Можно ли внедрять СЭД в компанию с разными документами?

12

Вопрос

Можно ли внедрять веб-ориентированную систему управления электронными документами в организации, где в документопотоке кроме традиционных бизнес-документов большую часть занимают большеформатные и архитектурные чертежи, карты, фотографии? Ведь от скорости интернет-соединения будет зависеть скорость работы всей системы.

Ответ

Можно, но при выборе системы электронного документооборота (СЭД) следует учитывать существующий порядок работы с документами и аппаратно-программную инфраструктуру в организации:

  • используемая операционная система и программное обеспечение для работы с документами;
  • состояние каналов передачи данных;
  • форматы файлов, в которых хранится проектная документация;
  • задачи, которые должна решить система управления документами.

Например, если планируется не только хранение документов, но и автоматизация различных процессов работы с документами, требующих постоянной передачи информации по внутренней сети или сети Интернет, то в этом случае следует провести инвентаризацию каналов передачи данных и локальных требований к форматам хранения документов. Известно, что PDF-формат требует гораздо меньше ресурсов, чем TIFF; таким образом, если документы, например, ранее хранились только в формате TIFF, то лучше перейти на сохранение документов в PDF-формате или дублирование в PDF-формате и TIFF (при наличии строгих требований к качеству печати). При этом в последнем случае появляются дополнительные требования к хранилищу данных.

Также при выборе СЭД рекомендуется обращать внимание на следующие системные характеристики:

  • форматы файлов, хранение и отображение которых обеспечивает система, а также обеспечение преобразования исходных форматов в другие с целью минимизации размеров файлов и как следствие – нагрузки на клиентское приложение;
  • технология, на которой построена веб-ориентированная система;
  • требования к аппаратно-программному обеспечению, в том числе требования к каналам передачи данных;
  • кросс-платформенность – независимость от программной базы организации (в частности, системного программного обеспечения и веб-браузера).

Многие современные веб-ориентированные СЭД заявляют о своей кросс-платформенности, а также об использовании в разработке клиентского приложения технологий, значительно снижающих нагрузку на обновление пользовательского интерфейса, т.е. обеспечивающих большую производительность.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль