Как совершенствовать работу с письмами?

17

Вопрос

Какие вы можете дать рекомендации по совершенствованию работы с деловыми письмами?

Ответ

Не совсем понятно, что имеет в виду автор вопроса: речь идет о составлении деловых писем или об организации работы с ними? Если автора вопроса интересует подготовка делового письма, работа над его текстом, то в этом очень помогает разработка образцов деловых писем, примеров оформления деловых писем (сопроводительных, гарантийных, запросов, предложений и др.), унифицированных форм (шаблонов) деловых писем для различных управленческих (деловых) ситуаций, имеющих типовой характер.


Важную информацию об образцах писем-поздравлений вы найдете в материале здесь.


Такие унифицированные формы (шаблоны) деловых писем могут включаться в систему электронного документооборота в виде справочника или использоваться просто как альбом унифицированных форм (шаблонов) деловых писем, который может быть размещен на корпоративном портале. Ответственность за разработку такого альбома унифицированных форм, как и образцов деловых писем, лежит на службе делопроизводства (службе ДОУ). Альбом унифицированных форм деловых писем утверждается руководителем организации, образцы деловых писем могут включаться в инструкцию по делопроизводству в виде приложений.

Если же автора вопроса интересует организация работы с деловыми письмами (организация документооборота), то здесь лучше всего разрабатывать маршрутно-технологические схемы, которые позволяют с использованием графических средств показать алгоритм работы с деловыми письмами, как поступающими, так и отправляемыми.


О том, как выразить отказ в деловом письме, читайте подробнее по ссылке.


Важно в схемах последовательно отразить этапы работы с деловым письмом. Возможно, потребуется разработать несколько таких схем для различных категорий деловых писем, например, для деловых писем, рассматриваемых и подписываемых руководством, для переписки структурных подразделений, если подразделения организации имеют право вести переписку, и др.


О разновидностях деловых писем читайте подробнее по ссылке.


Если автора вопроса интересует систематизация исполненных документов и организация их хранения, то здесь нужно, прежде всего, обратить внимание на номенклатуру дел, в которой должны быть правильно сформулированы заголовки дел с перепиской и правильно сформированы сами дела. Наиболее типичная и весьма распространенная ошибка – это формирование дел с перепиской по принципу «входящие» и «исходящие». По правилам формирования дел переписка должна включаться в дела с учетом корреспондента и/или вопроса и срока хранения, поэтому заголовки дел с перепиской должны формулироваться следующим образом:

  • Переписка с управляющей компанией о командировании работников;
  • Переписка с Департаментом информатизации Минкомсвязи России о реализации пилотного проекта «Название»;
  • Переписка с организациями-заказчиками об отгрузке продукции;
  • Переписка об организации повышения квалификации работников организации и др.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль