Необходим ли электронный документооборот в развивающейся компании?

1

Вопрос

Недавно я устроилась на новое место работы – в отдел ДОУ небольшой организации. Ранее я слышала от коллег, что многие из них работают с системами электронного документооборота. Я бы хотела перенять их положительный опыт, но думаю о том, насколько необходим электронный документооборот развивающейся компании?

Ответ

На пути своего развития любая компания сталкивается с так называемыми «болезнями роста», связанными с увеличением масштабов ее деятельности, а значит, и усложнением документооборота и возрастанием объемов документопотоков. К таким «болезням» можно отнести: задержки в прохождении документов из-за большого их количества, частые потери, невозможность качественного контроля исполнения поручений по ним, трудность поиска нужной информации и т. п.


Читайте о системе документооборота больше информации в статье по ссылке.


Бороться с ними можно по-разному: ужесточать дисциплину, назначать сотрудникам бонусы за улучшения в работе и пр. Но самый эффективный выход создать хорошие условия для решения подобных проблем с учетом перспектив развития компании. Ведь чем дальше, тем требования к работе с документами будут выше. Компания будет расти, развиваться, количество сотрудников увеличится, их эффективность, скорее всего, тоже возрастет генерация потока документов при этом не уменьшится.

Необходимо учитывать все эти особенности становления компании, обеспечивать соответствующую инфраструктуру, наличие помогающего расти дальше программного обеспечения.

Наличие системы электронного документооборота поможет поддержать и оптимизировать основные процессы, связанные с обработкой документов.


Читайте об отличии форматов PDF от PDF/A больше информации в статье по ссылке.


Естественно, необходимо проанализировать предлагаемые на рынке решения, чтобы выбрать наиболее подходящий вариант, учитывающий специфику бизнеса и планируемое развитие организации.

Можно выбрать как коробочный продукт, который вы установите самостоятельно (но, как правило, функции такого программного обеспечения ограничены), так и комплекс услуг по внедрению современной СЭД силами ее разработчика.

В любом случае основная цель внедрения СЭД – такое изменение корпоративной культуры компании, которое позволит ей использовать собственный потенциал с целью успешного развития. Ведь что иное, как не люди и корпоративная культура, определяют тот базис, в зависимости от которого будет развиваться компания на рынке? Именно бизнес-процессы и навыки сотрудников позволяют организации стать лидером на рынке или, наоборот, превратиться в аутсайдера. Кроме того, возможность оперативно меняться, подстраиваясь под изменяющуюся бизнес-среду, а порой и предугадывая будущее, позволит наилучшим образом соответствовать ее вызовам. В данном контексте грамотная организация электронного документооборота может выступить одной из основ гармоничного развития, обеспечивая взаимодействие всех элементов организации, поддерживая принятие решений и помогая их скорейшему эффективному выполнению.


Подробнее о внедрении системы электронного документооборота мы писали здесь.




Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.47%
  • Делопроизводство 12.95%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.07%
  • Имидж секретаря 10.07%
  • Деловой этикет 10.07%
  • Карьерный рост 9.35%
  • Документооборот 15.11%
  • Электронный документооборот 13.67%
  • Архивное дело 82.01%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль