Как работать с файлами и папками в Dropbox?

1

Вопрос

 В предыдущих номерах журнала прочитала информацию о веб-сервисе Dropbox и заинтересовалась его возможностями. А как происходит работа с файлами и папками в Dropbox?

Ответ

Виды папок Dropbox. Создание папок     

Файлы и папки можно скопировать в Dropbox простым перетаскиванием из окон Проводника (или другого файлового менеджера) в окно веб-сервиса Dropbox.

Создание папок также возможно, причем можно создать папки двух видов: простую и папку общего доступа.

Простая папка создается, как и обычно, для организации файлов в хранилище.

Папка общего доступа предполагает предоставление доступа к ее содержимому другим пользователям с возможностью изменения этого содержимого.

Для создания папок первого и второго вида используются кнопки, расположенные слева от поля поиска (рис. 1). Простая папка создается нажатием на кнопку со значком папки с плюсом, а папка общего доступа нажатием на кнопку с изображением папки с радугой. При создании папки общего доступа в окне вводится не только название папки, но и адреса электронной почты пользователей, которым предоставляется доступ. Значок такой папки отличается от значка обычной папки: на нем есть изображения человечков, как на веб-сервисе, так и в папке на компьютере.

Как работать с файлами и папками в Dropbox?

Рис.  1. Окно веб-сервиса Dropbox и контекстное меню файла

Пользователь, получивший по электронной почте уведомление о том, что ему предоставлен доступ к такой папке, может просматривать ее содержимое. Чтобы его изменять, пользователь-получатель должен иметь свой Dropbox. Если у него уже есть аккаунт Dropbox, можно войти, нажав одноименную кнопку (рис. 2), если такого аккаунта нет, то следует в меню на кнопке Скачать выбрать команду Добавить в Dropbox и зарегистрироваться.

Как работать с файлами и папками в Dropbox?

Рис. 2.  Вид папки общего доступа со стороны пользователя-получателя

В результате в папке Dropbox получателя появится папка общего доступа, к которой вы предоставили ему доступ.

Обратите внимание, что объем хранящейся в данной папке информации учитывается при определении занятого объема каждого из пользователей, имеющих доступ к папке, за исключением случаев использования платного сервиса Dropbox.

Работа с файлами и  папками

Для выполнения большинства операций с файлами и папками: копирования, перемещения, переименования, удаления и т.п. – используется контекстное меню (правая кнопка мыши) для соответствующего объекта (рис. 1). Отличие этого меню для папок заключается в наличии команды, позволяющей сделать из простой папки папку общего доступа – Доступ к папке, или настройке параметров доступа – Параметры общей папки, если она уже является таковой.

Настройка параметров общей папки осуществляется в одноименном окне (рис. 3). В нем можно:

·         добавить новых пользователей – поле Пригласить других. В него следует ввести адрес электронной почты нового участника, если нужно;

·         разрешить уже подключенным к этой папке пользователям предоставлять доступ другим пользователям – одноименная галочка;

·         закрыть доступ к папке, то есть сделать из общедоступной папки обычную – кнопка Отменить общий доступ к папке.

Как работать с файлами и папками в Dropbox?

Рис. 3. Окно настройки параметров общей папки

Чтобы увидеть все папки, находящиеся в общем доступе, вне зависимости от того, являетесь ли вы ее владельцем или вам предоставлен доступ, щелкните пункт Общий доступ на левой панели (рис. 1).

Пункт Ссылки этой же панели позволяет отобразить список папок и файлов, к которым предоставлен доступ.

Пункты Новости и С чего начать содержат сообщения о происходящих в сервисе изменениях и перечень пунктов, позволяющих организовать работу в сервисе, соответственно.

Перемещение файлов       

Если вы работаете с Dropbox не через браузер, то перемещение файлов в папки реализуется инструментами того файлового менеджера (например, Проводник в Windows), с которым вы работаете.

Если вам нужно переместить файл в одну из папок на веб-сервисе, просто перетащите ее с помощью левой кнопки мыши на изображение папки, в которую хотите его поместить (рис. 1). Можно также перетаскивать файлы из окна Проводника в окно веб-сервиса Dropbox – эта операция аналогична загрузке файла.

Журнал изменений и версий файла 

Сервис не только хранит файлы, но и отслеживает версии. Щелкните правой кнопкой мыши на название того файла, версии которого вы хотите просмотреть (рис. 1), и в контекстном меню выберите команду Предыдущие версии: результатом будет окно версий файла (рис. 4). В этом окне можно отследить, кто и когда, с каких компьютеров и устройств изменял файл. Также можно вернуться к любой версии файла, выбрав нужную из них с помощью переключателя и нажав кнопку Восстановить.

Если два пользователя одновременно изменяют один и тот же файл, Dropbox не объединяет изменения, а сохраняет оригинальный файл и создает новый с таким же именем, но с дополнительной информацией о компьютере, с которого были произведены изменения, и датой и временем изменений.

Ситуация, которая приводит к созданию второго файла, может возникнуть, если у одного из пользователей, имеющих доступ к файлу, он открыт и работает функция автосохранения, в то время как другой пользователь действительно вносит изменения в содержание файла.

Как работать с файлами и папками в Dropbox?

Рис.  4. Окно журнала версий файла

Фото и видео     

Хранение фотографий и видео и предоставление доступа к ним является одним из преимуществ сервиса Dropbox; в подтверждение этого по умолчанию при установке программы создается папка Photos, содержащая примеры фотографий. Сервис позволяет загружать файлы довольно большого объема и, соответственно, предоставлять доступ к качественным изображениям и видео. Кроме этого, фотографии и видео увидят только те пользователи, кому вы предоставили доступ, а не все, кто захочет, как это реализовано в большинстве социальных сетей.

Загрузка фотографий производится как обычно либо нажатием на кнопку загрузки, находящуюся слева от кнопок создания папок (рис. 1), или методом перетаскивания из окна файлового менеджера. А для работы с ними, просмотра и сортировки используется пункт Фото на панели слева (рис. 5).

Как работать с файлами и папками в Dropbox?

Рис. 5. Режим Фото для работы с графическими и видеофайлами

Чтобы фотография или видео попали в данный режим, перетащите соответствующий файл из папки, в которой он хранится, на название Фото на левой панели.

Раздел Фото отличается от обычных режимов работы с файлами в Dropbox возможностью видеть изображения, а в остальном функционал аналогичен: выбрав левой кнопкой мыши необходимые изображения и видео (они помечаются рамкой и галочкой), нажимаем кнопку Поделиться фото, попадаем в обычное окно предоставления доступа к файлам.

Итак, мы познакомили вас, пожалуй, с самым популярным сервисом облачного хранения и совместного доступа. Предоставляемые им возможности позволяют  работать с файлами как онлайн, так и офлайн, синхронизировать и отслеживать изменения, предоставлять доступ и совместно работать с файлами и папками. Dropbox – это еще один полезный и нужный инструмент в вашей копилке знаний.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.27%
  • Делопроизводство 17.84%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.21%
  • Имидж секретаря 11.74%
  • Деловой этикет 12.68%
  • Карьерный рост 8.92%
  • Документооборот 19.72%
  • Электронный документооборот 17.37%
  • Архивное дело 81.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль