Нужно ли сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства?

33

Вопрос

В нашей компании есть потребность перевести в электронный вид служебные записки и письма между подразделениями. Насколько необходимо сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами? Можно ли избежать создания РКК, если учет идет полностью в электронной системе?

Ответ

Любая информационная система при сохранении в ней документов и информации фактически регистрирует их тем или иным способом. Вопрос заключается только в том, какие метаданные она сохраняет и достаточны ли они для целей делопроизводства.


У вас не останется вопросов о системах делопроизводства после прочтения статьи по ссылке.


Задача традиционной регистрации – обеспечить надлежащий учет и исполнение документов. Если любой созданный в вашей организации документ можно будет оперативно отыскать, установить его авторство и время создания, проконтролировать сроки исполнения и т.д. и без такой системы, то можно обойтись без регистрации. Законодательство не обязывает коммерческие организации регистрировать документы.

С точки зрения использования журналов регистрации в случае судебных споров, их доказательная сила невелика – суды понимают, что эти журналы находятся под полным контролем владельца, и верят им в основном тогда, когда они свидетельствуют против своей организации.


Вам будет полезно узнать о формировании дел в материале по ссылке.


В нашей стране достаточно распространена практика управления как минимум частью деловых документов с помощью систем электронной почты и т.п. Если их функциональные возможности компанию устраивают, а задача организации коллективного доступа к документам, упорядочения документов и формирования дел и централизованного контроля исполнения не является актуальной, то можно управлять документами и в таких системах, где, с точки зрения пользователя, РКК не создается.


Мы рассказывали ранее о регистрации документов в материале по ссылке.


На самом деле РКК – это обычно не более чем визуальное отображение имеющейся в системе информации о документе. Диалоговый интерфейс систем электронного документооборота, поддерживающий работу с регистрационной карточкой,  позволяет ввести ряд реквизитов документа, необходимых для использования функциональных возможностей СЭД/ECM-систем.


Важную информацию о ведении делопроизводства вы найдете в материале здесь.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль