Как в СЭД хранятся неопознанные документы?

13

Вопрос

В процессе работы в СЭД все входящие бумажные документы (договоры, факсы, письма) должны быть отсканированы и переведены в электронный вид. В нашей организации документы хранятся в СЭД в виде отсканированных изображений (графического файла в формате JPG или PDF) без возможности редактирования. Но есть возможность при вводе документов в систему осуществлять предварительное распознавание текста документа, после чего такой документ можно легко отредактировать. Зачем это нужно, если договор уже подписан, входящее письмо и факс получены и в них уже нельзя вносить какие-либо изменения?

Ответ

Дело в том, что хранение нераспознанных документов не позволяет в полной мере использовать весь функционал СЭД в области работы с архивом документов. Важной функцией является не просто хранение графических образов документов, но и ускорение процесса поиска необходимой информации, что позволяет повысить эффективность работы сотрудников.


Подробнее о системе оценки качества работы сотрудников в СЭД мы писали здесь.


Согласитесь, что не всегда сотрудник может знать реквизиты документа (название, контрагента, дату создания и т.д.), но именно благодаря распознаванию графических документов они станут доступны для полнотекстового поиска. Сотруднику не придется просматривать каждый графический документ (по сути - картинку) в поисках интересующей его информации. Более того, с помощью полнотекстового поиска по распознанным графическим документам в результате поискового запроса можно найти все документы, в которых упоминается интересующий сотрудника вопрос. Возможно, это поможет конкретному работнику более глубоко изучить данные, составить полную картину ситуации, ради которой он использовал поиск. Стоит отметить, что широкие возможности поиска информации ведут к наиболее эффективному использованию базы корпоративных знаний, что напрямую влияет на квалификацию ваших коллег.


Все о входящих документах вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Также распознавание существенно облегчит создание новых текстовых документов на основе существующего графического. При необходимости скопировать распознанный текст графического документа и далее подвергнуть его редактуре гораздо быстрее и удобнее, чем долго и скурпулезно переносить данные в текстовый документ вручную.


Об отличии форматов PDF от PDF/A читайте подробнее здесь.


Таким образом, распознавание графических документов с последующей возможностью полнотекстового поиска и редактирования – это не только приятный бонус, но и реальный инструмент для повышения эффективности работы с электронными документами.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.75%
  • Делопроизводство 16.13%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.04%
  • Имидж секретаря 10.04%
  • Деловой этикет 11.11%
  • Карьерный рост 7.89%
  • Документооборот 17.2%
  • Электронный документооборот 14.7%
  • Архивное дело 82.8%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль