Как поменять СЭД?

1

Вопрос

В нашей организации полгода назад внедрили СЭД. Но проблема в том, что система не оправдала наших надежд. Да и к выбору мы подошли не с должной степенью серьезности. Теперь мы хотим поменять СЭД. Как нам поступить?

Ответ

Для начала неоходимо определить задачи, которые вы хотите решать с помощью СЭД,  а также причины, которые побудили вас к выбору новой системы. На основе этого анализа составляется список требований, предъявляемых к новому решению.


Мы рекомендуем почитать о системе оценки качества работы сотрудников в СЭД материал по этой ссылке.


Есть несколько классических критериев выбора СЭД.

  1. Эргономика. Для многих это является базовым критерием. От того, насколько удобно в системе работать всем сотрудникам компании, зависит успех внедрения. Если СЭД окажется неудобной, то работники просто не захотят ее использовать. Необходимо учитывать, что интерфейсы, в которых работают делопроизводители, сотрудники функциональных подразделений и топ-менеджеры, отличаются друг от друга.

Делопроизводители обычно используют классический интерфейс СЭД – они самостоятельно заполняют регистрационные карточки, прикрепляют к ним электронные образы документов и т.д. в соответствии с классическим документооборотом. Сотрудники функциональных подразделений чаще всего получают задания, документы на согласование в почтовый клиент, например, Microsoft Outlook. Для топ-менеджеров может быть разработано специализированное автоматизированное рабочее место руководителя. Оно может быть реализовано как на стационарном ПК, так и на мобильном устройстве (особой популярностью в последнее время пользуются решения на iPad). Приложение позволяет получить сводную информацию о деятельности всех департаментов за несколько минут. Оно представляет собой «умный экран», на котором представлена актуальная информация для оперативной работы и принятия решений.

  1. Функциональность. Сейчас представленные на рынке СЭД уже мало отличаются по функциональности.

Каждая система обладает широкими возможностями: создание документов по шаблонам, согласование в соответствии с заданными маршрутами, поддержка версионности документов, назначение поручений, контроль исполнительской дисциплины, построение отчетов, контекстный поиск, возможность интеграции с другими системами.

  1. Цена. Цена должна соответствовать экономическому эффекту от внедрения.

В целом можно привести следующие статистические данные: с использованием СЭД рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, время обработки одного документа уменьшается на 80%, снижаются риски потери документов, невыполнения поручений, несвоевременной доставки информации, длительного согласования документов.

  1. Качество услуг по внедрению. От опыта и профессионализма компании, внедряющей систему, зависит степень ее адаптации к требованиям и условиям конкретного заказчика. При этом надо учитывать, что дополнительные настройки и доработки могут потребоваться как в процессе внедрения, так и во время эксплуатации.
  2. Легкая интеграция с существующими информационными системами предприятия.

Можно также отметить ряд других требований к СЭД, ставших актуальными в последнее время:

  • обеспечение юридически значимого  документооборота;
  • возможность работы с системой удаленных филиалов;
  • возможность хранения всех типов документов, расширение понятия документа;
  • мобильная работа;
  • включение документооборота в ключевые бизнес-процессы компании.

В настоящее время классические задачи  документооборота уже решены на многих предприятиях. Все более актуальным становится переход от управления документами к управлению контентом. В связи с этим набирают популярность интегрированные решения СЭД + портал.

Что касается сложности непосредственно перехода со старой СЭД на новую, то здесь все зависит от конкретной ситуации – предыдущей системы и новой. При внедрении необходимо учесть состав старого решения, наличие самостоятельно разработанных модулей, программные сценарии в регистрационных карточках, сложность смоделированных бизнес-процессов, интеграцию с другими информационными системами компании. И чем сложнее решение, том больше ресурсов потребуется на переход.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.16%
  • Делопроизводство 14.38%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.96%
  • Имидж секретаря 10.96%
  • Деловой этикет 10.96%
  • Карьерный рост 8.9%
  • Документооборот 15.75%
  • Электронный документооборот 14.38%
  • Архивное дело 80.82%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль