Как форматировать ячейки в MS Excel?

17

Вопрос

С программой MS Excel работаю недавно. У меня возникла необходимость отформатировать ячейки созданной таблицы и данные в них. Как правильно это сделать?

Ответ

Все параметры форматирования ячеек находятся на вкладках окна Формат ячеек, доступном через пункт главного меню Формат – Ячейки.

Для задания параметров предварительно следует выделить ячейки, к которым нужно применить форматирование.

Форматирование ячеек включает:

  • Шрифтовое оформление: шрифт, начертание, размер, цвет шрифта и т.п. Обратите внимание: все символы в ячейке будут иметь одинаковые параметры шрифтового оформления.

Инструменты настройки шрифта вынесены на панель Форматирование.

  • Выравнивание текста. Текст в ячейках необходимо выравнивать как по горизонтали, так и по вертикали. Кроме этого, текст можно располагать в ячейке сверху вниз и под любым углом, установив соответствующие настройки в области Ориентация на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.

На этой же вкладке находится опция Переносить по словам, которую нужно активизировать, для того, чтобы текст в ячейках располагался не в строку, а сверху вниз в зависимости от горизонтальных размеров ячейки.

  • Вид. Вид (одноименная вкладка диалогового окна Формат ячейки) включает цветовое оформление ячейки. На панели инструментов Форматирование находится кнопка Цвет заливки, которой гораздо удобнее пользоваться для изменения цвета ячеек.

Настройка формата данных производится через вкладку Число того же диалогового окна Формат ячеек.

Данная вкладка позволяет выбрать один из форматов: Общий, Числовой, Финансовый, Дата, Процентный, Текстовый и т.д.

Как правило, MS Excel распознает вводимые данные и определяет для них соответствующие форматы. Тем не менее, следует остановиться на некоторых важных моментах, связанных с форматом данных:

1. Если ячейка участвует в вычислениях и в нее введено число, но формат этой ячейки  Текстовый, то значение этой ячейки не будет участвовать в вычислениях:  появится сообщение об ошибке или будут произведены некорректные расчеты.

2. Часто в ячейку нужно вводить номер чего-либо. Такие номера нередко начинаются с нулей, например, «000345». Если ввести такой номер в ячейку с форматом Числовой, в ячейке будет значение «345»: нули будут откинуты, так как являются не значимыми. Поэтому, чтобы корректно ввести такой номер, необходимо задать формат ячейки Текстовый: нули будут восприниматься как обычные символы и не исчезнут.

3. Числовой формат предполагает настройку количества знаков после запятой. Если фактически в числе в ячейке больше знаков, то отображаемое в ячейке число округляется по правилам математики до указного количества  знаков после запятой, однако хранится и используется в дальнейших вычислениях число так, как оно было введено или получено в результате вычислений.

Пусть в двух ячейках введены числа: 7,4 и 3,2. Эти ячейки имеют формат Числовой и 0 знаков после запятой. Соответственно отображаться в ячейках они будут как 7 и 3. Посчитаем в другой ячейке их сумму: 10,6. Если формат результирующей ячейки также Числовой и 0 знаков после запятой, то в ячейке мы увидим  11 (результат округления 10,6), однако 7 плюс 3, которые мы видим в ячейках, участвующих в вычислениях, не равно числу 11, которое отображается в результирующей ячейке. Следовательно, с форматами чисел следует быть очень внимательными и для важных вычислений не пользоваться функциями округления.

4. Если необходимо ввести в ячейку дату, пользуйтесь форматом ячейки Дата, выбрав подходящий тип.

5. Если в ячейку с форматом Числовой введено значение доли единицы, например, 0,3, а затем формат сменен на Процентный, в ячейке будет значение 30%. В ячейку с форматом Процентный вводить нужно уже значение процента.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль