Как использовать элементы управления в текстовых процессорах?

0

Вопрос

Что такое элементы управления и как их можно использовать для ускорения подготовки документов в текстовых процессорах?

Ответ

Элементы управления хорошо всем знакомы: мы пользуемся ими для ввода различной информации в обычные диалоговые окна. К ним относятся: поле, поле со списком, выбор даты, флажки и др.

Эти же элементы управления можно использовать в электронных унифицированных формах в MS Word.  

К примеру, элемент управления «выбор даты» позволяет не набирать дату с клавиатуры при заполнении формы, а выбрать ее на календаре, при этом формат, в котором дата будет отображаться, заранее задан, и, соответственно, в документе она появится в нужном формате.

Как использовать элементы управления в текстовых процессорах?

Рис. 1. Пример использования элемента управления «выбор даты»

Лента «Разработчик»

Чтобы создать такие элементы управления в форме документа, нужна лента Разработчик – эта лента может не отображаться по умолчанию. Чтобы ее включить, на вкладке Файл выберите кнопку Параметры, в области категорий нажмите кнопку Настройка ленты (рис. 2) и в списке Основные вкладки установите галочку около названия ленты Разработчик.

Как использовать элементы управления в текстовых процессорах?

Рис. 2. Окно настройки параметров MS Word 2010

Теперь можно приступать к созданию элементов управления.

Создание элементов управления

Для создания элементов управления используется одноименная группа кнопок ленты Разработчик (рис. 3).

Как использовать элементы управления в текстовых процессорах?

Рис. 3. Фрагмент ленты Разработчик и фрагмент формы документа в режиме конструктора

Элемент управления «форматированный текст»

Пожалуй, самым простым элементом управления является «форматированный текст» – это просто место для ввода текста.

Для его создания:

  • установите курсор в то место документа, где должен вводиться текст;
  • включите Режим конструктора, нажав одноименную кнопку в группе Элементы управления;
  • щелкните кнопку элемент управления Как использовать элементы управления в текстовых процессорах?;
  • нажмите кнопку Свойства для определения параметров данного элемента управления (рис. 4);

Как использовать элементы управления в текстовых процессорах?

Рис. 4. Элемент управления «форматированный текст» в режиме конструктора и окно свойств данного элемента управления

·         в поля Название и Тэг введите текст, который будет являться в некотором роде подсказкой при заполнении формы;

·         если есть необходимость использовать определенный стиль форматирования для данного текста, установите галочку Использовать стиль для форматирования содержимого и выберите необходимый стиль;

·         установите галочку Элемент управления содержимым нельзя удалить, если считаете, что данный элемент является обязательным.

Результат вышеописанных действий не в режиме конструктора представлен на рис. 5.

Как использовать элементы управления в текстовых процессорах?

Рис. 5. Элемент управления «форматированный текст» в форме документа до ввода текста (слева), и этот же элемент при установке в него курсора

Элемент управления «выбор даты»

Дата очень часто встречается в различных реквизитах документа, а также в его текстовой части. Порядок создания данного элемента управления в целом аналогичен порядку создания элемента «форматированный текст»:

·         установите курсор в то место документа, где должна вводиться дата;

·         включите Режим конструктора, нажав одноименную кнопку в группе Элементы управления;

·         щелкните по кнопке элемента управления «выбор даты»Как использовать элементы управления в текстовых процессорах? – элемент управления появится в форме документа;

·         нажмите кнопку Свойства для определения параметров данного элемента управления (рис. 6);

Как использовать элементы управления в текстовых процессорах?

Рис. 6. Окно настройки свойств элемента управления «выбор даты»

  • установите галочку Элемент управления содержимым нельзя удалить, если считаете, что данный элемент является обязательным, например, если это обязательный реквизит «Дата документа»;
  • выберите Формат отображения даты, закройте окно.

Результат в режиме заполнения (режим конструктора отключен) представлен на рис. 1.

Элемент управления «поле со списком»

Рассмотрим порядок создания еще одного элемента управления, который также удобно использовать для автоматизации заполнения форм. Если элемент управления «форматированный текст» предполагает ввод любого текста, то элемент управления «поле со списком» предполагает ввод в указанное место документа одного из нескольких текстовых элементов.

Процесс создания данного элемента управления аналогичен вышеописанным: во включенном Режиме конструктора нажимаем кнопку Элемент управления  содержимым «поле со списком» (рис. 7).

Как использовать элементы управления в текстовых процессорах?

Рис. 7. Фрагмент ленты Разработчик и подсказка кнопки Элемент управления содержимым «поле со списком»

Отличие заключается в свойствах (рис. 8). Область Свойства раскрывающегося списка содержит группу кнопок для добавления, изменения, удаления, а также организации порядка (кнопки Вверх и Вниз) вариантов текста в списке.

Кнопки Добавить и Изменить открывают похожие диалоговые окна (рис. 8 справа), в которых в поле Краткое имя можно ввести (или изменить) некоторое условное обозначение, например, код отдела, а в поле Значение – собственно наименование этого отдела, то есть тот текст, который будет отображаться в документе в результате выбора указанного краткого имени. В приведенном примере в поле Краткое имя мог бы вводиться некоторый шифр вида отпуска, а в поле Значение – полное его наименование.

Как использовать элементы управления в текстовых процессорах?

Рис. 8. Свойства элемента управления «поле со списком» и окно изменения варианта списка


Итак, мы познакомили вас с наиболее распространенными элементами управления содержимым, которые позволят сократить время на рутинные процедуры по подготовке и форматированию документов. Форму документа, в которой используются такие элементы, сохраните как шаблон и создавайте на его основе документы, заполняя элементы управления содержимым. 



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль