Как правильно хранить электронные документы?

63

Вопрос

Как законодательство регламентирует архивное хранение электронных документов?

Ответ

Общие вопросы работы с документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами, в т. ч. касающиеся электронных документов, оговорены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (одобр. Советом Федерации 13.10.2004).


Читайте о видах электронных документов, чтобы не совершать ошибок.


Порядок хранения, учета и использования архивных документов определяется:

  •  на уровне архивов организаций – Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
  •  на уровне федеральных архивов и государственных архивов субъектов РФ – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19).

Однако формально Основные правила работы архивов организаций не были утверждены Минюстом, а только одобрены Коллегией Росархива, и имеют неясный правовой статус. Активной научно-методической работой в области электронных документов занимается ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).


Читайте о текущем хранении документов, чтобы не совершать ошибок.


На сегодняшний день действуют следующие положения:

  •  Сроки хранения электронных документов устанавливаются такие же, как и для документов на бумажном носителе, то есть в соответствии с перечнями документов со сроками хранения.
  • в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) и Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182).
  •  Электронные документы включаются в номенклатуру дел организации на общих основаниях, с отметкой в графе «Примечания» о том, что дело ведется в электронном виде.
  •  Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы – жизненный цикл современных СЭД и форматов файлов это позволяет (такие документы допускается не оформлять в дела полностью и не передавать на ведомственное хранение).
  •  Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда организации (специализированного электронного архива).
  •  Конкретные рекомендации по передаче электронных документов в архив, учету, хранению, конвертированию в новые форматы и миграции на новые носители устанавливаются в специальных инструкциях, самостоятельно разрабатываемых в организации на основе действующего законодательства, с учетом методических указаний курирующей архивной организации (при ее наличии).

Документы, разработанные ВНИИДАД в 2013 году, например, «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», довольно подробно описывают порядок организации архивов электронных документов.

На практике эти рекомендации и регламенты по ведению архивного делопроизводства в конкретных организациях используются при создании систем архивного хранения.

Есть ряд технических особенностей и аспектов, которые следует учитывать при организации архивного хранения электронных документов, например:

  •  выбор формата файлов и носителей, способных обеспечить читаемость документов в долгосрочной перспективе;
  •  создание инфраструктуры системы долговременного хранения – поддержка работоспособности прикладного ПО для открытия документов, резервирование данных, периодическое обновление носителей и т.д.;
  •  необходимость защиты персональных и конфиденциальных данных по ряду документов;
  •  использование «усовершенствованной ЭЦП», которая содержит «time stamp» («штамп времени»), т.е. отметку о дате подписания документа и о действительности ЭЦП на момент подписания (требуется для обеспечения возможности подтверждения подлинности подписанных ЭЦП документов через несколько лет).

Для понимания технической стратегии организации долговременного хранения документов можно ориентироваться, например, на следующий документ: ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.

В то же время одной из серьезных проблем, связанных с использованием электронных документов в организациях – источниках комплектования федеральных и государственных архивов, является то, что подавляющее большинство из них, формально декларируя способность осуществлять приемку, хранение и использование таких документов, фактически еще не готовы к этому.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль