Как отвечать на приглашения к сотрудничеству?

385

Вопрос

Наша организация практически каждый день получает письма-приглашения к сотрудничеству. Как написать ответ на такое письмо?

Ответ

Безусловно, не на все подобные приглашения следует незамедлительная реакция. Но в ряде случаев необходимость составления письма-ответа диктуется нормами официально-делового общения или/и профессиональными интересами.

Письмо-приглашение к сотрудничеству позитивно по своей сути, поэтому ответ на него, даже если в нем содержится отказ, должен быть максимально корректным и обязательно содержать (пусть небольшую) благодарственную или комплиментарную часть.

Особое внимание следует уделять письмам-отказам. Подобные письма не составляются в адрес предложений, совершенно не коррелирующих с направлением деятельности и профессиональными интересами коллектива компании-получателя письма. И здесь работает закон разумной экономии рабочего времени и вовсе не нарушаются нормы делового этикета. Мы прекрасно понимаем, что нередко рассылка подобных писем приобретает характер “массового охвата” и не всегда ориентируется на конкретные потребности получателя.

Совершенно другая ситуация с письмами-приглашениями к сотрудничеству, отправленными в адрес вашей организации постоянными или потенциальными партнерами. В этих случаях ответные письма, в том числе и письма-отказы пишутся обязательно. Это касается также и солидных компаний, с которыми мы вовсе не планируем взаимодействовать.

Имидж подобных организаций не позволяет им заниматься непродуманной рассылкой указанных писем, а это означает, что мы принадлежим не к случайным адресатам и нам обязательно нужно написать ответ.

В письме-отказе, помимо благодарственной и комплиментарной частей, должно содержаться краткое описание причины отказа от предлагаемого сотрудничества. Формулировка причины может быть представлена самыми общими фразами:

...в связи с утвержденным на 2010-ой год бюджетом; ...по причине предстоящих структурных изменений в компании;...в связи с инфраструктурными преобразованиями; ... поскольку в настоящее время данная деятельность осуществляется на основании договора, подписанного с другой компанией; ... так как предлагаемые Вами цены являются для нашей компании на данном этапе слишком высокими и т. д.

Предлагаем вашему вниманию следующие варианты писем-ответов.

Ответ на письмо № 1

Генеральному директору

ЗАО “Южное”

П.Н. Мальцеву

Уважаемый Павел Николаевич!

Нами получено и внимательно рассмотрено Ваше предложение от 24.02.2010 № 33 об использовании натурального жидкого концентрата глубокого охлаждения для изготовления овощных соков. Данное предложение интересно и своевременно для нас, поскольку в настоящее время мы приступили к разработке новой концепции стратегического развития нашей компании. И одним из важнейших положений данной концепции является расширение ассортимента выпускаемой продукции на базе высококачественных ингредиентов отечественного производства.

Благодарим Вас за предоставленную информацию. Специалисты нашего предприятия детально проанализировали технологическую возможность реализации Вашего предложения. Наши технологи дали предварительное положительное заключение, что является, безусловно, благоприятным прогнозом нашего взаимовыгодного сотрудничества.

Мы признательны Вам также за предложение о проведении подробных консультаций Вашими специалистами на нашем заводе. Надеемся, что это будет конструктивный профессиональный диалог. Кроме того, обязательным условием для принятия окончательного решения является исследование концентрата в наших лабораториях.

В связи с этим прошу Вас, уважаемый Павел Николаевич, командировать на наш завод Ваших специалистов с пробной партией сырья (один контейнер емкостью 25 литров) для проведения совместных исследований и обсуждения конкретных технологических этапов.

С уважением,

Генеральный директор

ОАО “Молочно-консервный завод “Рассвет”                       Ю.В. Спиридонов

Ответ на письмо № 2

Генеральному директору

ЗАО “Кварц-М”

В.С. Таганову

Уважаемый Василий Степанович!

Благодарю Вас за информацию о возможности поставки новой номенклатуры отделочных материалов из керамического гранита (Ваш исх. от 14.02.2010 № 17-33).

Предлагаемые Вами материалы, бесспорно, расширяют дизайнерские возможности при работе с заказчиками. Однако мы не можем планировать использование в текущем строительстве указанных материалов в связи с их высокой стоимостью.

При заключении АСК “Фортуна” новых подрядных договоров возможность использования этих материалов в более дорогостоящих проектах по вновь возводимому жилью обязательно будет рассматриваться и согласовываться с заказчиками.

С уважением и наилучшими пожеланиями,

Заместитель генерального директора

по закупкам АСК “Фортуна”                                                        Ф.Н. Шалыгин

Ответ на письмо № 3

Директору

ЗАО “ИТ-консалтингцентр”

М.А. Шаховой

Уважаемая Маргарита Алексеевна!

Специалисты нашего предприятия с большим интересом ознакомились с материалами, полученными от ЗАО “ИТ-консалтингцентр”. Мы признательны Вам за внимательное отношение к деятельности нашего предприятия и выражаем свое уважение высокопрофессиональному коллективу ЗАО “ИТ-консалтингцентр”.

Ваша многоаспектная и масштабная деятельность в сфере консалтинговых услуг представляет большой интерес для предприятий, планирующих проведение реструктуризации. И наше предприятие не является исключением.

В настоящее время акционерами и руководством ОАО “Полимер” проводятся организационные мероприятия по его включению в состав отраслевого регионального холдинга. В холдинге предполагается объединить научные, проектные и производственные организации, обеспечивающие замкнутый технологический цикл разработки, производства и сбыта современных полимерсодержащих изделий и материалов.

В связи с этим мы можем вернуться к рассмотрению Вашего предложения только после принятия окончательного решения о вхождении ОАО “Полимер” в состав указанного холдинга и определения конкретной программы его производственной деятельности. Мы уверены, что наш новый статус потребует консультаций профессионалов высокого класса, к которым относятся Ваши специалисты. И надеемся, что это будет конструктивное и взаимообогощающее сотрудничество.

С уважением

Генеральный директор

ОАО “Полимер”                                                                             А.К. Иванов



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.65%
  • Делопроизводство 18.45%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.62%
  • Имидж секретаря 12.14%
  • Деловой этикет 13.11%
  • Карьерный рост 9.22%
  • Документооборот 20.39%
  • Электронный документооборот 17.48%
  • Архивное дело 81.07%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль