Как подбирать помещения для разных деловых мероприятий?

30

Вопрос

В мои должностные обязанности входит организация совещаний, семинаров и конференций, проводимых в компании. Недавно сложилась такая ситуация: единственный зал заседаний был занят под переговоры и мне пришлось искать помещение вне нашего офиса.  Бизнес компании расширяется, деловых встреч разного формата проводится довольно много. По каким критериям я могу подбирать помещения для проведения различных мероприятий?

Ответ

Без сомнения, вокруг немало возможностей подобрать помещение для любого количества участников. Просто надо знать, где искать. Будьте готовы к самым неожиданным вариантам. Можно обнаружить резервы, которые помогут вам в будущем.

Чтобы выбрать помещение, вначале необходимо понять, что же за мероприятие запланировано. Обратите внимание на ключевые вопросы.

Какова цель встречи?

Знание цели и задач встречи очень важно при ее планировании. Так, встреча может быть выездной, предназначенной для обсуждения конфиденциальных вопросов.

Может возникнуть ситуация, когда член правления, живущий в том же месте, где организована встреча, опаздывает или не прибывает  на нее вовсе и рано уходит именно вследствие близости к своему дому и офису.

С другой стороны, если нужно, чтобы участники из других регионов увидели международный офис компании, то лучше найти помещение рядом с офисом. Кроме того, если вы планируете уложиться до 15.00 и предполагаете потом вернуться на рабочие места, то целесообразно искать помещение недалеко (например, на расстоянии 10 минут ходьбы от офиса).

Если, встреча одновременно является наградой для лучших сотрудников компании, то есть смысл устроить ее в месте, где они могут хорошо отдохнуть (например, отправиться в Турцию, Египет и т.п.).

Какова продолжительность встречи?

При кратковременных встречах вряд ли стоит ехать на экзотические острова. Тем не менее подобный вариант можно рассмотреть, если ваша фирма готова организовать для участников встречи рыбную ловлю или игру в гольф и т. д.

Каков бюджет встречи?

Желанный выезд на Канары для того, чтобы совместить райское удовольствие с роскошной сделкой, возможно, придется заменить… комплексным обедом в местном ресторане, если ваш бюджет едва покрывает аренду помещения.

Сколько человек будет участвовать?

При участии во встрече 20–30 человек необязательно использовать королевский дворец, поскольку она будет выглядеть маленькой и незаметной на его фоне. К тому же это неоправданно дорого и отвлекло бы внимание от обсуждаемых вопросов. Худший вариант – использовать для серьезных целей увеселительные заведения (типа казино).

В конечном итоге именно ваш босс должен определять, что он ожидает от намеченной встречи и как она должна проходить. После сбора всей информации предложите ему на рассмотрение несколько вариантов и представьте все "за" и "против" каждого. Шеф дал добро и выбрал оптимальный вариант. Тогда следующий актуальный для вас вопрос - где можно провести конференцию?


У вас не останется вопросов о административной поддержке руководителя после прочтения статьи по ссылке.


Зал для встречи можно выбирать из очень широкого диапазона помещений от больших гостиниц до городских административных центров и музеев.

Многие учреждения, сдающие свои помещения для подобных мероприятий, имеют собственные интернет-сайты, где вы можете посмотреть расположение помещений, их обстановку, дизайн и т. д.

Обратите внимание на близость гостиниц, которые можно использовать для размещения участников. Многие гостиницы предоставляют помещения не только для организации больших выставок и встреч, они нередко сдают и небольшие помещения.

Как правило, гостиницы работают с группами от 10–15 человек до нескольких тысяч. Вы также сможете разместить здесь всех участников встречи, предварительно зарезервировав места.

Безусловно, вам подойдет не всякая гостиница, прежде всего по местоположению.

Например, она может быть расположена в пригородной области. Как правило, такие гостиницы находятся рядом с крупными шоссе. Если участники встречи добираются до места из городов, расположенных неподалеку от этого шоссе – сделан хороший выбор. К тому же у таких гостиниц, как правило, удобные автостоянки

Подобный выбор может оказаться тем преимуществом, которое вы не найдете в центре крупного города. Пригородные гостиницы, как и городские, часто расположены рядом с развлекательными центрами, ресторанами.

Допустим, вы выбрали для встречи гостиницу, расположенную рядом с крупным шоссе. Это удобно для ее участников. Но рядом с гостиницей находится большой парк развлечений Такое незначительное, на первый взгляд, обстоятельство также необходимо учитывать. Не стоит выбирать данную гостиницу, если парк открыт: он будет заполнен детьми и их родителями, и даже если вы сможете заказать номера и зал для заседаний, за общим гамом проблем вы не решите. Деловую атмосферу не удастся создать. Поэтому резонно выбирать такую гостиницу в межсезонье или будние дни.

Если предполагается небольшая встреча, то помещение для ее проведения легче найти. Иногда достаточно одного звонка, чтобы достичь нужного результата.

Например, при организации однодневной встречи можно использовать муниципальные помещения, предназначенные для проведения культурных и общественных мероприятий, кинотеатры, банкетные залы ресторанов, музеев, университетов, в которых часто оборудованы специальные конференц-залы, и т. д.

Некоторые муниципалитеты или государственные учреждения имеют специальные общежития, которые можно использовать для ночлега. Гостиницы в случае оплаты за ночь и завтрак могли бы работать даже для очень маленьких групп (например, встреча членов правления).

Для участников встречи, прибывающих самолетом, можно рекомендовать использовать гостиницы, расположенные на территории аэропортов. Дополнительным плюсом будет то, что такие гостиницы часто обеспечивают трансферт от и к аэропорту.

Аэропорт – оптимальное место для проведения конференции, если компания намерена начать встречу в 7:30 утра, а многие участники прилетают ночью или накануне вечером и планируется работать в течение двух или трех дней.

Еще один немаловажный момент в пользу аэропорта, который многие не сочтут серьезным, но поверьте, он немаловажен – здесь меньше поводов "потеряться" (они более изолированы по сравнению с гостиницами). Аэропорты особенно удобны в случае сжатых сроков встреч, когда участники должны быстро разъехаться.

Пять подсказок при заказе гостиницы

• Узнайте об "окошках" в графике гостиницы. Возможно, что во время запланированной вами конференции гостиница уже будет заказана для проведения другого мероприятия или, наоборот свободна.

• Не стоит "раскрывать" ваш бюджет администрации гостиницы. Лучше отвечать неопределенно.

• Попросите дать характеристику другой гостиницы. Сравните мнения. Поторгуйтесь.

• Спрашивайте о пиковых днях или межсезонье, которое может меняться.

• Не показывайте отчаяния. Никогда не говорите, что они – ваш единственный выбор, даже если это так.

В поисках помещения для встречи можно использовать самые разнообразные каналы информации, начиная с записей из вашего ежедневника до телефонных справочников типа "Желтые страницы" или обращения к своим хорошим знакомым. Последнее средство может оказаться особенно полезным, если все планы сорвались буквально за несколько часов до начала мероприятия. Этот вариант актуален, если удалось найти несколько подходящих помещений и трудно выбрать между ними – в данном случае ваши знакомые, которые уже проводили там совещания, поделятся своими впечатлениями.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.75%
  • Делопроизводство 16.13%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.04%
  • Имидж секретаря 10.04%
  • Деловой этикет 11.11%
  • Карьерный рост 7.89%
  • Документооборот 17.2%
  • Электронный документооборот 14.7%
  • Архивное дело 82.8%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль