Из чего складывается стоимость СЭД?

21

Вопрос

Я работаю в динамично развивающейся компании руководителем канцелярии. Делопроизводство у нас ведется традиционно. Недавно от руководства поступило задание - выбрать самую оптимальную по стоимости СЭД. Правильно ли я понимаю, что под стоимостью СЭД подразумевается стоимость лицензий?

Ответ

Вы правы только отчасти. Хочется сразу отметить, что стоимость является не единственным параметром, по которому производится выбор решения для автоматизации документооборота.


Также прочитайте о системах делопроизводства более подробно.


На выбор СЭД могут влиять такие факторы, как функциональность системы, наличие возможности ее легко модифицировать, настроить, интегрировать с другими программными продуктами организации, ее масштабируемость, безопасность, удобный пользовательский интерфейс, перспектива ее дальнейшего обновления и развития решения и т. д.

Если руководство компании определило стоимость СЭД в качестве ключевого фактора, то ее можно рассчитать, суммируя различные расходы по проекту.


О делопроизводстве читайте подробнее по ссылке.


По сути, стоимость решения – это итоговый вариант того, что организация желает получить при полной реализации проекта. Рассмотрим, из чего складывается стоимость проекта внедрения СЭД.

Почти всегда приобретаемая СЭД реализована на какой-либо программной платформе, стоимость лицензий и техническая поддержка которой по умолчанию включаются в стоимость проекта. Информацию о порядке лицензирования базового программного обеспечения (программной платформы), стоимости лицензий и  технической поддержки можно получить у поставщика СЭД либо на сайте компании – разработчика платформы.

Например, СЭД «БОСС-референт» может быть реализована на программной платформе Lotus Notes/Domino, порядок лицензирования которой и стоимость лицензий можно узнать или у поставщика СЭД, или у компании IBM.

Кроме стоимости базового программного обеспечения в стоимость проекта включается стоимость лицензий самой СЭД. Политика лицензирования пользователей системы может быть различной:

поставщиком СЭД могут предлагаться конкурентные лицензии (по количеству пользователей, которые могут одновременно работать в СЭД) либо индивидуальные лицензии (в зависимости от общего количества пользователей, выбранных модулей и выполняемого в СЭД функционала).

Если в вашей организации есть уникальные процессы, которые предполагается автоматизировать при помощи СЭД, а в коробочном решении СЭД необходимый функционал отсутствует, может потребоваться доработка информационной системы. В этом случае в бюджете проекта нужно предусмотреть расходы на анализ и оптимизацию процессов обработки документов, написание технического задания, разработку, тестирование и внедрение доработанного или нового модуля, разработку инструкций для администраторов и пользователей информационной системы.

Доработка информационной системы обычно обходится недешево, так как в этом процессе задействовано много специалистов как со стороны организации-заказчика, так и со стороны поставщика информационной системы. Поэтому перед принятием решения о модификации СЭД следует хорошо изучить не только процессы, подлежащие автоматизации, но и функциональные и технические особенности, а также возможности имеющейся СЭД. Правильно проведенный предпроектный анализ, разработка подробного технического задания, согласованного с ключевыми пользователями системы, позволят избежать ошибок при проектировании и внедрении СЭД, а значит, и излишних расходов.

В некоторых случаях для решения задачи по расширению области автоматизации нет необходимости модифицировать имеющиеся модули СЭД или разрабатывать новые (то есть можно решить вопрос путем соответствующих настроек в информационной системе, создания необходимых шаблонов, типовых маршрутов движения некоторых видов документов). К таким случаям обычно относятся ситуации, когда требуется организовать согласование какого-либо внутреннего вида документа организации или наладить учет и регистрацию документов в новом подразделении.

Очень часто внедряемая СЭД является новой программой, с которой умеют работать не все пользователи и сотрудники IT-подразделения. Поэтому в значительной степени на стоимость проекта внедрения СЭД влияет наличие готовых специалистов (администраторов, предметных специалистов), которые будут заниматься поддержкой и сопровождением информационной системы, производить при необходимости настройки в ней, а также обучение пользователей. Если таких специалистов нет, то в стоимость проекта стоит включить либо обучение имеющихся в организации специалистов, либо прием на работу новых. Кроме того, почти всегда есть возможность нанять готового специалиста (администратора или разработчика) по договору аутсорсинга.

Успех проекта напрямую зависит от того, насколько быстро потенциальные пользователи системы адаптируются к ней и научатся в ней работать. Именно поэтому вне зависимости от того, есть готовые администраторы и делопроизводители в организации или нет, реализация проекта всегда предполагает обучение пользователей, что также включается в стоимость проекта.

Поскольку многие СЭД предполагают работу пользователей с разными модулями, выполнение ими различных операций (в зависимости от выполняемых функций), то их обучение желательно проводить по группам: руководителей обучать отдельно от делопроизводителей и исполнителей.

Немаловажным фактором в определении итоговой стоимости СЭД является расчет стоимости серверного и прочего оборудования, а также ряда выполняемых работ (закупки персональных компьютеров, прокладки сети).

В зависимости от того, как будет построена архитектура баз данных, где будут размещены сервера, обеспечивающие отказоустойчивое функционирование информационной системы, может потребоваться различное количество оборудования.

Если в СЭД планируется обрабатывать значительный объем документов, информации, хранить большие массивы данных, то может потребоваться проектирование и внедрение наряду с СЭД электронного архива, что также повлечет удорожание проекта за счет приобретения дополнительного оборудования и программного обеспечения. В некоторых случаях внедрение электронного архива делают отдельным этапом проекта.

В случае если в организации до момента выбора и внедрения новой СЭД уже применялась информационная система для обработки документов, а руководством компании было принято решение о хранении всей информации по документам в едином месте (в СЭД), потребность миграции данных из «старой» системы в «новую» может повлечь значительные расходы (зачастую решение вопроса переноса информации приводит к удорожанию проекта практически в два раза), так как необходимо будет разработать методику миграции данных (писать техническое задание), производить доработку двух информационных систем (имеющейся и новой), организовывать непосредственно перенос информации и проверку выполненной работы.

Миграция данных является сложной частью проекта, поскольку кроме переноса реквизитов документов стоит задача перенести документы (файлы) из одной информационной системы в другую, а также решить сложный вопрос с сохранением или настройкой необходимого доступа для пользователей.

Не менее сложной и затратной статьей бюджета проекта может стать потребность в интеграции новой СЭД с имеющимися информационными системами в организации.

Чаще всего осуществляется интеграция СЭД с кадровыми и бухгалтерскими информационными системами, такими как 1С, БОСС-компания, БОСС-кадровик и др.

Если выбор, разработка, внедрение СЭД производится для территориально распределенной организации, в стоимость проекта нужно заложить расходы на командировки представителей как вашей организации, так и, при необходимости, поставщика СЭД.

Итак, проанализировав все вышеизложенное, становится понятно, что стоимость проекта внедрения СЭД складывается не только из стоимости лицензий базового программного обеспечения и самой СЭД, но и из совокупной стоимости расходов на оборудование (серверное, сетевое и так далее), на обучение персонала, на перенос (миграцию) данных, проведение работ по включению СЭД в информационную среду организации (интеграцию), на доработку СЭД, а также иных работ.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль