Как избегать невидимые глазу ошибок?

1

Вопрос

Мне часто поручают готовить документы разных видов, но моими текстами не всегда остаются довольны. Иногда я слышу такие реплики в свой адрес: «неудачное предложение», «неправильная структура текста». Как мне с этим бороться? Можно ли научиться избегать таких почти невидимых глазу ошибок?

Ответ

Действительно, неудачная структура предложения – одна из тех значимых причин, которая способна сделать текст трудным для понимания.

Перечислим те синтаксические ошибки, которые часто встречаются в деловом тексте и осложняют восприятие.

1. Усложненность синтаксической конструкции.

Прочтите фрагмент из Жилищного кодекса РФ (п. 4 ст. 45):


Эксперт делится важной информацией об ошибках в документах в материале по ссылке.


В указанный срок сообщение о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должно быть направлено каждому собственнику помещения в данном доме заказным письмом, если решением общего собрания собственников помещений в данном доме не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме, или вручено каждому собственнику помещения в данном доме под роспись либо размещено в помещении данного дома, определенном таким решением и доступном для всех собственников помещений в данном доме.

Ясен ли смысл этого предложения после одного быстрого прочтения? Пожалуй, нет. Однако и медленное чтение с паузами и остановками на обдумывание не дает возможности понять до конца содержание этого фрагмента. Почему? Прежде всего, из-за длины предложения и сложности его структуры – в нем три однородных сказуемых (к каждому из которых относится большое количество зависимых слов), придаточное предложение условия и два однородных причастных оборота.

Кроме того, кажутся странными выбор союзов и пунктуационное оформление фразы. Если предложенные варианты оповещения собственников о проведении собрания равноправны, то почему выбраны два разных разделительных союза: или и либо? Или эти союзы подчеркивают, наоборот, неравноправие вариантов? И почему перед союзом либо нет запятой? Элементарное правило о постановке знаков препинания при однородных членах предложения, соединенных повторяющимся разделительным союзом, можно отразить такой схемой:

○, или ○, или ○ .

В итоге субъективное представление таково: если я инициирую собрание собственников в моем доме, я могу выбирать один из следующих способов оповещения:

1) отправить сообщение каждому собственнику заказным письмом;

2) передать письменное сообщение лично в руки «под роспись»;

3) при условии, что на одном из предыдущих собраний собственников было принято решение о каком-то другом способе оповещения, использовать этот утвержденный протоколом собрания способ;

4) если на одном из предыдущих собраний решили, что достаточно вывесить объявление и определили для него «доступное для всех» место, то составить одно объявление для всех и повесить его на это самое согласованное место.

Да, много пришлось потратить времени, чтобы осмыслить этот пункт. И, честно говоря, нет уверенности, что понят он правильно. Кстати, известен случай судебного разбирательства, связанного именно с тем, что это положение кодекса было по-разному понято жителями одного дома.

Интересно, что при составлении «Методических рекомендаций по подготовке и проведению общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме» – «в целях методического обеспечения реализации положений Жилищного кодекса Российской Федерации» – была сделана попытка упростить восприятие этого фрагмента:

В указанный срок сообщение о проведении общего собрания должно быть направлено каждому собственнику заказным письмом, если решением общего собрания не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме. Также сообщение о проведении общего собрания может быть вручено каждому собственнику помещений под расписку либо размещено в помещении данного дома, определенном решением общего собрания и доступном для всех собственников.

Безусловно, стало лучше, но всех вопросов к содержанию эта правка все равно не сняла.

Итак, составляя деловой текст, нужно стремиться к понятному синтаксису. Структура фразы должна четко отражать логические связи между элементами смысла.

Если простое предложение содержит значительное количество распространенных или даже осложненных однородных членов предложения, стоит рубрицировать текст:

- каждый из компонентов ряда однородных членов вынести в новый абзац,

- абзацы или пронумеровать, или пролитерировать (обозначить буквами), или маркировать (уместными в данном тексте значками),

- поставить в конце каждой рубрики запятую или точку с запятой, а в конце последней рубрики – точку.

Утяжеляют фразу причастные и деепричастные обороты. Во многих случаях предпочтительно заменять такой оборот придаточным предложением. Сравните:

Просим Вас срочно выслать инструкции, регламентирующие действия сотрудников в ситуациях, предусмотренных распоряжением от 21.03.2009 № 123.

или

Просим Вас срочно выслать инструкции, регламентирующие действия сотрудников в ситуациях, которые предусмотрены распоряжением от 21.03.2009 № 123.

Осложняют понимание ряды существительных в косвенных падежах (такая конструкция называется «нанизывание падежей»), например:

Предлагаем вам варианты решений реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых и административных зданий.

Попробуем внести ясность:

Предлагаем вам пять вариантов реконструкции отопительных и вентиляционных систем, а также санитарно-технических установок для жилых и административных зданий.

2. Построение предложения, при котором возможно неправильное понимание значения словоформы.

Словоформа – это слово в какой-либо грамматической форме:

институт, института, институту, институтом, институте – это словоформы слова институт.

Обратите внимание, что в этом ряду словоформы расположены в соответствии с традиционным падежным рядом – именительный, родительный, дательный, творительный и предложный. А винительный падеж, казалось бы, пропущен. Дело в том, что словоформы именительного и винительного падежей у некоторых неодушевленных существительных совпадают:

(что?) институт открылся, вижу (что?)институт.

Неумелое использование этих форм может породить двусмысленность высказывания.

Институт информатики и вычислительной техники постановил организовать комитет по информатизации образования.

Из этого предложения абсолютно неясно: институт организован комитетом или комитет институтом? И, соответственно, где в этом предложении подлежащее, а где дополнение? Редактируем:

Ученым советом Института информатики и вычислительной техники было принято решение об организации комитета по информатизации образования.

или

Институт информатики и вычислительной техники был создан решением комитета по информатизации образования.

3. Ошибочная смысловая связь слов.

На место происшествия прибыли работники уголовного розыска с собаками, которые были вызваны для поимки преступной группировки.

Такие ошибки очень любят дети и писатели-юмористы, потому что они вызывают комический эффект. Но в деловом общении ошибочная смысловая связь слов может привести к крайне нежелательным эффектам, и отнюдь не комическим.

4. Композиционная нелогичность, неудачное оформление текста и противоречивые высказывания.

Представьте, что вы, будучи секретарем в некой компании, получили такое письмо.

Просим предоставить нам следующую информацию:

Пожалуйста, подтвердите название компании, которая будет стороной в контракте.

Нам нужны копии следующих документов такой компании:

1. Устав компании.

2. Сертификат регистрации.

Просим подтвердить для нас следующее:

1. Является ли предложенная компания дочерним предприятием других компаний.

2. Что вам известны все административные контрактные вопросы, включая таможенное оформление.

3. Название компании, которая будет отвечать за получение и таможенное оформление продукции в России, и необходимо предоставить копии устава такой компании.

Удобно ли работать с этим текстом? Серьезные композиционные промахи и неудачное оформление делают содержание трудно усваиваемым.

Редактирование этого текста следует начать с выделения ключевых смысловых блоков:

* во-первых, нечто нужно подтвердить;

* во-вторых, требуется отправить копии некоторых документов.

Вот и становится ясной структура письма. Теперь можно переписывать текст.

Для продолжения эффективного сотрудничества между нашими компаниями просим подтвердить следующую информацию:

1) название компании, которая будет стороной в контракте;

2) является ли предложенная компания дочерним предприятием других компаний;

3) известны ли вам все административные контрактные вопросы, включая правила таможенного оформления;

4) название компании, которая будет отвечать за получение и таможенное оформление продукции в России.

Также просим предоставить копии следующих документов:

1) устава компании, которая будет отвечать за получение и таможенное оформление продукции в России.

2) сертификата регистрации и устава компании, которая будет стороной в контракте.

Теперь у получателя будет возможность быстро составить письмо-ответ, не пропустив ни одной просьбы компании-партнера.

5. И в заключение еще один совет: не нужно полагаться “на само собой понятные вещи”. Простой пример.

Вы пришли в школу, чтобы встретиться с завучем. Нашли два кабинета с такими табличками:

1. Заместитель директора по УВР.

2. Заместитель директора по ОВ.

Вы можете определить, какой из этих двух заместителей вам нужен? Сотрудники школы, конечно, хорошо знают, что такое УВР и ОВ, а как быть тем посетителям, кто не знает? Может быть, не стоило сокращать названия должностей на дверях кабинетов?

Составляя деловой текст необходимо иметь в виду, каков уровень знаний адресата о предмете речи. Это поможет создать ясный, понятный, доступный получателю текст.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.32%
  • Делопроизводство 17.92%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.26%
  • Имидж секретаря 11.79%
  • Деловой этикет 12.74%
  • Карьерный рост 8.96%
  • Документооборот 19.81%
  • Электронный документооборот 17.45%
  • Архивное дело 81.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль