Существует ли в СЭД возможность "бронирования" номеров?

11

Вопрос

Существует ли в СЭД возможность "бронирования" номеров для исходящих писем и приказов?

Ответ

Регистрационный номер и дата – одни из важнейших реквизитов документа, от правильности которых зависит его юридическая сила. При работе в СЭД иногда возникает необходимость регистрации документа «задним числом».


Читайте об исходящих документах, чтобы не совершать ошибок.


Следует отметить, что одной из основных задач СЭД является обеспечение строгого порядка документирования, что подразумевает четкую фиксацию времени создания каждого документа. В этой связи СЭД должна скорее препятствовать изменению основных регистрационных реквизитов.

Тем не менее, как правило, в повседневной работе делопроизводственных служб иногда возникают различные «нестыковки» или обстоятельства «непреодолимой силы».

Например, документ, который должен был быть зарегистрирован сегодня, создается позже из-за отсутствия подписывающего лица. 

 «Сгладить» подобные проблемы можно одним из следующих способов:

  • некоторые СЭД имеют функцию «бронирования номеров», т.е. вы можете заранее оставить нужные номера и впоследствии воспользоваться ими, однако данный функционал встречается только в некоторых системах;
  • если заранее известно о появлении документа, который должен быть зарегистрирован «задним числом», можно заранее заготовить в СЭД пустую карточку с требуемым номером. Когда документ реально появится, останется просто внести данные о нем в карточку;
  • если такой документ появляется неожиданно, самое простое решение – при его регистрации в СЭД вручную указать уже использованный ранее порядковый номер, но с литерной приставкой (например, «21/а»).


Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль