Какие задачи решает СЭД?

2

Вопрос

В муниципальной энергосбытовой компании решено провести реформирование системы управления. Подскажите, пожалуйста, чем нам может помочь система электронного документооборота? Есть ли специфика СЭД для энергосбытовых компаний? Какие задачи должна решать подобного рода система? Можем ли мы разработать ее самостоятельно или потребуется помощь специализированных компаний?

Ответ

Напомню, что энергосбытовые компании появились в результате реформирования  РАО ЕЭС в 2007-2008 гг. при разделении энергосистемы страны на генерирующие, передающие и сбытовые предприятия. На документооборот сбытовых компаний накладывает отпечаток их развитая договорная и инвестиционная активность. Система электронного документооборота, внедряемая в данного рода организациях, должна осуществлять поддержку таких видов договорной деятельности, как:

  • поставка энергии конечным потребителям, производимая на основе единой оферты с заключением договоров присоединения;
  • заключение договоров покупки мощности и ее транспортировки с генерирующими и передающими компаниями напрямую либо посредством биржи и государственного регулятора;
  • заключение договоров, относящихся к инвестиционной деятельности компании (техническое переоснащение, капитальное строительство и др.);
  • заключение договоров с профильными подрядчиками, к примеру компаниями, осуществляющими деятельность по контролю потребления (как у физических, так и юридических лиц).

Самым сложным с точки зрения управления договорной деятельностью является процесс заключения сбытовых договоров с юридическими и физическими лицами-потребителями. Поскольку каждая организация и каждая квартира, находящиеся на территории юрисдикции энергосбытовой компании, являются ее клиентами, именно договорная работа с конечными потребителями является самой массовой и наиболее нуждающейся в автоматизации.

Для обеспечения поддержки этих процедур информационная система должна обладать следующим функционалом:

  • учет и регистрация заключаемых договоров присоединения, а также их перерегистрация и расторжение, что особенно актуально для клиентов – юридических лиц;
  • контроль исполнения договорных обязательств в части своевременности и полноты оплаты потребленной мощности;
  • учет измерительного оборудования, а также его показаний.

В настоящее время контроль потребляемой мощности выполняется часто силами сторонних организаций-подрядчиков. Вследствие этого сведения, необходимые для контроля исполнения договорных обязательств, поступают несвоевременно и в объемах, не соответствующих потребностям современного информационного общества. В свою очередь, подрядчики-контролеры могут обеспечить контроль потребления по каждому договору лишь 1-2 раза в год. Этот подход и привел к методу оплаты энергии по среднему значению потребления в течение года с последующей коррекцией оплаченной мощности в конце отчетного периода по фактическому ее потреблению. Очевидно, что для эффективного учета потребления мощности и контроля исполнения договорных обязательств ее пользователями необходима такая информационная система, которая сможет обеспечивать постоянный обмен данными между всеми компаниями, участвующими в процессах сбыта: от генерации и транспорта мощности до контроля потребления на местах.

СЭД могут также обеспечивать функционал самостоятельного – через Интернет-портал энергосбытовой компании – ввода пользователями в систему показаний учетной аппаратуры, а также обработку оцифрованных корешков платежных документов, на которых указан текущий расход.

Таким образом, внедряемая в сбытовой компании СЭД должна помимо основного обладать дополнительным функционалом, в том числе таким, как:

  • возможность работать с обращениями клиентов, предполагающая не только регистрацию обращений, но и обеспечение исполнения принятых по ним решений, а также поддержку взаимосвязи с договором присоединения  гражданина, его социальным статусом и т. д.;
  • обеспечение контроля исполнения договорных обязательств потребителей мощности перед сбытовой компанией с возможностью учета как потребленной мощности, так и проведенных субподрядчиками проверок в этом отношении, а также поступления платежей потребителей за потребленную мощность;
  • механизм согласования технической части договоров присоединений потребителей-юридических лиц.

Дополнительно СЭД должна позволять обобщить все сведения о сбыте электроэнергии потребителям, обеспечивать распределенный доступ к ним и актуализацию этих сведений в реальном времени, а также обосновывать претензионно-исковую работу энергосбытовой компании, направленную на получение стоимости поставленной мощности компаниям и гражданам-неплательщикам.

Самостоятельная разработка такой системы «с нуля» в настоящее время возможна, однако сопряжена с большими рисками:

  • длительный срок разработки, за время которого может измениться структура процессов в организации, отчего разработанная система станет неактуальной;
  • необходимость найма большого штата специалистов, которые осуществят проектирование и разработку новой системы;
  • финансовая поддержка разработки уникальной СЭД, на самом деле значительно большая в сравнении со стоимостью тиражируемых рыночных аналогов.

В связи с этим наиболее эффективно приобретение типовой современной системы электронного документооборота, автоматизирующей произвольные документоориентированные процессы с помощью интегрированных в нее workflow-инструментов.

В этом случае ваша компания сможет, приобретя тиражируемую СЭД, воспользоваться, с одной стороны, всем богатством реализованного в ней функционала общего документооборота, с другой – при необходимости (в том случае если какие-то дополнительные необходимые вам функции в типовой версии системы не реализованы) самостоятельно разработать в разумные сроки силами одного-двух специалистов специфический договорной инструментарий, характерный для деятельности энергосбытовой компании.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль