упорядочить и систематизировать дела по сложности и важности.

  1. А знакома ли вам ситуация, когда во время выполнения вами основных задач возникают новые срочные дела? В результате опять приходится решать несколько задач одновременно. При этом в ходе реализации они могут меняться, усложняться и дополняться. И снова на помощь приходят СЭД.

В СЭД все дела фиксируются и ранжируются по срочности и важности, задаются сроки их реализации, определяются соисполнители и контролеры, создается своеобразный динамический календарь работ, который можно изменять и дополнять в случае необходимости. В каждую из записей можно вносить изменения (по срокам, авторам и исполнителям, содержанию), что позволяет всегда иметь под рукой актуальную картину дел. Особенно важной функцией СЭД является возможность обозначить сроки выполнения намеченных дел, настроить автоматические уведомления о приближении сроков исполнения поручений, что позволит вам не держать в голове лишнюю информацию.

  1. СЭД незаменима для руководителей в части контроля исполнения поручений. Подчиненных может быть несколько десятков, при этом каждому из них может быть выдано несколько поручений. Помнить их все невозможно физически. Использование сервиса СЭД «контроль исполнения поручений» помогает руководителю держать руку на пульсе, а подчиненным – вовремя решать задачи, выданные начальником.
  2. СЭД незаменима и как коллективный планировщик времени в процессах, в которых участвует целая группа специалистов: в системе структурированно прописывается степень участия и ответственность каждого за исполнение, а также осуществляется контроль выполнения задач на каждом этапе. Такой подход позволяет наладить грамотное планирование и осуществление сложных задач с большим количеством участников.
  3. Возможности СЭД могут быть очень эффективными с точки зрения управления делами, если система позволяет в любой момент и в любом месте фиксировать (документировать) решения и планировать их исполнение. Это дает возможность сформировать систему задач и спланировать их реализацию во времени (в чем в том числе помогут сервис напоминания о задаче, сервис отметки исполнения задания). При этом выбор конкретных действий, которые сотрудник должен выполнять в данное время и в данном месте, определяется окружением (место и ситуация), временем, имеющейся энергией (настроем/желанием), приоритетом. Такая организация работы снимает напряженность, обусловленную большими объемами задач, требующих решения, и освобождает голову специалиста для интеллектуальной деятельности, направленной на достижение значимого результата.

В целом СЭД позволяет:

  •  эффективно планировать рабочее время;
  •  вовремя выполнять поставленные задачи, контролировать их исполнение, учитывать время исполнения;
  •  анализировать распоряжение временем с целью коррекции его использования.


Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль