Каковы критерии, предъявляемые к электронным документам?

6

Вопрос

Какие критерии предъявляются к электронным документам, кроме защищенности и доступности?

Ответ

Действительно, наиболее критичные параметры для электронного документа – это вышеупомянутые защищенность и доступность. Они настолько важны для пользователей, что все остальные критерии на их фоне становятся не актуальными.

И тем не менее, разработчикам не стоит забывать об удобстве формата электронного документа для работы с ним (в том числе совместной) и редактирования, а также его доступности для поиска и возможности долгосрочного хранения. Кроме того, документ должен конвертироваться в другие форматы.

Говоря об удобстве, мы подразумеваем, что пользователь должен иметь возможность без проблем работать с документом, используя штатные средства: просматривать его, вносить в него изменения и т.д.

Общей проблемой для большинства организаций является то, что людям, как правило, непривычно работать с электронными документами, потому что они не умеют сравнивать их, вносить правки и комментарии. Эта проблема касается именно персонала и единственный способ ее решения – обучение сотрудников использованию всех возможностей работы с электронными документами.

Но есть и другая сложность: когда проблема заключается именно в средстве работы с документом.

Например, для простых пользователей большая часть возможностей Microsoft Word не очевидна и поэтому непонятна. Но и над этим уже задумываются разработчики: рост популярности сенсорных экранов заставляет их приблизиться к более простым, интуитивно понятным и привычным для людей интерфейсам. Это касается и необходимости разработки технически более совершенных средств, например, для переноса информации с бумажных носителей на электронные. И все это вместе можно назвать одним словом – развитием юзабилити, удобства для пользователя.

Что касается проблем с поиском: при том, что документ действительно должен быть защищенным, в идеале он еще и должен быть доступен для поиска. Очень часто средства защиты вступают в противоречия с системой поиска: например, если контент документа зашифрован, поисковые системы не могут составить индекс этого документа. И эту проблему тоже должен заранее решать разработчик.

Сложности с долгосрочным хранением документов существуют уже достаточно давно и связаны с тем, что механизмы шифрования и подписи имеют ограничение по времени действия, так как их сертификаты выдаются на определенный срок. В итоге возникает методологическая проблема: необходимо каким-то образом обеспечить более длительное хранение, чем позволяет срок действия сертификата. Есть два варианта решения данной задачи: либо все документы заново подписываются сертификатом самого архива, либо их вообще хранят на носителе, который не допускает никаких изменений. Причем, при втором варианте носитель не просто позволяет записать документ, но и гарантирует, что его нельзя поменять. При этом должен быть реализован механизм проверки штампа системы, подтверждающего, что на момент его закрепления сертификат документа действовал.

СЛОВАРЬ

Юзаби́лити, удобство использования (англ. usability — дословно «возможность использования», «способность быть использованным», «полезность») — понятие в микроэргономике, эргономическая характеристика степени удобства предмета для применения пользователями при достижении определённых целей в некотором контексте. Термин имеет связь с понятием «эргономичность», но в отличие от последнего меньше ассоциируется с технической эстетикой, с внешним видом и более привязан к утилитарности «юзабельного» объекта.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.16%
  • Делопроизводство 15.45%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.57%
  • Имидж секретаря 10.57%
  • Деловой этикет 10.98%
  • Карьерный рост 7.72%
  • Документооборот 17.07%
  • Электронный документооборот 15.45%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль