Как организовать документооборот в дополнительном офисе?

27

Вопрос

Наша компания открывает второй офис (в одном городе), и меня интересует, как будет выглядеть система документооборота. Договора будут храниться в одном месте. А вот как быть с входящими и исходящими письмами?

Ответ

Ваша компания сама может решить, как ей удобнее работать с входящими и исходящими документами. Возможных вариантов много, и решающим фактором обычно является эффективность деловой деятельности. Принятое решение желательно оформить в виде внутреннего нормативного документа компании.

Во многом система документооборота будет зависеть от того, какие функции будут возложены на второй офис. Если направления деятельности офисов практически не пересекаются, то, возможно, оптимальным будет самостоятельное ведение делопроизводства каждым из офисов. Если же два офиса занимаются одним и тем же видом деятельности или в одном из офисов располагаются подразделения, которые обслуживают деятельность обоих офисов (например, кадровая и юридическая службы, бухгалтерия и т.п.), то нужно будет выстраивать более сложную систему документооборота.


Читайте о основных видах документов организации еще больше по ссылке.


Официальная входящая корреспонденция, как правило, будет приходить на официальный адрес организации. Это не исключает возможности того, что входящая корреспонденция будет доставляться и по другому адресу. С моей точки зрения, удобно использовать централизованную электронную регистрацию корреспонденции. Это позволит организовать регистрацию документов по месту получения, без пересылки подлинников в головной офис.

Если при регистрации необходимо идентифицировать, каким из офисов документ был зарегистрирован, то это можно сделать, использовав в регистрационном номере цифровые или буквенные обозначения ваших офисов.

Что касается организации хранения документов, то, в первую очередь, ее нужно организовать таким образом, чтобы документы можно было быстро найти в случае необходимости.


Подробнее о ведении документооборота мы писали здесь.


Рекомендую также обратить внимание на требование к хранению документов организации вашей формы собственности, закрепленное соответствующим законом:

Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Статья 12. Устав общества

2. Устав общества должен содержать: …
сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

Статья 50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации

1. Общество обязано хранить следующие документы:

  • договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
  • протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
  • документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
  • документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
  • внутренние документы общества;
  • положения о филиалах и представительствах общества;
  • документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
  • протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
  • списки аффилированных лиц общества;
  • заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
  • иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Статья 89. Хранение документов общества

1. Общество обязано хранить следующие документы:

  • договор о создании общества;
  • устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;
  • документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
  • внутренние документы общества;
  • положение о филиале или представительстве общества;
  • годовые отчеты;
  • документы бухгалтерского учета;
  • документы бухгалтерской отчетности;
  • протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
  • бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
  • отчеты независимых оценщиков;
  • списки аффилированных лиц общества;
  • списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;
  • заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
  • проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
  • уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения;
  • судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;
  • иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль