Как самостоятельно внедрить СЭД?

11

Вопрос

Наша компания в будущем собирается автоматизировать документооборот. Какие работы на первоначальном этапе мы в состоянии выполнить самостоятельно?

Ответ

Процесс внедрения систем электронного документооборота для многих компаний является типовым, а его структура – методологически отработанной. В связи с этим часть работ специалисты вашей компании могут выполнить самостоятельно, в частности усовершенствовать имеющиеся процессы документационного обеспечения управления до внедрения информационной системы. В результате документооборот в вашей компании будет отлажен и готов к автоматизации.

Рассмотрим необходимые действия подробнее:

  • На первом этапе необходимо выделить все типы документов, используемые в вашей организации.

Это может быть входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, нормативная и распорядительная документация, хозяйственные договоры и договоры по основной деятельности и т. д.

Результатом этого этапа является перечень документации вашей компании.

  • На втором этапе необходимо выделить те маршруты, которые проходит каждый из видов документов в течение своего жизненного цикла в компании, установить список всех должностных лиц, которым документ попадает на рассмотрение, уточнить основания начала процесса работы с документом и его завершения, а также требования, которые предъявляются к документу на каждой из стадий.

Результатом этого этапа является описание маршрутов каждого документа компании, собранное в единый альбом.

  • Разработка инструкции по делопроизводству.

Главной особенностью вашего документа является то, что в нем вы будете использовать собранные на предыдущих этапах сведения. Если же в вашей компании уже имеется аналогичный документ, то его требуется актуализировать в соответствии со вновь полученными данными.

Результатом этого этапа является обновленная «Инструкция по делопроизводству» вашей компании.

  • Регламентация документной деятельности (самый трудоемкий этап).

На этом этапе необходимо в виде отдельного документа («регламента») детализированно описать маршруты документов, требования к каждому из этапов, исполнителям, а также производимым работам таким образом, чтобы даже человек, полностью не знакомый со спецификой деятельности вашей компании (к примеру, новый ее работник) мог понять, как и зачем работает в ней документационное обеспечение управления.

Выполнив весь этот комплекс работ, ваша компания сможет максимально стандартизовать схемы работы с документацией, что, с одной стороны, значительно усовершенствует структуру ДОУ компании, с другой – максимально уменьшит будущие затраты на внедрение СЭД, заметно сократив этап информационного обследования, проводимый в начале любого проекта автоматизации документооборота предприятия.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10%
  • Делопроизводство 15.2%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.4%
  • Имидж секретаря 10.4%
  • Деловой этикет 10.8%
  • Карьерный рост 7.6%
  • Документооборот 16.8%
  • Электронный документооборот 15.2%
  • Архивное дело 83.6%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль