Чем занимается персональный ассистент руководителя?

36

Вопрос

Недавно меня переведи на должность персонального ассистента руководителя. Я понимаю то, чем буду заниматься, но в очень общих чертах. Чем отличается функционал персонального ассистента от обязанностей секретаря?

Ответ

Одним из основных отличий функционала личного ассистента от «обычного» секретаря является многофункциональность (полифоничность) и адаптивность. Чтобы быть хорошим личным помощником, нужно знать, что представляет собой современный руководитель - без этого понимания трудно адаптироваться под бешеный рабочий ритм и стать профессионалом.

Когда личный ассистент, он же персональный помощник, начинает чувствовать и понимать своего руководителя,  знает о своем шефе буквально все: привычки, настроение, особенности поведения, жестикуляцию, режим дня, имена партнеров и родственников, виды отдыха и досуга, стиль одежды, предпочитаемые бренды, распорядок дня домочадцев, любимые рестораны и кухню и многое другое - то он (или чаще она) становится настоящей «правой рукой». Образуется почти нерушимая ячейка делового сообщества.


Статья о информационной поддержке руководителя поможет вам не допускать ошибок в работе.


Есть даже такая присказка – руководитель скорее «разведется с женой, чем откажется от хорошего персонального помощника». Обычно руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, «забирают» с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Современный руководитель – кто он?

Каждый руководитель обладает, безусловно, лидерскими качествами (без них он не стал бы руководителем, лидером, владельцем бизнеса), каждый харизматичен, и каждый – яркая индивидуальность со своим особым внутренним мироустройством.


Вы узнаете больше о графике руководителя, если перейдете в материал.


Какие еще черты свойственны руководителю ХХI века?

Итак, современный руководитель:

  • динамичен, живет на больших скоростях и оборотах. Очень быстро реагирует на события;
  • немногословен: не располагает временем для объяснения, повторять дважды не будет;
  • при всей демократичности предпочитает общаться с людьми своего круга;
  • скорее интровертен (сказывается большой поток информации и событий, от которых может возникать желание отдохнуть), но может быть, конечно, природным экстравертом;
  • очень ценит свое время;
  • очень быстро мыслит и генерирует идеи.

В мире бизнеса выживает тот, кто может быстро думать и принимать точные решения;

  • прогрессивен, интересуется и активно пользуется современными новшествами (техническими и другими);
  •  перемещается по всему миру, космополитичен;
  •  имеет много хобби и увлечений (коллекционирование, престижные игры и пр.);
  • занимается спортом;
  • любит хорошую кухню;
  •  хорошо одет.

Предпочитает одежду известных брендов либо индивидуальный пошив у портного очень высокого уровня, что, собственно, тоже является своего рода брендом;

  •  нередко знает иностранный язык, иногда даже несколько;
  •  очень образован, часто имеет не одно высшее образование (МВА и т.п.), иногда – научную степень;
  •  человек творческий -  именно творческая личность создает свой бизнес;
  •  умеет управлять людьми;
  •  харизматичен;
  •  имеет насыщенную личную жизнь (семья, хобби, творчество и т.п.).

Согласитесь, что в команде с таким руководителем работать престижно и интересно.

Чтобы максимально соответствовать такому высокому уровню своего руководителя, личные ассистенты также должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, определенным характером, и, пожалуй, самое главное - особым складом личности.

Личный помощник называется «личным» и «персональным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и приватных поручений руководителя. Персональный ассистент в буквальном смысле помогает руководителю трудиться и жить. И, соответственно, стремительно растет вместе с ним.

Какими же качествами должен обладать сегодня личный помощник?

Вот перечисление навыков, качеств и умений современного успешного (от слова успех и успевать) персонального ассистента (ПА), который:

  • пребывает «в полной боевой готовности» буквально 24 часа в сутки. 

Некоторые руководители работают и ночью и вполне могут позвонить в любое время суток своему личному ассистенту;

  • умеет действовать решительно и принимать на себя ответственность;
  • обладает высоким уровнем творческого мышления;
  • умеет решить любой вопрос за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом!
  • владеет и отлично управляет информацией;
  • обладает хорошими коммуникативными навыками, вежлив, умеет вести переговоры, корректный торг;
  • находится в курсе всех событий в компании;
  • мобилен, оперативно действует, адаптивен;
  • ПА не только умеет хранить коммерческие и корпоративные тайны, но и способен «держать язык за зубами», зная многое о частной жизни руководителя;
  • обладает высоким уровнем эмпатии, «чувством шефа».

Эмпатия — способность человека представить себя на месте другого, понять его чувства, желания, идеи и действия, на непроизвольном уровне испытывать сходные с ним чувства, понимать и принимать его актуальное эмоциональное состояние;

  • знает делопроизводство, хорошо владеет  русским языком, одним или несколькими  иностранными (часто двумя-тремя), грамотен, образован;
  • контролирует как выполнение заданий руководителя, так и действия партнеров (даже за рубежом);
  • способен быть предельно внимательным, понимать с полуслова, в буквальном смысле «уметь читать мысли» шефа. И в целом – уметь слушать и слышать;
  • ориентируется  в разных сферах обслуживания: от ресторанов до подарков;
  • умеет подготовить мероприятие, событие, путешествие;
  • скрупулезен и организован;
  • умеет экономить средства, время, силы;
  • постоянно стоит на страже интересов руководителя;
  • обладает своей харизмой;
  • энергичен и убедителен;
  • эффективно распоряжается своим временем, оптимально организовывает рабочий день руководителя.

К числу компетенций ПА относится также проактивная позиция и умение «держать руку на пульсе времени» - например, поддержать разговор о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка. Более того, помощник должен (должна) при случае уметь очень деликатно, тонко и ненавязчиво объяснить руководителю, как пользоваться очередным гаджетом или новым айфоном.

Быть проактивным человеком означает, что человек осознал свои глубинные ценности и цели и действует в соответствии со своими жизненными принципами, независимо от условий и обстоятельств. Проактивная жизненная позиция - четкое осознание своей личной миссии и целей для ее реализации.

Труд личного ассистента – это та невидимая часть айсберга, находящаяся под водой.

На пути ПА возникают свои трудности. Самая непростая задача - понять свое реальное место в жизнедеятельности компании в целом, уметь вписаться в коллектив, а не ограничиваться взаимодействием с руководителем, соблюдая субординацию.

Иной раз некоторые личные ассистенты отдаляются от коллектива, считая себя слишком важной персоной, что, конечно, действительно так, тем не менее, это может очень затруднять информационный обмен в компании, что, в свою очередь, не идет на пользу ее деятельности. Кроме того, может возникнуть нездоровый психологический климат, когда сотрудники будут бояться заходить в приемную, где сидит гордый и неприветливый личный ассистент. Очень важный навык – уметь ладить с людьми разного социального статуса и уровня.

Личный ассистент должен быть готов принять и то, что его многодневный труд может оказаться невостребованным. Это требует большой степени лояльности и толерантности.

Таким образом, можно сказать, что личный ассистент имеет собственный профессиональный кодекс, подобно кодексу бусидо у японских самураев.

Бусидо — неписаный кодекс поведения самурая в обществе, представляющий собой свод правил и нормы «истинного», «идеального» воина.

И невозможно не процитировать слова американского поэта и писателя прошлого века Дугласа Мэллока, которые как нельзя лучше отражают сущность идеального персонального ассистента:

Если ты не можешь быть

сосной на вершине холма,

будь деревцем в долине,

но только будь

cамым лучшим деревцем у родника,

будь кустиком, если ты не можешь быть деревом.

Если ты не можешь

быть кустиком, будь травой

И сделай дорогу счастливее.

Это ли не замечательное призвание - делать дорогу руководителя счастливой, комфортной и идти вместе с ним рука об руку в повседневной деятельности компании? Есть люди, которые считают именно так.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль